1. Sąskaitos įkėlimas

• Rankiniu būdu
  Visi įmonės darbuotojai gali įkelti sąskaitas sistemoje paspaudę mygtuką Įkelti sąskaitas. Sąskaitos priimamos bet kuriuo formatu. Tai gali būti nuskanuotas vaizdas arba pdf formato failas.
• Fotografuojant sąskaitą
  Iš mobilaus įrenginio galima tiesiog padaryti gautos sąskaitos arba čekio nuotrauką.
• Elektroniniu paštu
  Sąskaitų surinkimui sukuriama speciali pašto dėžutė į kurią įmonės darbuotojai gali tiesiog persiųsti el. paštu gautas sąskaitas. Taip pat pašto dėžutė gali būti suteikta įmonės tiekėjams, tada tiekėjų atsiunčiamos sąskaitos automatiniu būdu patenka į sistemą.

2. Sąskaitos skaitmenizavimas

Visos į sistemą įkeltos sąskaitos yra perduodamos skaitmenizavimui į automatinio atpažinimo funkciją (OCR). Automatinio atpažinimo funkcija nuskaito sąskaitos duomenis iš failo ir užpildo sąskaitos kortelę metaduomenimis – sąskaitos numeris, data, suma, tiekėjas, pvm, mokėjimo data ir kt. Atpažįstamų laukelių kiekis gali būti keičiamas. Funkcija gali atpažinti ir skaitmenizuoti įmonės specifines žymas ant sąskaitos ir automatiškai priskirti sąskaitą objektui ar skyriui.

Skaitmenizavimo funkcija gali būti atliekama ir rankiniu būdu pačios įmonės.

3. Sąskaitos priskyrimas kaštų centrams

Po sąskaitos skaitmenizavimo, atsakingas už sąskaitą darbuotojas, gauna pranešimą paštu apie naują užduotį sistemoje. Šio darbuotojo užduotis yra priskirti sąskaitą įmonės naudojamiems kaštų centrams, dažniausiai tai skyrius, objektas ar pirkimo tipas. Darbuotojas parenka vieną arba kelis kaštų centrus kuriems sąskaita turi būti priskirta. Jei sąskaita skaidoma į kelis kaštų centru, darbuotojas nurodo kokią sumos dalį konkrečiam kaštų centrui yra priskiriama. Pasikartojančios sąskaitoms darbuotojas gali išsaugoti kaštų centrų duomenis kaip ruošinį, ir vėliau panaudoti šį ruošinį greitam naujų sąskaitų priskyrimui kaštų centrams.

Kaštų centrų sąrašas yra suderinamas sistemos diegimo metu. Su kaštų centrais dažniausiai yra susiejami atitinkami atsakingi žmonės ir DK sąskaitų kodai, kurie vėliau panaudojami tvirtinimo procesui ir sąskaitos duomenų perdavimui į apskaitos sistemą.

4. Sąskaitos tvirtinimas

Po kaštų centro priskyrimo, sistema pagal nustatytas proceso taisykles persiunčia sąskaitą tvirtintojams. Tvirtintojų sąrašas ir eiliškumas parenkamas automatiškai pagal sąskaitos duomenis, sumas, kaštų centrus.

Tvirtintojai gauna pranešimą el. paštu apie naują sąskaitą patvirtinimui. Tvirtintojas gali vieno mygtuko paspaudimu, tiesiai iš gauto el. laiško patvirtinti sąskaitą. Jei tvirtintojas nesutinka su sąskaitos priskyrimu kašto centrui ar kitais duomenimis, jis gali parašyti komentarą atsakingam asmeniui ir gauti atsakymą, arba atmesti sąskaitą, parašydamas atmetimo priežastį. Atmestos sąskaitos sugrįžta atgal atsakingam asmeniui, kuris turi patikslinti duomenis ir vėl išsiųsti sąskaitą tvirtinimui.

Tvirtinantis asmuo taip pat gali įtraukti kitus asmenis į tvirtinimo seką.

