Komandiruočių
valdymas
Vecticum komandiruočių valdymo sprendimas padeda darbuotojui tinkamai įforminti komandiruotę ir pateikti informaciją apie patirtas išlaidas, apskaitai sumažina rankinio darbo krūvį, o vadovams suteikia galimybę vienoje vietoje turėti informaciją apie planuotas ir faktines komandiruočių išlaidas
Kaip tai veikia?
Nuo dabar tvarkyti komandiruotes bus paprasta
Naują komandiruotę pradėsite paspaudę vieną mygtuką. Dėka išskirtinės ir saugios Vecticum platformos architektūros, vartotojui pagrindiniame ekrane pateikiama visa aktuali informacija apie užduotis, komentarus, svarbius įvykius ir kolegų komandiruotes.
Jokių klaidų užpildant komandiruotės prašymą
Dėka šiuolaikinės vartotojo sąsajos ir dėmesio detalėms, komandiruotės prašymą registruosite keliais paspaudimais. Vecticum pasirūpins, kad nepadarytumėte klaidų ir pateiktumėte visą informaciją. Pagal Jūsų įmonės taisykles startuos tvirtinimo procesas. Apie komandiruotės patvirtinimą arba atmetimą busite informuoti elektroniniu paštu arba pranešimu į Jūsų išmanųjį įrenginį – telefoną arba planšetę. Sistema pati registruos komandiruotę, todėl daugiau nieko spausdinti nebereikia.
Padėsime vadovui rasti laiko formalumams
100+ rūpesčių vadovų reikaluose tikrai lieka mažai laiko formalumams. Vecticum platforma pasirūpina, kad vadovas nepamirštų patvirtinti komandiruotės arba jos ataskaitos, nes dabar tai galima padaryti iš bet kur vienu mygtuko paspaudimu, o išmanus pranešimų valdymas neleis pamiršti vėluojančios atlikti užduoties.
Taip lengva atsiskaityti už išlaidas dar nebuvo
Vecticum sistema yra pasiekiama visur, kur yra internetas. Nufotografuokite visus kvitus ir sąskaitas iškart, kai tik juos gaunate ir perduokite iš mobilaus įrenginio tiesiai į Vecticum. Vėliau, radus laisvą minutę, supildysite reikiamas išlaidų detales.
Jeigu naudojatės West Express paslaugomis kelionių organizavimui, visos susijusios su Jūsų komandiruotę išlaidos bus įkeltos automatiškai.
Analizė
Išskirtinai greitai duomenis apdorojanti Vecticum programa leis patogiai filtruoti ir palyginti komandiruočių planuotus ir faktinius kaštus. Vieno mygtuko paspaudimu duomenis eksportuosite į Excel, o duomenų sauga užtikrins kad vadovai ir darbuotojai matys tik jiems leidžiamus duomenis.
Kodėl verta naudotis komandiruočių valdymo sprendimu?
- Greitas komandiruočių planavimas ir registravimas
- Automatizuotas komandiruotės prašymo patvirtinimo procesas
- Pranešimai apie komandiruotės patvirtinimo eigą
- Lengvas komandiruotės išlaidų fiksavimas
- Lengvas komandiruotės ataskaitos sugeneravimas
- Komandiruotės išlaidų palyginimas: planas vs faktas
- Sistemos pasiekiamumas: bet kur ir bet kada
- Galima integracija su buhalterinės apskaitos sistema
Komandiruočių prašymų ir jų išlaidų valdymo sprendimo funkcijos:
- Komandiruočių prašymų registras;
- Galimybė viename komandiruotės prašyme nurodyti keletą skirtingų šalių;
- Pildant komandiruotės prašymą parodomi žmonės, kurių Jūsų komandiruotės dienomis taip pat nebus darbe. Galima matyti du pjūvius – mano komanda, visi;
- Komandiruotės prašyme automatinis komandiruočių dienpinigių normų parodytų pagal nurodytas šalis. Sistema neskaičiuoja dienpinigių vidurkio, jei komandiruotė vyksta per kelias šalis. Užsakovo prašymu dienpinigių skaičiavimo funkcija gali būti išjungta;
- Galimybė nurodyti komandiruotei reikalingą avansą ar įmonės kortelės papildymo sumą;
- Jeigu vykstama automobiliu, tai galimybė nurodyti automobilio nuosavybės teisę ir automobilio numerį;
- Galimybė pateikti elektroninį komandiruotės prašymą ar išlaidas per mobilųjį telefoną arba PC;
- Diegimo metu įdiegiama viena tvirtinimo seka vienoda visiems komandiruočių tipams bei darbuotojams, be papildomo asmenų išskaičiavimo pagal papildomas taisykles. Ši tvirtinimo seka susideda iš dviejų dalių:
- Komandiruotės prašymo tvirtinimo;
- Komandiruotės išlaidų tvirtinimo;
- Pateikus elektroninį komandiruotės prašymą, jis siunčiamas derinimui ir tvirtinimui pagal numatytą tvirtinimo seką: tvirtina darbuotojas -tvirtina tiesioginis vadovas – tvirtina Direktorius – informuojama Buhalterija. Diegimo metu į projekto kainą įskaičiuota iki 2 papildomų tvirtintojų įtraukimas į standartinę tvirtinimo seką;
- Tvirtinimo sekos dalyvių informavimas apie laukiančią tvirtinimo užduotį bei užduoties vykdymas sistemoje PC, el. paštu arba telefonu;
- Komandiruotės datų ir vietų keitimas iki komandiruotės užregistravimo (registravimo numerio sugeneravimo);
- Galimybė prie komandiruotės pridėti kitus komandiruotės dokumentus (kelionės bilietus, viešbučio vaučerius);
- Komandiruotės išlaidų suvedimas ir galimybė įkelti/ prisegti/ nufotografuoti išlaidą pagrindžiantį dokumentą;
- Suvedus komandiruotės išlaidas, jos siunčiamos tvirtinimui pagal numatytą tvirtinimo seką: tvirtina tiesioginis vadovas – tvirtina Buhalterija. Diegimo metu į projekto kainą įskaičiuota iki 2 papildomų tvirtintojų įtraukimas į standartinę tvirtinimo seką;
- Parengta spausdinimui komandiruotės išlaidų ataskaita pagal Vecticum šabloną;
- Komandiruočių atvaizdavimas bendrame įmonės kalendoriuje;
- Meta duomenų eksportavimas į Excel;
- Informavimas apie tvirtinimo eigą;
- Tvirtinimo istorija;
- Komentavimo funkcija;
- Prašymų registravimas, saugojimas;
- Patvirtintų komandiruotės prašymų atvaizdavimas bendrame įmonės kalendoriuje (atskiras rodinys, kuris yra ne pačiame prašyme). Atvaizduojamus duomenis galima filtruoti pagal skyrius arba atskirus darbuotojus ir jų pavaldinius;
- Užsakovui neimant „Avansinės apyskaitos“ modulio nėra galimybės komandiruotės išlaidų duomenis importuoti į buhalterinės apskaitos sistemą.
Papildomai galimos funkcijos už papildomą mokestį:
- Komandiruotės pratęsimo ar keitimo funkcija;
- Tvirtinimo sekos (workflow) dalyvių išskaičiavimas pagal skirtingas taisykles.
Grupinių komandiruočių prašymų ir jų išlaidų valdymo sprendimo funkcijos:
- Grupinių komandiruočių prašymų registras;
- Galimybė viename komandiruotės prašyme nurodyti keletą skirtingų darbuotojų;
- Galimybė viename komandiruotės prašyme nurodyti keletą skirtingų šalių;
- Automatinis komandiruočių dienpinigių paskaičiavimas pagal nurodytas šalis individualiai pagal kiekvieną žmogų;
- Pildant komandiruotės prašymą parodomi žmonės, kurių Jūsų komandiruotės dienomis taip pat nebus darbe. Galima matyti du pjūvius – mano komanda, visi;
- Galimybė nurodyti komandiruotei reikalingą avansą ar įmonės kortelės papildymo sumą;
- Galimybė pateikti išlaidas per mobilųjį telefoną arba PC;
- Pateikus elektroninį komandiruotės prašymą, jis siunčiamas derinimui ir tvirtinimui pagal numatytą tvirtinimo seką: tvirtina darbuotojas -tvirtina tiesioginis vadovas – tvirtina Direktorius – informuojama Buhalterija. Diegimo metu į projekto kainą įskaičiuota iki 2 papildomų tvirtintojų įtraukimas į standartinę tvirtinimo seką;
- Diegimo metu įdiegiama viena tvirtinimo seka vienoda visiems komandiruočių tipams bei darbuotojams, bei visoms komandiruotėms, suformuotoms vienoje grupinėje komandiruotėje, be papildomo asmenų išskaičiavimo pagal papildomas taisykles;
- Komandiruotės išlaidų suvedimas ir susiejimas su įkeltais išlaidų dokumentais. Galimybė įkelti komandiruočių išlaidų dokumentus (sąskaitų, čekių) iš mobilaus telefono arba kompiuterio, arba planšetės.
