Sutarčių valdymas
Sutarčių valdymo ir jų pasirašymo kvalifikuotu el. parašu sprendimo funkcijos:
- Įmonės sutarčių duomenų bazė vienoje vietoje. Diegimo metu sukuriame du sutarčių registrus (su vienodu meta duomenų rinkiniu) su Užsakovo pageidaujamais sutarčių kategorijomis ir tipais;
- Skirtingi registrai turi vienodą metaduomenų rinkinį, kurį sudaro šie standartiniai laukai: autorius, sutarties šalis, sutarties kategorija, sutarties tipas, sutarties nr., padalinys, padalinio vadovas, pavadinimas, sutarties data, sutarties pabaiga, sutarties suma, vizuotojai, papildomi vizuotojai, pasirašyta ranka, išorinis parašas, darbuotojo parašas, sutarties dokumentas. Pagal Užsakovo poreikį gali būti sukuriama papildomai iki 5 paprastų neišskaičiuojamų meta duomenų laukų.;
- Vienas įmonių (tiekėjų) duomenų registras;
- Galimybė sutartis rengti panaudojant sutarčių šablonus. Diegimo metu bus įdiegta iki 2 sutarčių šablonų apmokome Užsakovą kaip keisti turimus šablonus ar susikurti naujus. Šablone gali būti panaudojami tik sutarčių registro meta duomenys. Papildomų meta duomenų laukų kūrimas neįskaičiuotas į projekto apimtį.
- Sutartis bus nusiųsta vizavimui ir pasirašymui pagal numatytą tvirtinimo seką (workflow). Užsakovas skirtingoms sutarčių kategorijoms nusistato standartinius tos sutarties kategorijos tvirtinimo sekos (workflow) dalyvius.
- Tvirtinimo sekos (workflow) seka:
- Vizuoja prie kategorijos nurodyti vizuotojai;
- Pasirašo prie kategorijos nurodytas įmonės atstovas. Pasirašantis asmuo iš išorės nurodomas sutarties kortelėje rankiniu būdu;
- Galimybė rankiniu būdu nurodyti papildomus vizuotojus, kurie gali būti reikalingi ne pagal standartiškai priskirtus vizuotojus.
- Sutarčių priedų tvirtinimas ir/ ar pasirašymas;
- Dokumentų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu, atitinkančiu ,,eiDAS“ reikalavimus:
- naujų .pdf dokumentų pasirašymas el. parašu; gautų .pdf dokumento parašų nuskaitymas bei papildymas el. parašais;
- gautų adoc formato dokumento parašo duomenų nuskaitymas ir galimybė papildyti el. parašais;
- per Vecticum pasirašytų sutarčių automatinis kvalifikuoto el. parašo galiojimo tikrinimas ir išsiuntimas naujam pasirašymui, kai pasibaigia galiojimo terminas;
- Ilgalaikis sutarčių saugojimas;
- Galimybė sukurti registrui automatinį priminimą apie artėjančią sutarties pabaigą (subscription);
- Galimybė rašyti komentarus;
- Galimybė sutartį susieti su kitais turimais moduliais – pirkimų užsakymais ar sąskaitomis (jeigu tokius modulius Užsakovas turi);
- Galimybė sutartis patvirtinti / pasirašyti iš el. pašto, per telefoną arba prisijungus sistemoje;
- Sutarčių paieška, filtravimas, peržiūra;
- Meta duomenų eksportavimas į Excel.
- Papildomai galimos funkcijos už papildomą mokestį:
- papildomi sutarties meta duomenų laukai;
- išskaičiuojamieji arba dinaminiai meta duomenų laukai;
- skirtingiems sutarčių registrams ar kategorijoms skirtingi meta duomenų rinkiniai;
- skirtingoms sutarčių kategorijoms skirtingos tvirtinimo sekos;
- įmonių registrų atskyrimas į kelis atskirus (pvz. pirkėjų/ pardavėjų);
Užsakymas
Jei norite užsakyti šį sprendimą, užpildykite žemiau esančią kontaktų formą: suveskite formoje nurodomus duomenis ir sužymėkite dominančias sritis. Su Jumis susisieks mūsų atstovas ir padės išspręsti visus kilusius klausimus dėl produkto demonstracinės versijos diegimo ir naudojimo.
Sėkmingas verslo sutarčių valdymas vos keliais paspaudimais
Sutarčių sudarymas svarbus tiek fiziniams, tiek juridiniams asmenims. Turbūt sutiksite, kad verslo dokumentai, tokie kaip sutartys, atlieka išties svarbų vaidmenį organizacijos sėkmei.
