Gaunamų užklausų valdymas
Sutaupykite laiką ir išteklius – VECTICUM automatizuoja užklausų registravimą, paskirstymą ir atsakymų teikimą, didinant komandos produktyvumą.
IšbandytiKodėl verta naudotis?
Efektyvus dokumentų valdymas
Automatizuota gaunamos ir siunčiamos korespondencijos registracija užtikrina greitą ir tikslų dokumentų valdymą be papildomo rankinio darbo.
Greitesnis užduočių paskirstymas ir kontrolė
Galimybė skirti vykdymo užduotis (rezoliucijas) bei stebėti jų įvykdymą leidžia sklandžiai organizuoti darbą ir užtikrina atsakomybę.
Lankstus dokumentų paskirstymas
Gautus dokumentus galima automatiškai nukreipti į konkrečius vidinius modulius (sąskaitos, sutartys, raštai ir kt.), taip sutrumpinant apdorojimo laiką.
Patogus atsakymų rengimas ir pasirašymas
Galimybė sistemoje parengti atsakymus, juos vizuoti ir pasirašyti el. parašu užtikrina greitą ir saugų korespondencijos tvarkymą.
Patogus komunikacijos procesas
Atsakymai gali būti siunčiami tiesiai iš sistemos, todėl sumažėja poreikis naudoti atskiras pašto platformas ir sutrumpėja reagavimo laikas.
Greita informacijos paieška ir analizė
Paieškos, filtravimo ir eksportavimo į Excel galimybės padeda lengviau analizuoti srautus ir rengti ataskaitas.
Kaip tai veikia?
Dokumentų gavimas ir registravimas: Korespondencija įkeliama į sistemą, prireikus jai automatiškai suteikiamas registracijos numeris.
Paskirstymas ir užduočių delegavimas: Dokumentai paskirstomi į atitinkamus modulius (pvz., sutartys, sąskaitos), o atsakingiems asmenims skiriamos vykdymo užduotys (rezoliucijos).
Atsakymas ir pasirašymas: Sistemoje parengiamas atsakymas, jis vizuojamas ir pasirašomas kvalifikuotu el. parašu.
Saugojimas ir analizė: Visa informacija saugoma, gali būti filtruojama, komentuojama ir eksportuojama į Excel ataskaitoms.
Gaunamos/ siunčiamos įmonės korespondencijos valdymo sprendimo funkcijos
- Gaunamos korespondencijos duomenų bazė;
- Siunčiamos korespondencijos duomenų bazė;
- Gaunamos korespondencijos rūšiavimo darbastalis;
- Gavus kelis dokumentus viename Adobe Acrobat faile (.pdf), galimybė tokį failą padalinti į atskirus PDF failus arba sujungti kelis pdf ir vaizdo failus į vieną pdf;
- Galimybė gautą korespondenciją paskirstyti į skirtingus modulius (pvz. nukreipti į raštinės, sutarčių, sąskaitų, atrankų modulius);
- Galimybė gautą korespondenciją el. paštu registruoti į sistemą arba ne (suteikti registracijos numerį);
- Ilgalaikis dokumentų saugojimas;
- Galimybė rašyti komentarus;
- Galimybė gautai korespondencijai paskirti vykdymo užduotį (rezoliuciją). Tipinis užduoties paskyrimo procesas:
- Žmogus, kuris užregistravo gautą dokumentą, suformuoja užduotį (rezoliucija): paskiria atsakingą asmenį, nurodyti įvykdymo datą.
- Priskirtas žmogus gauna užduotį vykdymui. Esant poreikiui jis gali priskirtą užduotį perduoti kito asmens vykdymui.
- Galimybė įkelti gautai korespondencijai suformuotą atsakymą , jį patvirtinti (vizuoti) ir pasirašyti kvalifikuotu el. parašu;
- Gautos ir siunčiamos korespondencijos paieška, filtravimas, peržiūra;
- Meta duomenų eksportavimas į Excel.
- Galimybė rašyti atsakymus tiesiai iš sistemos (per korespondencijos el. pašto dėžutę) – papildomai apmokestinama funkcija.
Dažnai užduodami klausimai
Ar galima sistemoje valdyti ir gautą, ir siunčiamą korespondenciją?
Taip, sistema turi atskirus sąrašus tiek gaunamai, tiek siunčiamai korespondencijai. Vienoje sistemoje galima registruoti, kaupti ir valdyti visus įmonės susirašinėjimus, užtikrinant tvarką ir greitą informacijos paiešką.
Kaip vyksta užduočių paskirstymas gavus naują užklausą?
Gavus dokumentą, atsakingas darbuotojas gali iškart sistemoje suformuoti vykdymo užduotį (rezoliuciją), priskirti atsakingą asmenį ir nustatyti įvykdymo terminą. Vykdytojas mato užduotį ir, esant poreikiui, gali ją perduoti kolegoms, o vadovai gali stebėti vykdymo eigą.
Ar galima gautus dokumentus susieti su kitais įmonės procesais (pvz., sąskaitomis ar sutartimis)?
Taip, gautą korespondenciją galima lanksčiai paskirstyti ir automatiškai nukreipti į specifinius vidinius modulius – sutarčių, sąskaitų, raštinės ar atrankų. Tai sutrumpina dokumentų apdorojimo laiką ir sumažina rankinio darbo kiekį.
Ar galima atsakymus rengti ir siųsti tiesiai iš sistemos?
Taip, sistemoje galima parengti atsakymą, jį suderinti, pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu ir išsiųsti adresatui tiesiai per korespondencijos el. pašto dėžutę, nenaudojant išorinių programų.
Ar sistema leidžia tvarkyti PDF failus (skaidyti arba jungti)?
