Privalomas supažindinimas su dokumentais
Automatizuotas privalomo darbuotojų supažindinimo su tvarkomis valdymas Vecticum sistemoje – užtikrinta atitiktis ir efektyvus procesų valdymas.
IšbandytiKodėl verta naudotis?
Patogi prieiga ir lankstus patvirtinimas
Darbuotojai gali susipažinti su dokumentais ir juos tvirtinti naudodami telefoną ar kompiuterį, bet kada ir iš bet kur.
Tikslinis dokumentų paskirstymas
Dokumentai priskiriami pagal pareigybes ar darbuotojų grupes, užtikrinant, kad tik atitinkami darbuotojai gaus svarbią informaciją.
Automatizuotas supažindinimo procesas
Automatiškai generuojamos užduotys susipažinti su dokumentais, su galimybe sekti susipažinimo eigą bei siųsti priminimus ar atnaujintus dokumentus.
Dokumentų peržiūros užtikrinimas
Sistema užtikrina, kad darbuotojai privalomai peržiūrėtų ir patvirtintų svarbius dokumentus, taip valdant atitiktį.
Lengva darbuotojų perėjimų valdymo integracija
Automatinis supažindinimas perkeltiems ar naujiems darbuotojams užtikrina, kad jie laiku susipažins su aktualiais dokumentais.
Stebėsena ir analizė
Viso proceso ataskaitas ir susipažinimo statusus galima lengvai eksportuoti į Excel, suteikiant įrankius efektyviai kontrolei ir analizei.
Kaip tai veikia?
Darbuotojų supažindinimo su dokumentais funkcijos
- sistema užtikrina, kad darbuotojas prieš susipažindamas su Tvarka ar Įsakymo privalo jį atidaryti ir papildomai patvirtinti, kad su pridėtu dokumentu susipažino (atliekamas valinis veiksmas);
- galimybė kiekvieną tvarką/ įsakymą priskirti atskirai pareigybei ar pareigybių grupei. Tokiu atveju naujas dokumentas ar jo atnaujinimas automatiškai nukeliaus susipažinimui priskirtoms darbuotojų grupėms;
- automatizuotas darbuotojų supažindinimo su dokumentu procesas – automatiškai suformuojamos užduotys darbuotojams susipažinti su tvarkomis ir įsakymais. Galima sekti susipažinimo eigą, matyti kurie darbuotojai vis dar nesusipažino su dokumentu;
- galimybė darbuotojus sistemoje suskirstyti į darbuotojų grupes. Vienas žmogus vienu metu gali būti priskirtas keliose skirtingose grupėse;
- susipažinimo su dokumentu patvirtinimas el. paštu, telefonu arba PC prisijungus sistemoje;
- užduoties iš naujo susipažinti su tvarka išsiuntimas darbuotojams, kai tvarkos yra atnaujinamos;
- automatinis supažindinimo užtikrinimas darbuotojui pakeitus pareigas;
- susipažinimų su dokumentais Excel ataskaita, statusų stebėsena;
- meta duomenų eksportavimas į Excel.
Dažnai užduodami klausimai
Kaip sistema užtikrina, kad darbuotojas tikrai susipažino su dokumentu?
Sistema užtikrina teisinį atitikimą reikalaudama atlikti valinį veiksmą: darbuotojas privalo atidaryti dokumentą ir papildomai paspausti patvirtinimą, kad su juo susipažino. Tai garantuoja, kad supažindinimas yra fiksuojamas korektiškai.
Ar reikia rankiniu būdu siųsti pranešimus atnaujinus tvarkas ar įsakymus?
Ne, procesas yra automatizuotas. Kai tvarka ar įsakymas atnaujinami, sistema automatiškai suformuoja naujas užduotis ir išsiunčia pranešimus darbuotojams susipažinti su pakeitimais.
Kaip valdomas dokumentų priskyrimas darbuotojui pakeitus pareigas?
Dokumentai sistemoje priskiriami pareigybėms arba jų grupėms. Jei darbuotojas pakeičia pareigas, sistema automatiškai užtikrina supažindinimą su naujai pareigybei priklausančiais dokumentais, be papildomo administratoriaus įsikišimo.
Ar darbuotojai gali patvirtinti susipažinimą nuotoliniu būdu?
Taip, sistema suteikia lankstumo – darbuotojai gali susipažinti su dokumentais ir tai patvirtinti naudodami kompiuterį, telefoną arba el. paštu, nepriklausomai nuo jų buvimo vietos.
Kaip galiu stebėti, kas dar nesusipažino su dokumentais?
Vadovai gali realiu laiku stebėti susipažinimo eigą ir matyti, kurie darbuotojai dar nepatvirtino dokumentų. Taip pat yra galimybė formuoti ataskaitas ir eksportuoti duomenis bei statusus į “Excel”.
Kiti atitikimų valdymo sprendimai
Darbuotojų testavimas
Lengvai kurkite ir valdykite darbuotojų žinių patikrinimo testus bei užtikrinkite norminių reikalavimų atitiktį.
Mokymų valdymas
Planuokite, sekite ir analizuokite vidinius bei išorinius darbuotojų mokymus vienoje sistemoje.
Veiklos vertinimas
Standartizuokite ir skaidriai valdykite darbuotojų veiklos vertinimo procesą — nuo tikslų iki rezultatų analizės.
Susisiekite su mumis sistemos demonstracijai
Užpildykite formą ir mes su Jumis susisieksime dėl sistemos pristatymo
Arba susisiekite tiesiogiai: