Vecticum

Tvarkų ir įsakymų valdymas

VECTICUM sistemoje jūsų tvarkos ir kiti norminiai dokumentai bus suderinti ir saugomi patikimai, o jų valdymo procesas automatizuotas, patogus, pareikalaujantis mažiausių laiko sąnaudų, suteikiant Jums daugiau laiko susitelkti ties tuo, kas iš tikrųjų yra svarbu.

 

Kodėl verta naudotis įsakymų ir tvarkų sprendimu?

  • Aiškus įmonės tvarkų registras vienoje vietoje
  • Galiojančio dokumento pasiekiamumas iš bet kur ir bet kada
  • Tvarkų versijavimas, atsekamumas ir išliekamumas
  • Laiko ir popieriaus taupymas
  • Automatizuotas tvarkų patvirtinimo ir darbuotojų supažindinimo su dokumentu procesas
  • Tvarkų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu, atitinkančiu ,,eiDAS“ reikalavimus
  • Galimybė sukurti automatinį priminimą
  • Galimybė darbuotojus sistemoje suskirstyti į ne organizacinės struktūros grupes
  • Automatinis tvarkų ir įsakymų priskyrimas pagal sudarytas darbuotojų grupes
  • Automatizuotai užtikrintas atitikimas BDAR keliamiems reikalavimams
  • Jokių greitaveikos problemų, nepriklausomai nuo duomenų kiekio sistemoje
  • Prieinamumas prie sistemos iš mobilaus telefono

 

Norminių dokumentų valdymo sprendimo funkcijos:

    • Diegimo metu sukuriame atskirus registrus / (katalogus):
      1. ,,įsakymai“ – 1 registras;
      2. ,,įmonės tvarkos“ - 1 registras ;
    • Tvarkų versijavimas;
    • Galimybė įsakymams savarankiškai sukurti šablonus pagal įsakymo kategoriją;
    • Galimybė dokumentus į sistemą įkelti iš PC, arba įkelti iš savo mobilaus telefono;
    • Galimybė turėti automatizuotą tvarkų patvirtinimo procesas (vidinis vizavimas) pagal įmonės vidinę tvarką. Tokiu atveju visoms tvarkų kategorijoms yra kuriamas vienodas automatizuotas tvirtinimo procesas;
    • Galimybė individualiai parinkti žmones, kurie turi patvirtinti (vizuoti) dokumentą;
    • Dokumentų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu, atitinkančiu ,,eiDAS“ reikalavimus:
    • Naujų .pdf dokumentų pasirašymas el. parašu; gautų .pdf dokumento parašų nuskaitymas bei papildymas el. parašais;
      1. Gautų adoc formato dokumento parašo duomenų nuskaitymas ir galimybė papildyti el. parašais;
      2. Per Vecticum pasirašytų sutarčių automatinis kvalifikuoto el. parašo galiojimo tikrinimas ir išsiuntimas naujam pasirašymui, kai pasibaigia galiojimo terminas;
    • Ilgalaikis dokumentų saugojimas;
    • Galimybė rašyti komentarus;
    • Galimybė dokumentui nustatyti galiojimo datą ir sukurti automatinį priminimą apie artėjančią pabaigą;
    • Prieigos teisių prie dokumento valdymas;
    • Dokumentų paieška, filtravimas, peržiūra;
    • Meta duomenų eksportavimas į Excel.