- Pateiktos komandiruotės išlaidos susiejamos su konkretaus asmens komandiruote;
- Diegimo metu įdiegiama viena išlaidų tvirtinimo seka;
- Galimybė prie komandiruotės pridėti kitus komandiruotės dokumentus (kelionės bilietus, viešbučio vaučerius);
- Apie laukiančią tvirtinimo užduotį bei užduoties vykdymas sistemoje PC, el. paštu arba telefonu;
- Galimybė prie komandiruotės pridėti kitus komandiruotės dokumentus (kelionės bilietus, viešbučio vaučerius);
- Komandiruotės išlaidų suvedimas ir galimybė įkelti/ prisegti/ nufotografuoti išlaidą pagrindžiantį dokumentą;
- Parengta spausdinimui komandiruotės išlaidų ataskaita pagal Vecticum šabloną;
- Meta duomenų eksportavimas į Excel;
- Informavimas apie tvirtinimo eigą;
- Tvirtinimo istorija;
- Komentavimo funkcija;
- Prašymų registravimas, saugojimas;
- Patvirtintų komandiruotės prašymų atvaizdavimas bendrame įmonės kalendoriuje (atskiras rodinys, kuris yra ne pačiame prašyme). Atvaizduojamus duomenis galima filtruoti pagal skyrius arba atskirus darbuotojus ir jų pavaldinius;
- Užsakovui neimant „Avansinės apyskaitos“ modulio nėra galimybės komandiruotės išlaidų duomenis importuoti į buhalterinės apskaitos sistemą.
Papildomai galimos funkcijos už papildomą mokestį:
- Komandiruotės pratęsimo ar keitimo funkcija;
- Tvirtinimo sekos (workflow) dalyvių išskaičiavimas pagal skirtingas taisykles.
Komandiruočių prašymų ir jų išlaidų valdymo sprendimo funkcijos:
- komandiruočių trukmės, maršruto ir išlaidų planavimas;
- galimybė viename komandiruotės prašyme nurodyti keletą skirtingų šalių;
- planuojamų komandiruočių prašymų tvirtinimas pagal įmonėje nustatytas taisykles ir sekas (workflow);
- automatinis komandiruočių dienpinigių paskaičiavimas pagal nurodytas šalis;
- galimybė nurodyti komandiruotei reikalingą avansą ar įmonės kortelės papildymo sumą;
- komandiruočių išlaidų dokumentų (sąskaitų, čekių) įkėlimas iš mobilaus telefono arba kompiuterio;
- komandiruotės išlaidų suvedimas ir susiejimas su įkeltais išlaidų dokumentais;
- komandiruotės išlaidų tvirtinimo procesas;
- komandiruočių planuotų ir faktinių išlaidų palyginimas;
- automatinės komandiruočių ataskaitos;
- spausdinama komandiruotės ataskaitos forma;
- komandiruočių atvaizdavimas kalendoriuje bendrame kalendoriuje;
- galimybė komandiruotės duomenis importuoti į apskaitos sistemą;
- galimybė pridėti kitus komandiruotės dokumentus (kelionės bilietai, viešbučio vaučeriai).
Užsakymas
Jei norite užsakyti šį sprendimą, užpildykite žemiau esančią kontaktų formą: suveskite formoje nurodomus duomenis ir sužymėkite dominančias sritis. Su Jumis susisieks mūsų atstovas ir padės išspręsti visus kilusius klausimus dėl produkto demonstracinės versijos diegimo ir naudojimo.
Darbuotojų komandiruotės be streso: viskas, ko reikia sėkmei
Planuojant darbuotojų komandiruotes, tiek darbuotojui, tiek kolegoms bei vadovybei reikia atsižvelgti į keletą svarbių veiksnių.
Dokumentų parengimas
Jeigu komandiruotes planuojate užsienyje, labai svarbu užtikrinti, kad į jas vykstantys darbuotojai turėtų pasus ir kitus svarbius dokumentus. Jei kelionės tikslui reikalinga viza, darbuotojas turėtų patikrinti vizos reikalavimus ir pradėti prašymo pateikimo procesą iš anksto.
Be to, svarbu sekti visus būtinus kelionių leidimus ar leidimus, kurių gali prireikti vykdant tam tikras paskirties vietas arba vykdant konkrečias verslo veiklos rūšis. Tai gali apimti leidimus rengti verslo susitikimus, dalyvauti konferencijose ar užsiimti kita su darbu susijusia veikla.
Svarbu išsiaiškinti visus konkrečius su jų profesija ar pramone susijusius dokumentų reikalavimus. Pavyzdžiui, tam tikroms profesijoms gali reikėti licencijų ar pažymėjimų, kuriuos reikia pateikti kelionės metu.
