Darbuotojo įdarbinimas į įmonę
Darbuotojo darbo vietos paruošimo valdymo sprendimo funkcijos:
- Galimybė susikurti skirtingus darbo vietos paruošimo užduočių šablonų rinkinius, kurie bus pritaikomi skirtingoms darbuotojų grupėms (pvz. vienokios užduotys, jei įdarbinamas Administravimo skyriaus darbuotojas, kitokios užduotys, jei įdarbinamas Gamybos skyriaus darbuotojas). Šablonų rinkinių kiekis neribojamas;
- Diegimo metu įdiegiama viena tvirtinimo seka, vienoda visiems užduočių rinkiniams, be papildomo asmenų išskaičiavimo pagal papildomas taisykles. Standartinė tvirtinimo seka: personalo vadybininkas inicijuoja šabloną – Tiesioginis vadovas gauna užduotį personalizuoti planą – Atsakingi vykdytojai gauna užduotis dėl priskirtų užduočių – Personalas gauna užduotį užbaigti darbo vietos paruošimą;
- Automatinis užduočių rinkinio paleidimas atsakingiems asmenims, kai sistemoje yra sukuriama naujo darbuotojo kortelė. Užduočių rinkinio tvirtinimo / atmetimo procesas:
- Už užduočių rinkinio parengimo proceso startavimą yra atsakingas Personalo žmogus;
- Už personalizuoto užduočių plano sudarymą yra atsakingas būsimo darbuotojo tiesioginis vadovas;
- Už darbo vietos paruošimo proceso kontrolę ir pabaigos patvirtinimą yra atsakingas Personalo žmogus;
- Tvirtinimo sekos (workflow) dalyvių informavimas apie laukiančią užduotį;
- Užduočių vykdymo ir tvirtinimo istorija;
- Užduočių komentavimo funkcija;
- Likus xx dienoms iki naujo darbuotojo darbo pradžios automatinės užduoties HR darbuotojui sugeneravimas patikrinti ar kiti atsakingi asmenys jau atliko jiems pavestas užduotis;
- Galimybė paleisti papildomą darbo vietos paruošimo užduočių rinkinį kiekvienam darbuotojui. Tai yra naudotina tais atvejais, kai darbuotojas keičia darbo vietą įmonėje ar pan.;
- Galimybė darbo vietos paruošimo eigą stebėti dviem pjūviais:
- Pagal įdarbinamus žmones (matomas įdarbinamų asmenų sąrašas);
- Pagal užduotis (matomas visų užduočių sąrašas);
- Meta duomenų eksportavimas į Excel.
Užsakymas
Jei norite užsakyti šį sprendimą, užpildykite žemiau esančią kontaktų formą: suveskite formoje nurodomus duomenis ir sužymėkite dominančias sritis. Su Jumis susisieks mūsų atstovas ir padės išspręsti visus kilusius klausimus dėl produkto demonstracinės versijos diegimo ir naudojimo.
Šio sprendimo privalumai:
– Aiškus įmonės tvarkų registras vienoje vietoje
– Galiojančio dokumento pasiekiamumas iš bet kur ir bet kada
– Tvarkų versijavimas
– Laiko ir popieriaus taupymas
– Automatizuotas tvarkų patvirtinimo procesas
– Automatizuotas darbuotojų supažindinimo su dokumentu procesas
– Tvarkų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu, atitinkančiu ,,eiDAS“ reikalavimus
– Atsekamumas ir išliekamumas
– Galimybė sukurti automatinį priminimą
– Galimybė darbuotojus sistemoje suskirstyti į ne organizacinės struktūros grupes
– Automatinis tvarkų ir įsakymų priskyrimas pagal sudarytas darbuotojų grupes
– Automatizuotai užtikrintas atitikimas BDAR keliamiems reikalavimams
– Jokių greitaveikos problemų, nepriklausomai nuo duomenų kiekio sistemoje
– Prieinamumas prie sistemos iš mobilaus telefono
Įsakymų ir tvarkų istorija bei atnaujinimai
Šis VECTICUM sprendimas užtikrina informacijos išliekamumą, vienoje vietoje saugo visas tvarkų versijas, leidžia lengvai surasti norimą informaciją, o esant poreikiui analizuoti duomenis.