Papildomos funkcijos:

  • Esant poreikiui turėti daugiau dokumentų registrų ar katalogų nei numatyta standarte, 1 papildomo registro/ katalogo (iki 10 paprastų, nedinaminių metaduomenų laukų) kaina nuo 250 Eur + PVM.
  • Papildomo registro metaduomenų (laukų) rinkinys: data, galiojimo data, pavadinimas, autorius, kategorija, atsakingas asmuo, kiti atsakingi, pasirašantis, pastabos, priedai, aprašymas. Papildomų laukų kūrimas nėra įskaičiuoti į projekto apimtį.
  • Dokumentai registruose/ kataloguose gali būti skirstomi į kategorijas. Kategorijų sąrašą Užsakovas kuriasi ir valdosi pats.
  • Standartiškai visi registrai/ katalogai turi vienodą tvirtinimo seką:
    1. Tvirtina dokumento autorius
    2. Tvirtina vizuotojai
    3. Pasirašo pasirašantys (kvalifikuotu arba nekvalifikuotu el. parašu).
    4. Kategorijos gali turėti skirtingus vizuotojus, atsakingus ir pasirašančius asmenis bei teksto ruošinį. Tokiu atveju tvirtinimo taisykles konkrečiai Kategorijai Užsakovas kuria ir valdo pats.

Privalomo supažindinimo su norminiais dokumentais sprendimo funkcijos:

  • Sistema užtikrina, kad darbuotojas prieš susipažindamas su Tvarka ar Įsakymo privalo jį atidaryti ir papildomai patvirtinti, kad su pridėtu dokumentu susipažino (atliekamas valinis veiksmas);
  • Galimybė darbuotojus sistemoje suskirstyti į darbuotojų grupes. Vienas žmogus vienu metu gali būti priskirtas keliose skirtingose grupėse;
  • Galimybė kiekvieną tvarką/ įsakymą priskirti atskirai pareigybei ar pareigybių grupei. Tokiu atveju naujas dokumentas ar jo atnaujinimas automatiškai nukeliaus susipažinimui priskirtoms darbuotojų grupėms;
  • Automatizuotas darbuotojų supažindinimo su dokumentu procesas – automatiškai suformuojamos užduotys darbuotojams susipažinti su tvarkomis ir įsakymais. Galima sekti susipažinimo eigą, matyti kurie darbuotojai vis dar nesusipažino su dokumentu;
  • Susipažinimo su dokumentu patvirtinimas el. paštu, telefonu arba PC prisijungus sistemoje;
  • Užduoties iš naujo susipažinti su tvarka išsiuntimas darbuotojams, kai tvarkos yra atnaujinamos;
  • Automatinis supažindinimo užtikrinimas darbuotojui pakeitus pareigas;
  • Susipažinimų su dokumentais Excel ataskaita, statusų stebėsena;
  • Meta duomenų eksportavimas į Excel.

 

Įsakymų ir tvarkų istorija bei atnaujinimai

Šis VECTICUM sprendimas užtikrina informacijos išliekamumą, vienoje vietoje saugo visas tvarkų  versijas, leidžia lengvai surasti norimą informaciją, o esant poreikiui analizuoti duomenis.

Skaitmeninis patvirtinimas

Jeigu Jums atsibodo dokumentus vizuoti ranka, galite tradicinį pasirašymo būdą be vargo pakeisi elektroniniu. Pagal Europos Sąjungos elektroninių parašų direktyvą elektroninis parašas yra suprantamas plačiąja prasme ir elektroniniu parašu laikoma, pavyzdžiui, elektroniniame dokumente užrašytas vardas ar pavardė. VECTICUM sistemos funkcionalumas suteikia Jums galimybę įdiegti elektroninio patvirtinimo funkciją. Ši funkcija įmonės viduje pakeičia popierinį parašą.

Darbuotojų supažindinimas su įmonės tvarkomis

VECTICUM funkcionalumas leidžia įmonei turėti skaitmenizuotą procesą, efektyviai užtikrinantį privalomą darbuotojų supažindinimą su įmonės tvarkomis ir kitais norminiais dokumentais. Tai Jums ne tik sutaupys laiko supažindinimo proceso administravimui ir leis analizuoti esamą situaciją, bet ir užtikrins veiksmų skaidrumą bei atsekamumą. Sistema automatiškai praneš apie dokumentų pakeitimus konkrečioms darbuotojų grupėms, kurios turi privalomai su naujais pakeitimais susipažinti ir savo susipažinimą patvirtinti el. būdu. Tai užkerta kelią konfliktams, jei vėliau darbuotojas pareiškia, kad niekada nežinojo apie tam tikrą tvarką arba nurodymą.