Biudžeto sudarymas
Darbuotojui svarbu tinkamai planuoti kelionę ir numatyti jos biudžetą. Komandiruotės išlaidos dažniausiai yra susijusios su transportu, apgyvendinimu, maitinimu ir pan. Patartina pasikonsultuoti su įmonės kelionių politika ir gauti patvirtinimą iš atitinkamų kanalų prieš susitariant.
Papildomai, komandiruotėms svarbią išlaidų dalį sudaro dienpinigiai, kurių apskaičiavimas dažnai užima nemažai laiko. „Vecticum“ svetainėje rasite dienpinigių skaičiuoklę, padėsiančią lengvai ir greitai apskaičiuoti reikiamą dienpinigių sumą pagal kelionės šalį ir trukmę. Šis įrankis leidžia tiksliai apskaičiuoti kiekvienos komandiruotės dienpinigius, todėl galima iš anksto planuoti biudžetą ir aiškiau matyti išlaidas, susijusias su darbuotojų kelionėmis.
Komunikacija su komanda
Planuojant komandos narių komandiruotes, svarbu įvertinti kelionės planą ir uždavinius, siekiant užtikrinti, kad jis atitiktų įmonės tikslus. Šis aspektas yra neatsiejamas nuo sėkmingos komunikacijos su kitais įmonės nariais ir kitomis suinteresuotomis šalimis, pvz., vadovais, klientais. Tai apima aiškios ir glaustos informacijos apie kelionės tikslą, numatomus rezultatus ir visus būtinus susitarimus ar pagalbą, reikalingą darbuotojo nebuvimo metu, pateikimą.
Apskritai, atsižvelgiant į kelionės tikslą, kelionės tikslo tyrimas, finansų planavimas ir efektyvi komunikacija yra pagrindiniai faktoriai darbuotojui, besikreipiančiam į komandiruotę.
Deja, šiandien, griežtėjant reikalavimams, intensyvėjant veiklos tempams, darbuotojų komandiruočių valdymas įmonėms gali būti sudėtingas. Jeigu su tuo susidūrėte ir Jūs, padės „Vecticum“.
Kuo ypatingas komandiruotės valdymas su „Vecticum“?
- Efektyvumas: siūlome sprendimą, kuris leis valdyti komandiruotes, pateikti prašymus ir dar daugiau. Tai Jūsų komandai suteikia greitą ir lengvą prieigą prie daugybės informacijos ir išteklių. Darbuotojai gali naudotis platformomis norėdami ieškoti kelionių vietų, palyginti savo galimybes ir efektyviai paruošti komandiruotei reikalingus dokumentus. Tai taupo laiką ir palengvina planavimo procesą, o komandiruotės apmokėjimas įvyksta sklandžiai ir tiksliai.
- Ekonomiškumas: naudojantis šiuo inovatyviu sprendimu, pavyks sutaupyti nemažai įmonės resursų, nes visą reikalingą informaciją turėsite vienoje vietoje, o prašymus parengti ir pateikti padės virtuali sistema. Tai sumažina neatitikimų, klaidų tikimybę.
- Prieinamumas: sistema leidžia darbuotojams pasiekti kelionių informaciją ir dokumentus iš bet kurios vietos, kur yra interneto ryšys. Šis prieinamumas ypač naudingas nuotolinėms ar tarptautinėms komandoms, todėl jos gali būti atnaujintos ir organizuotos viso kelionės planavimo proceso metu.
- Bendradarbiavimas: tai sprendimas, kuris palengvina komandos narių, dalyvaujančių kelionės planavimo procese, bendradarbiavimą. Keli asmenys vienu metu gali pasiekti ir atnaujinti kelionės dokumentus, todėl visi yra tame pačiame puslapyje ir sumažina nesusikalbėjimo ar klaidų riziką.
- Visiškas duomenų saugumas: su mumis visi Jūsų įkelti duomenys, dokumentai, komandiruočių prašymai yra visiškai saugūs. Tai pažangi sistema, prie kurios prieigą turės tik įgalioti asmenys, todėl konfidencialumas yra garantuotas.
- Patogiai susisteminama informacija: naudojant mūsų įrankį, komandiruotės valdymas paprastas kaip 2×2: galite į sistemą įkelti nufotografuotus kvitus ir sąskaitas iš karto, kai tik juos gaunate. Sklandi komandiruotė be papildomo rūpesčio: valdykite ją mygtuko paspaudimu.
Daugybė įmonių jau naudojasi mūsų paslaugomis – prisijunkite!