Skaitmeninis patvirtinimas
Jeigu Jums atsibodo dokumentus vizuoti ranka, galite tradicinį pasirašymo būdą be vargo pakeisi elektroniniu. Pagal Europos Sąjungos elektroninių parašų direktyvą elektroninis parašas yra suprantamas plačiąja prasme ir elektroniniu parašu laikoma, pavyzdžiui, elektroniniame dokumente užrašytas vardas ar pavardė. VECTICUM sistemos funkcionalumas suteikia Jums galimybę įdiegti elektroninio patvirtinimo funkciją. Ši funkcija įmonės viduje pakeičia popierinį parašą.
Darbuotojų supažindinimas su įmonės tvarkomis
VECTICUM funkcionalumas leidžia įmonei turėti skaitmenizuotą procesą, efektyviai užtikrinantį privalomą darbuotojų supažindinimą su įmonės tvarkomis ir kitais norminiais dokumentais. Tai Jums ne tik sutaupys laiko supažindinimo proceso administravimui ir leis analizuoti esamą situaciją, bet ir užtikrins veiksmų skaidrumą bei atsekamumą. Sistema automatiškai praneš apie dokumentų pakeitimus konkrečioms darbuotojų grupėms, kurios turi privalomai su naujais pakeitimais susipažinti ir savo susipažinimą patvirtinti el. būdu. Tai užkerta kelią konfliktams, jei vėliau darbuotojas pareiškia, kad niekada nežinojo apie tam tikrą tvarką arba nurodymą.
Kvalifikuotas elektroninis parašas
VECTICUM sistema bendradarbiaudama su ,,Dokobit“, suteikia galimybę Tvarką ar Įsakymą pasirašyti saugiu kvalifikuotu elektroniniu parašu, kuris atitinka ,,eiDAS“ keliamus reikalavimus. Elektroniniis parašas nėra nupiešta parašo imitacija ant dokumento. Kvalifikuoto elektroninio parašo teisinė galia yra tokia pat, kaip ir ranka pasirašyto parašo, visi el. parašai sukuriami, naudojant saugias el. tapatybės priemones, ir atitinka griežčiausius reikalavimus pagal ES „eIDAS“ reglamentą. Reikalavimai kvalifikuotam elektroniniam parašui yra vienodi visose ES šalyse. Reikalavimų kvalifikuotam elektroniniam parašui tenkinimą prižiūri ir garantuoja valstybė.
Darbuotojų grupės
Kiekvienai tvarkai ar įsakymui, kurių turi laikytis atskiri darbuotojai, galite priskirti skirtingas darbuotojų pareigybes, o sistemoje visas įmonės pareigybes galite sugrupuoti į jums reikalingas grupes, nepriklausomai nuo pareigybės užimamos vietos organizacinėje struktūroje. Tokiu būdu darbuotojas visada automatiškai gaus ir matys visas tvarkas, įsakymus ar kitus norminius dokumentus, kurie yra priskirti pagal jo atliekamą darbą įmonėje. VECTICUM informuoja darbuotojus apie tvarkų ir įsakymų pakeitimus ne tik pačioje sistemoje, bet ir gali automatiškai išsiuntinėti pranešimus į darbuotojų el. paštą ar jų telefoną.
Užsakymas
Jei norite užsakyti šį sprendimą, užpildykite žemiau esančią kontaktų formą: suveskite formoje nurodomus duomenis ir sužymėkite dominančias sritis. Su Jumis susisieks mūsų atstovas ir padės išspręsti visus kilusius klausimus dėl produkto demonstracinės versijos diegimo ir naudojimo.
Naujo komandos nario įdarbinimas: ką būtina žinoti?
Užbaigus darbuotojų atrankos procesą, laukia naujo komandos nario prisijungimas įmonėje. Tai visada džiugi žinia, tačiau ji turi iššūkių. Darbuotojo įdarbinimo procedūra neapsieina be dokumentų tvarkymo, naujų užduočių ir įsipareigojimų paskirstymo. Kaip įdarbinti darbuotoją be papildomo streso? Atsakome!
Darbuotojo įdarbinimo procedūra: pagrindiniai iššūkiai
Naujo nario priėmimas į komandą yra jaudinantis nuotykis, tačiau jis turi savo iššūkių, ypač kai kalbama apie techninę dalykų pusę.
- Darbo vietos paruošimas: skirtingų darbuotojų grupių įdarbinimui reikalingi skirtingi darbo vietos paruošimo užduočių šablonai. Juos kurti savarankiškai išties vargina ir užima laiką, kurį Jūsų komanda galėtų nukreipti kitur.