Pirmiausia, sutartys yra teisinės bazės dalis. Jos apibrėžia visų verslo sandoryje dalyvaujančių šalių teises, pareigas ir atsakomybes. Pasirašant sutartis, nurodoma, kad abi pusės aiškiai supranta sutartas sąlygas. Taigi, sutarčių sudarymas padeda išvengti teisinių konfliktų. Tiesa, norint užtikrinti gerą įmonės reputaciją ir sumažinti ginčų tikimybę, labai svarbu, kad sudarytos sutartys būtų prieinamos tada, kada reikia Jums.
Taip pat, įmonės sudarytose sutartyse aiškiai išdėstomi lūkesčiai ir sąlygos. Sudarant susitarimus raštu, visos dalyvaujančios šalys aiškiai informuojamos apie tikslus, rezultatus, terminus ir bet kokią kitą svarbią informaciją. Toks aiškumas sumažina nesusipratimų ir klaidingų interpretacijų skaičių.
Taip pat su sutartimis siejamas ir sėkmingas rizikos valdymas. Tinkamai sudarytos sutartys padeda valdyti ir sumažinti su verslo veikla susijusią riziką. Dėl šios priežasties į sutartis dažnai įtraukiamos nuostatos dėl nenumatytų įvykių, nuobaudos už reikalavimų nesilaikymą ir ginčų sprendimo mechanizmai. Gerai parengtos sutartys gali apsaugoti verslą nuo galimos finansinės ir teisinės rizikos.
Praktika rodo, kad verslo sutarčių valdymas gali būti sudėtingas procesas. Tačiau šiandien yra inovatyvių sprendimų ir įrankių, kurie padeda efektyviau valdyti Jūsų įmonės sutartis. Būtent tokį sprendimą gali pasiūlyti „Vecticum“ ekspertai. Išbandyti apsimoka!
Kodėl verta rinktis mus?
Kviečiame susipažinti su išmanaus sutarčių valdymo nauda:
- Dokumentų centralizavimas: siūlome patogią, pilnai centralizuotą sutarčių valdymo sistemą, kad visos sutartys būtų saugomos vienoje prieinamoje vietoje.
- Prieigos kontrolė: skirtingiems darbuotojams norite suteikti prieigą prie įvairių sutarčių? Tai ne bėda. Galite kontroliuoti prieigą pagal savo nuožiūrą, vos keliais mygtuko paspaudimais.
- Procesų automatizavimas: dokumentų, sutarčių pasirašymas el. parašu bus gerokai paprastesnis visiems susitarimo dalyviams. Siūlome automatizuotą sutarčių saugojimą, duomenų eksportavimą į Excel ir daugybę kitų automatizuotų funkcijų sklandžiam Jūsų darbui.
- Duomenų standartizavimas: mūsų sistemoje paprasta įdiegti standartizuotus sutarčių šablonus. Tai leidžia užtikrinti visų sutarčių nuoseklumą ir palengvina Jūsų komandos darbą.
- Paprasta peržiūra: galite reguliariai atlikite sutarčių duomenų bazės peržiūrą, kad laiku nustatytumėte neatitikimus ar sritis, į kurias reikia atkreipti dėmesį.
- Komandos bendradarbiavimas: siūlome patogius komunikacijos sprendimus Jūsų įmonei, kad galėtumėte dar efektyviau dalyvauti sutarčių valdymo procese. Vidinė komunikacija, galimybė komentuoti ir dar daugiau!
- Galimybė atnaujinti dokumentus: pasirinkus „Vecticum“, galite reguliariai vertinti ir atnaujinti sutarčių valdymo procesus, kad prisitaikytumėte prie besikeičiančių verslo poreikių ir naujų reikalavimų.
- Duomenų saugumas: mūsų sistema taip pat siūlo saugią pagrįstą prieigą, kurią kontroliuosite tik Jūs. Tai apsaugos konfidencialius įmonės duomenis.
- Verslo sutarčių valdymo internetinė programa padeda optimizuoti sudėtingus, daug laiko reikalaujančius procesus, sumažina klaidų riziką ir pagerina sutarčių valdymo efektyvumą. Tai itin svarbu konkurencinėje, dinamiškoje verslo aplinkoje.
Apibendrinimas
Jeigu norite supaprastinti darbus, padidinti efektyvumą ir sumažinti įvairias rizikas Jūsų verslui, tikrai apsimoka investuoti į verslo sutarčių valdymo sistemą. Net menkutė klaida gali lemti, kad sutartys bus netikslios, reikalaus ilgų ir brangių korekcijų.
Siūlome sprendimą, kuris centralizuos Jūsų verslo sutarčių saugojimą, užtikrins lengvą prieigą ir skirtingų dokumentų valdymą. Pasirūpinome patogiomis, automatizuotomis funkcijomis, kurios palengvins pasikartojančias, monotoniškas, tačiau didelio atidumo reikalaujančias užduotis, tokias kaip sutarčių ir kitų dokumentų sekimas. Visa tai taupo laiką ir sumažina klaidų skaičių.