5. Sąskaitos patikrinimas

Visos patvirtintos sąskaitos patenka į apskaitos darbuotojo darbastalį. Apskaitos darbuotojo atsakomybė yra peržiūrėti sąskaitos duomenis ir įsitikinti, jog duomenys yra teisingai suvesti ir paruošti perkėlimui į apskaitos sistemą. Apskaitos darbuotojas gali pakoreguoti sąskaitų duomenis kaip pvz. patikslinti DK sąskaitos numerį, PVM kodą ar pan. Jei duomenis teisingi darbuotojas pažymi, jog sąskaita yra tvarkinga ir paruošta importavimui į apskaitos sistemą. Jei duomenyse yra klaidų ar trūksta atsakingų asmenų tvirtinimų, apskaitos darbuotojas gali paprašyti papildomų komentarų arba atmesti sąskaitą nurodydamas priežastį. Atmestos sąskaitos patenka atsakingam už sąskaitą asmeniui, kuris gali atlikti korekcijas.

6. Sąskaitos perdavimas į apskaitos sistemą

Visos paruoštos perdavimui sąskaitos automatiniu būdu pagal suderintą tvarkaraštį yra perkeliamos į apskaitos sistemą. Sistemoje išsaugoma perkėlimo data ir laikas. Sąskaitos pažymimos kaip pilnai sutvarkytos.

Sąsaja yra galima su visomis populiariausiomis Lietuvoje naudojamomis buhalterinės apskaitos ir ERP sistemomis.

Kas yra pirkimo sąskaitų valdymo procesas ?

Gautų sąskaitų valdymo procesas apima:

• gautos sąskaitos duomenų suvedimą
• priskyrimą kaštų centrams
• atsakingų asmenų patvirtinimą
• sąskaitos susiejimą su pirkimo užsakymu
• perdavimą į apskaitą apmokėjimui.

Gautų sąskaitų valdymo procesas yra platesnio Pirkimų valdymo sprendimo dalis.

Kodėl verta naudotis sąskaitų valdymo sprendimu?

Nuotolinis darbas

Šiais laikais darbas iš namų yra tapęs įprastu. Popierinių sąskaitų apdorojimas arba jų tvirtinimas el. paštu tampa sunkiai valdomas. O kai sąskaitų įmonėje yra pakankamai daug, jų valdymas be tam skirtos sistemos tampa tikru košmaru įmonės darbuotojams.

Sutaupytas darbuotojų laikas

Skirtumas tarp rankinio arba mažai automatizuoto ir pilnai automatizuoto pirkimo sąskaitų apdorojimo gali skirtis iki 20 kartų. Suvedinėjant duomenis  dažnas apskaitos darbuotojas apie pusę laiko skiria sąskaitos duomenų suvedimui į vieną ar kitą aplinką. Popierinių sąskaitų perdavimas ir vizų surinkimas tarp įmonės darbuotojų – tai vienas iš administracinių procesų, kuris atitraukia darbuotojus nuo pagrindinės jų veiklos. Kelios minutės skirtos popierinei sąskaitai darbuotoją sutrikdo keliolikai minučių. Laikas išilgėja kelis kartus kai dėl žmoniškųjų klaidų nesutampa duomenys, sąskaitos nukeliauja ne tiems asmenims ir pasimeta tarp skyrių. Kuo didesnė organizacija, tuo sudėtingesnės sąskaitų tvirtinimo ir kaštų paskirstymo taisyklės.

Biudžeto kontrolė

Gautų sąskaitų valdymo sprendimas padeda užtikrinti kontrolę ar nupirktos prekės ar paslaugos yra perkamos ta pačia kaina, kokia buvo patvirtinta pirkimo užsakyme. Jeigu pirkimo užsakyme pirkimo kaina ar suma nesutampa, sistema automatiškai apie tai indikuoja atsakingus asmenis.

Susiejus sąskaitas su projekto biudžeto eilute, užtikrinama kontrolė, kad pirkimai vykdomi biudžeto rėmuose. Sąskaitų sumoms artėjant prie biudžeto ribos atsakingi darbuotojai iš anksto žino apie pirkimo tendencijas ir gali imtis atitinkamos komunikacijos ar biudžeto perplanavimo.

Mokėjimai be pradelsimų

Praleisti arba nepilni mokėjimai tiekėjams gali jums kainuoti papildomai priskaičiuotus delspinigius, kredito reitingo sumažinimą, mažesnes nuolaidas arba netgi išvis galite prarasti tiekėją. Kartais atsitinka, jog praleidžiamas vienas ar kitas mokėjimas, bet jei tai atsitinka nuolat, jūs turite rimtų problemų.