Kvalifikuotas elektroninis parašas

VECTICUM sistema bendradarbiaudama su ,,Dokobit“, suteikia galimybę Tvarką ar Įsakymą pasirašyti saugiu kvalifikuotu elektroniniu parašu, kuris atitinka ,,eiDAS“ keliamus reikalavimus. Elektroniniis parašas nėra nupiešta parašo imitacija ant dokumento. Kvalifikuoto elektroninio parašo teisinė galia yra tokia pat, kaip ir ranka pasirašyto parašo, visi el. parašai sukuriami, naudojant saugias el. tapatybės priemones, ir atitinka griežčiausius reikalavimus pagal ES „eIDAS“ reglamentą. Reikalavimai kvalifikuotam elektroniniam parašui yra vienodi visose ES šalyse. Reikalavimų kvalifikuotam elektroniniam parašui tenkinimą prižiūri ir garantuoja valstybė.

Darbuotojų grupės

Kiekvienai tvarkai ar įsakymui, kurių turi laikytis atskiri darbuotojai, galite priskirti skirtingas darbuotojų pareigybes, o sistemoje visas įmonės pareigybes galite sugrupuoti į jums reikalingas grupes, nepriklausomai nuo pareigybės užimamos vietos organizacinėje struktūroje. Tokiu būdu darbuotojas visada  automatiškai gaus ir matys visas tvarkas, įsakymus ar kitus norminius dokumentus, kurie yra priskirti pagal jo atliekamą darbą įmonėje. VECTICUM informuoja darbuotojus apie tvarkų ir įsakymų pakeitimus ne tik pačioje sistemoje, bet ir gali automatiškai išsiuntinėti pranešimus į darbuotojų el. paštą ar jų telefoną.

 

Užsakymas

Jei norite užsakyti šį sprendimą, užpildykite žemiau esančią kontaktų formą: suveskite formoje nurodomus duomenis ir sužymėkite dominančias sritis. Su Jumis susisieks mūsų atstovas ir padės išspręsti visus kilusius klausimus dėl produkto demonstracinės versijos diegimo ir naudojimo.

Užsakykite produkto demonstraciją
Susisiekite su mumis dėl individualios produkto demonstracijos.
Daugiau apie sprendimą

Įmonės tvarkų ir įsakymų valdymas: kaip įveikti iššūkius?

Įmonės dokumentai gali būti patys įvairiausi: tai darbo sutartys, viešieji pirkimai, norminiai dokumentai, įsakymai, tvarkos ir pan. Visų jų priežiūra reikalauja atidumo ir kruopštumo.

Deja, dokumentų tvarkymas ir saugojimas laikui bėgant tampa tikru iššūkiu. „Vecticum“ komanda pristato inovatyvų sprendimą, kuris taupys Jūsų laiką, energiją ir pinigus.

Iššūkiai, kuriuos kelia verslo dokumentai

Pirmiausia, tai dokumentų apimtis. Net ir nedidelės įmonės laikui bėgant sukuria daug, įvairios apimties ir svarbos dokumentų. Kiekvienas norminis dokumentas turi savo specifikacijas ir reikalavimus, gali būti didelės apimties. Nenuostabu, kad dokumentacijos tvarkymas gali užtrukti, reikalauja ypatingo atidumo ir atsargumo.

Taip pat svarbu nepamiršti, kad įmonės dokumentai yra dažnai atnaujinami ir taisomi. Bėgant laikui tampa vis sunkiau tvarkyti skirtingas dokumento versijas ir užtikrinti, kad darbuotojai turėtų naujausią dokumento variantą. Visa tai gali sukelti painiavą, klaidas ir trukdyti įmonės darbui, mažinti Jūsų verslo patikimumą, pakenkti santykiams su klientais.