Taip, sprendimas turi integruotą funkciją darbui su PDF failais. Jei gaunate kelis dokumentus viename faile, galite jį išskaidyti į atskirus įrašus, arba atvirkščiai – sujungti kelis failus į vieną dokumentą tiesiogiai sistemoje.
Susisiekite su mumis sistemos demonstracijai
Užpildykite formą ir mes su Jumis susisieksime dėl sistemos pristatymo
Arba susisiekite tiesiogiai:
Kai užklausų valdymas sukelia iššūkių: efektyviausias sprendimas verslui
Verslo sąskaitų korespondencija, kontaktiniai duomenys ir užklausų valdymas yra neatsiejama kasdienių operacijų dalis. Tai užtikrina tvarkos palaikymą ir tikslius verslo informacijos duomenis.
Organizuotas šių duomenų valdymas leidžia greičiau pasiekti informaciją. Kai įvairūs susirašinėjimai, sutartys, su sąskaitomis susijusi korespondencija, klientų užklausos ir kiti duomenys yra tvarkingi, darbuotojai gali rasti tai, ko jiems reikia, išvengiant netikslumų ir laiko gaišaties. Taigi, užklausų, korespondencijos ir kitų duomenų pasiekiamumas yra labai svarbus kasdienei veiklai, sprendimų priėmimui ir operatyviam atsakymui į klientų teikiamas užklausas.
Netinkamai atliekamas užklausų valdymas gali sukelti klaidų, apsirikimų tikimybę. Taip pat svarbu akcentuoti, kad verslo gaunamos sąskaitos ir su jomis susijusi korespondencija svarbi užtikrinant skaidrumą. Verta pasirūpinti, kad sąskaitų korespondencijos, visos gautos užklausos ir panašūs duomenys būtų vienoje vietoje, saugūs ir greitai prieinami. Turbūt sutiksite: jeigu valdymui neskiriama pakankamai dėmesio ir resursų, yra rizika, kad jautri informacija pateks į netinkamas rankas. Viena, kokybiškai veikianti valdymo sistema padės užbėgti klaidoms už akių ir suteiks didesnį saugumą Jūsų įmonės duomenims.
Galiausiai, neverta pamiršti, kokį įvaizdį verslas sudaro savo klientams. Organizuotai tvarkomi duomenys, greiti atsakymai į užklausas atspindi profesionalumą. Kai klientai, partneriai ar kitos suinteresuotos šalys prašo informacijos, greitai paruošiami atsakymai gali pagerinti įmonės įvaizdį. Tai įkvepia pasitikėjimą Jūsų komandos gebėjimu kompetentingai tvarkyti einamuosius reikalus.
Deja, neturint profesionalios užklausų valdymo sistemos, visi šie svarbūs duomenys gali nesunkiai pasimesti. Ką daryti, kad užklausų valdymas vyktų paprasčiau? „Vecticum“ turi atsakymą.
Tai – įrankis, kurio pagalba lengvai peržiūrėsite ir valdysite gaunamą bei siunčiamą įmonės korespondenciją: nuo sąskaitų informacijos iki specifinių užklausų.
Vis dar svarstote, ar tikrai verta naudotis užklausų valdymo sistema? Aptarkime jos privalumus.
Mažiau iššvaistyto laiko.
Įvairi korespondencija, užklausų tvarkymas užima nemažai laiko ir jėgų. Mūsų sukurtas išmanus sprendimas leidžia automatizuoti įprastas užduotis, tokias kaip sąskaitų apmokėjimas ir sąskaitų suderinimas. Tai taupo laiką ir sumažina neatitikimų, klaidų riziką. Nemažai verslų jau įsitikino „Vecticum“ nauda: tikime, kad ją atrasite ir Jūs.
Tai suteikia prieigą, kad ir kur būtumėte: naudodami užklausų valdymą, Jūsų komandos nariai gali akimirksniu pasiekti paskyros informaciją, matyti sąskaitų korespondencijas ir užklausas, o tai leidžia greičiau priimti sprendimus ir atsakyti klientams.
Prieinama visą parą.
Prieigą turėsite 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę: užklausų valdymas suteikia įmonėms nuolatinę prieigą prie savo sąskaitų, sąskaitų ir užklausų, leidžiančios joms bet kuriuo metu gauti informaciją ir priimti sprendimus.
Galimybė taupyti verslo išlaidas.
Sumažėjęs popierizmas: valdymas sumažina didelio popierizmo poreikį, todėl sutaupoma spausdinimo, saugojimo ir rankinio tvarkymo išlaidų.
Verta atsižvelgti ir į gerokai mažesnes atliekamų operacijų išlaidas. Mūsų sukurtas valdymo sprendimas turi daug naudingų funkcijų ir automatinių operacijų, todėl tai sutaupys Jums laiką ir pinigus. Pripažinkime: tradiciniai užklausų valdymo metodai šiandien kainuoja daug, o savo kokybe nusileidžia pilnai automatizuotoms operacijoms.
Daugiau saugumo.
Mūsų užklausų valdymo platforma yra 100 proc. saugi Jūsų verslui. Taikome pažangias priemones, kurios saugo Jūsų dokumentų privatumą, su sąskaitomis susijusią korespondenciją, klientų užklausas, sutartis, pirkimus ir kitas finansines operacijas. Tai sumažina duomenų nutekinimo bei sukčiavimo riziką.
Taip pat pasirinkę „Vecticum“, galite įdiegti prieigos kontrolę, užtikrinant, kad tik įgalioti darbuotojai turėtų prieigą prie konkrečios finansinės informacijos, sąskaitų ir užklausų.