Jeigu valdote mokėjimus ir atliekate pagal sutartas sąlygas, galite gauti papildomų naudų: prašyti papildomų nuolaidų už ankstesnį apmokėjimą, pasigerinti tiekimo sąlygas, būti pro-aktyviems ir trūkstant lėšų suderinti vėlesnį mokėjimą.

Elektroninis sąskaitų archyvas

Elektroninis archyvas leidžia atsisakyti popierinių dokumentų. Susieti apskaitos įrašus su pirminiais dokumentais. Tai milžiniškas laiko sutaupymas kai reikia kažką surasti. Be to sutaupomos popieriniam sąskaitų archyvavimui skiriamos lėšos

Gaunamų paslauginių (suminės apskaitos) ir/arba prekinių (kiekinės apskaitos) sąskaitų valdymo sprendimo funkcijos:

• Gaunamų sąskaitų duomenų bazė;
• Vienas įmonių (tiekėjų) duomenų registras;
• 1-2 sąskaitų registrai: paslaugų ir prekių arba tik paslaugų (jei suminė apskaita) ;
• Sąskaitų įkėlimas į sistemą fotografuojant telefonu, arba įkeliant dokumentą per PC, arba atsiunčiant dokumentus į Vecticum sistemos elektroninį paštą;
• Galimybė pirkimo sąskaitą susieti su tiekėju, skyriumi, sutartimi, pirkimų užsakymu (jei kiekinė apskaita), todėl jas bus galima sistemoje surasti ir peržiūrėti;
• Standartiniai sąskaitos kortelės laukai: sąskaitos data, mokėjimo data, mokėjimo dienų skaičius, pakeistas mokėjimo dienų skaičius, Apskaitos data, už sąskaitą atsakingas, sąskaitos Nr., Tiekėjas, apmokėjimo būdas, valiuta, suma, PVM suma;
• Standartiniai kaštų duomenų priskyrimo laukai: kaštų centras, projektas, pirkimų užsakymas (jei kiekinė apskaita), sutartis, asmuo, transportas, sandėlis, kita.;
• Standartiniai prekės eilutės laukai: tiekėjo prekės kodas, tiekėjo prekės pavadinimas, mato vnt., kiekis, kaina vnt. , suma + standartiniai kaštų duomenų priskyrimo laukai;
• Galimybė turėti automatinį sąskaitos duomenų atpažinimą (OCR): suminės apskaitos sąskaitos duomenų (paslaugų sąskaitos) ir kiekinės apskaitos sąskaitos duomenų su atskiromis prekių eilutėmis (prekinės sąskaitos);
• Prekinių sąskaitų atpažinimo atveju nuskaitytos prekės eilutės sugretinimas su buhalterinės apskaitos programoje aprašyta preke (integracijos su buhalterinės apskaitos sistema atveju);
• Galimybė sąskaitų sumą paskirstyti skirtingiems kaštų centrams. Tai galima atlikti rankiniu būdu ir automatiniu – sukuriant ir priskiriant kaštų skaidymo šablonus;
• Kas mėnesį iš tų pačių tiekėjų gaunamos sąskaitos gali būti šablonizuotos ir automatiškai priskirtos kaštų centrams;
• Automatinis elektroninis sąskaitų patvirtinimas pagal nustatytą tvirtinimo seką (workflow).
• Tvirtinimo sekos nustatymas:
  1. Tvirtinimo seka visoms sąskaitų kategorijoms yra vienoda;
  2. Registruose sąskaitos gali būti skirstomos į kategorijas. Kategorijų skaičius gali būti neribotas ir Užsakovas jas apsirašo savarankiškai;
  3. Užsakovas skirtingoms kategorijoms nustato kategorijos tvirtinimo sekos (workflow) dalyvius;
  4. žsakovas skirtingoms kategorijoms turi galimybę nustatyti sumos rėžį.
• Sąskaitos tvirtintojų antspaudas- sąskaitos tvirtintojų informacija yra automatiškai perkeliama į sąskaitos failą (elektroninis antspaudas). Elektroninis antspaudas yra matomas ir ant atspausdintos sąskaitos;
• Galimybė prie sąskaitos rašyti komentarus;
• Sąskaitų paieška, filtravimas, peržiūra;
• Meta duomenų eksportavimas į Excel;

Papildomai apmokestinamos funkcijos, kurios neįskaičiuotos į projekto apimtį:

• Avansinių sąskaitų valdymas: atskiro avansinių sąskaitų registro sukūrimas. Galimybė avansinę sąskaitą susieti su pirkimo sąskaita. Avansinės sąskaitos patvirtinimo procesas;
• Kaštų centro biudžeto kontrolė pagal patvirtintą biudžetą;
• Projekto biudžeto kontrolė;
• Sutarties biudžeto kontrolė.