Taip pat verta pastebėti, kad augant organizacijai, daugėja ir žmonių, kuriems reikia prieigos prie įvairių dokumentų. Užtikrinti, kad reikiami žmonės turėtų prieigą prie reikiamų dokumentų, o tuo pačiu išlaikyti įmonės duomenų saugumą ir konfidencialumą, gali būti rimtas iššūkis.

Skirtingų komandos narių įtraukimas į dokumentų kūrimo ir valdymo procesą sukelia žmogiškųjų klaidų galimybę. Netinkama komunikacija, neatidumas detalėms, dėmesio stoka tikrai pakenks skirtingų dokumentų valdymo kokybei. Verčiau užbėgti tam už akių ir rinktis modernius įrankius.

Galiausiai, dokumentų tvarkymas neatsiejamas nuo saugumo. Labai svarbu apsaugoti jautrią verslo, klientų, darbuotojų informaciją. Prieigos leidimų tvarkymas, dokumentų šifravimas ir 100 proc. saugumo užtikrinimas yra būtini sėkmingam dokumentų valdymui.

Gera žinia ta, kad su „Vecticum“ sistema galite pamiršti šiuos ir kitus su norminių dokumentų tvarkymu susijusius iššūkius!

Kodėl verta rinktis mūsų tvarkų ir įsakymų valdymą?

Siekdamos išspręsti šiuos iššūkius, įmonės dažnai investuoja į dokumentų valdymo sistemas, automatizavimo įrankius. Tai padeda supaprastinti dokumentavimo procesus ir padidina duomenų saugumą, valdymo efektyvumą.

Visas šias užduotis verta patikėti „Vecticum“. Jeigu dar turite klausimų, dalinamės svarbiausia informacija:

  • Jūsų komanda vienoje vietoje matys tikslų, aiškų veiklų registrą, todėl sumažės painiavos.
  • Praktiškai neribotas dokumentų archyvas.
  • Palengvina bendradarbiavimą tarp komandos narių: paprasta komunikuoti, galima palikti komentarus.
  • Visi norminiai dokumentai pasiekiami, kad ir kur būtumėte.
  • Matysite naujausias dokumentų versijas, todėl nebus pasimetimo.
  • Taip pat turėsite prieigą prie senesnių versijų, kad matytumėte, kokie pakeitimai buvo atlikti.
  • Taupomas Jūsų įmonės laikas ir resursai.
  • Mažiau popierizmo: viską matote kompiuterio ekrane.
  • Visi procesai automatizuoti, greiti, labai sumažina klaidų riziką.
  • Daug patogių papildomų funkcijų (automatinis priminimas, užtikrintas atitikimas BDAR reikalavimams, prieiga prie dokumentų net per išmanųjį telefoną.

Esame patikimi dokumentacijos ir kitų įmonės veiklos aspektų valdymo partneriai daugybei verslų visoje Lietuvoje. Kviečiame prisijungti ir džiaugtis puikiais rezultatais!

Išmanus dokumentų tvarkymas – užtikrintam augimui

Pavargote nuo nesibaigiančio įsakymų, tvarkų ir kitų dokumentų tvarkymo? Pasirūpinsime, kad kiekvienas norminis dokumentas būtų savo vietoje, tvarkingas ir lengvai pasiekiamas Jums.

Pasirinkus „Vecticum“ įrankį, visi svarbiausi Jūsų organizacijos dokumentai, tokie kaip tvarkos, įsakymai, bus lengvai prieinami, koreguojami ir saugomi, užtikrinant betarpišką duomenų saugumą. Rinkitės greitą, patogų procesą, kuris yra visiškai automatizuotas: nereikalaus iš Jūsų laiko sąnaudų, papildomų rankų ir energijos. Pasirinkę mus, savo komandos pastangas galite nukreipti ten, kur svarbiausia: į užtikrintą įmonės augimą!