- IT sąranka: didelis techninis iššūkis įdarbinant naują narį – užtikrinti, kad naujas darbuotojas turėtų reikiamą techninę, programinę įrangą ir prieigą prie tinklo ir galėtų veiksmingai atlikti savo pareigas.
- Paskyros kūrimas: technologijos neatsiejamos nuo bet kurios profesijos. Tai reiškia, kad įdarbinimas apima naujo komandos nario prijungimą prie įmonės paskyrų, programinės įrangos platformų ir kitų internetinių sistemų.
- Duomenų perdavimas: bet kokių svarbių duomenų ar dokumentų perkėlimas iš ankstesnio darbuotojo į naujo darbuotojo sistemą gali pareikalauti nemažai Jūsų laiko ir jėgų. Ypač jei duomenys yra saugūs arba reikalingi specialūs leidimai.
- Saugos protokolai: darbuotojo įdarbinimo procedūra neatsiejama nuo saugumo. Turite užtikrinti, kad naujasis darbuotojas suprastų ir laikytųsi įmonės saugumo protokolų, pvz., tvirtų slaptažodžių ar duomenų apsaugos priemonių, gali būti techninis iššūkis, jei darbuotojas dar nėra susipažinęs su tokia praktika.
- Daug popierizmo: Samdant naują darbuotoją, tradicinis dokumentų tvarkymo būdas kartais tampa tikru galvosūkiu. Daugybės dokumentų spausdinimas, pasirašymas ir pildymas gali būti didžiulis krūvis tiek darbuotojui, tiek personalo komandai. Dokumentuose dažnai įsivelia klaidų, todėl jų parengimas gerokai užtrunka. Susidūrus su šiuo iššūkiu, gelbsti paprastas patarimas: apsvarstykite galimybę pereiti prie skaitmeninių formų ir el. parašų. Taip ne tik saugoma gamta, bet ir įdarbinimo procesas tampa sklandesnis ir labiau organizuotas.
Jei kilo klausimas, kaip įdarbinti darbuotoją be papildomų iššūkių, Jums gali patikti „Vecticum“ sprendimas. Padėsime ne tik įdarbinant naujus komandos narius, bet ir valdant atrankas, pildant komandiruočių dokumentus ir dar daugiau!
Kodėl pasirinkus mūsų įrankį, darbuotojo įdarbinimo procedūra tampa paprastesnė?
Čia integruotos visos svarbiausios funkcijos, tokios, kaip:
- Galimybė kurti standartizuotus ir skirtingus darbo vietos paruošimo užduočių šablonų rinkinius. Juos galėsite pritaikyti skirtingų sričių specialistams: nuo administracijos iki projektų vadovų ir dar daugiau!
- Galimybė kurti papildomas darbo vietos užduotis darbuotojams, kurie keičia specialybę įmonės viduje.
- Automatinis užduočių rinkinio paleidimas, skirtas naujam darbuotojui. Prieigą prie jo turės Jūsų įgalioti darbuotojai, kai sistemoje bus sukurta naujo darbuotojo kortelė.
- Užduočių rinkinio tvirtinimo / atmetimo, progreso sekimo, komentavimo funkcija.
- Prieiga prie sistemos ir patogus duomenų eksportavimas, kad ir kur bebūtumėte.
„Vecticum“: kad komandos narių integracija taptų lengvesnė
Nuo naujo darbuotojo įvedimo neatskiriami ir kultūriniai-integraciniai aspektai. Sklandaus naujo darbuotojo perėjimo į organizaciją užtikrinimas tik supažindinant su įmonės kultūra, politika ir procedūromis.
Mokymas ir tobulėjimas: tinkamų mokymų ir tobulėjimo galimybių teikimas, siekiant padėti naujam darbuotojui įgyti savo vaidmeniui reikalingų įgūdžių ir žinių.
„Vecticum“ dėka, visa komanda gali sutelkti pastangas ten, kur reikia: padėkite naujam darbuotojui prisitaikyti prie naujos darbo aplinkos, įskaitant darbo valandas, užduotis, normas ir lūkesčius. Kartu su kitais mūsų siūlomais įrankiais, naujo kolegos įdarbinimas ir įvedimas į komandą bus gerokai paprastesnis!