Pažangus teksto atpažinimas (OCR)

Duomenys automatiškai nuskaitomi iš popierinių nuskanuotų arba el. paštu atsiųstų sąskaitų. Dėka preciziško atpažinimo algoritmo ir duomenų verifikacijos užtikrinamas 99.9 % skaitmenizuotų duomenų tikslumas.

Sąskaitos apdorojimas

Visos sąskaitos pasiekiamos darbastalyje ir automatiškai persiunčiamos atsakingiems darbuotojams peržiūrai, kaštų centrų priskyrimui ir tvirtinimui. Patvirtintos sąskaitos perduodamos į apskaitos sistemą.

Tvirtinimo procesas

Sąskaitų tvirtinimo procesas organizuojamas pagal organizacinę struktūrą ir darbuotojų atsakomybes. Sistema pagal sąskaitos duomenis – sumą, atsakingą asmenį, skyrių ar kaštų centrą įtraukia darbuotojus į procesą. Vieno mygtuko paspaudimo, tiesiog iš el. pašto darbuotojai gali patvirtinti sąskaitas.

Sąsaja su pirkimo užsakymu

Sistema susieja sąskaitas su pirkimo užsakymu. Jei sąskaitos suma sutampa su patvirtinto pirkimo užsakymo suma, ji gali būti tiesiai siunčiama į apskaitą. Nesutapimai pažymimi ir išsiunčiami atsakingiems asmenims peržiūrai bei patvirtinimui.

Pasikartojančios sąskaitos

Kas mėnesį iš tų pačių tiekėjų gaunamos sąskaitos gali būti šablonizuotos ir automatiškai priskirtos kaštų centrams bei DK kodams. Atsakingi darbuotojai patys gali išsisaugoti bet kurią sąskaitą kaip ruošinį, vėlesniam kitų sąskaitų suskaidymui.

Komunikacija

Visi klausimai kylantys sąskaitos proceso metu, gali būti sprendžiami komentarų funkcijos pagalba. Kilus klausimam dėl sąskaitos turinio, darbuotojas tiesiog sąskaitos kortelėje gali parašyti klausimą ir nusiųsti pasirinktam asmeniui. Visi klausimų ir atsakymų istorija fiksuojama kortelėje.

Įmonių grupės procesų standartizavimas

Su sistema lengvai standartizuosite skirtingose įmonėse naudojamus procesus. Suteiksite patogią prieigą darbuotojams dirbantiems keliose įmonės. Standartizuosite surinktų duomenų perdavimą į apskaitą.

Ataskaitos

Skaitmenizuoti sąskaitos duomenys suteikia galimybę gauti ataskaitas pagal tiekėją, skyrių, atsakingą asmenį, kaštų centrą, DK kodą ar pirkimo užsakymą. Peržiūrėkite tiesiog sistemoje arba eksportuokite į verslo analitikos sistemą (Business Inteligence – BI), kaip pvz. Microsoft Power BI.

Apskaitos darbuotojui

Prieš perduodams skaitmenizuotus duomenis į apskaitos sistemą visos sąskaitos patikrinamos apskaitos darbuotojo. Apskaitos darbuotojas gali įvesti pataisymus sąskaitoje, patikslinti DK sąskaitos numerį, paprašyti papildomo komentaro ar patvirtinimo iš atsakingo asmens.

Saugumas ir keitimų istorija

Visi sąskaitų duomenys, tiek patys failai tiek metaduomenys, sistemoje yra saugomi šifruotu pavidalu. Bet kurie pakeitimai yra fiksuojami atskirais įrašais.

Integracijos

Atvira integracinė sąsaja leidžia automatiniu būdu perduoti sąskaitų duomenis į populiariausias Lietuvoje buhalterinės apskaitos ir ERP sistemas, pvz. Rivilė, Stekas, Microsoft Dynamics NAV – Navision ir daugelį kitų.