Vecticum

Dokumentų valdymas

Dokumentų valdymo sprendimo funkcijos:

  • Aiškus įmonės tvarkų ir įsakymų ir kitų dokumentų registras vienoje vietoje;
  • Galiojančio dokumento pasiekiamumas iš bet kur ir bet kada;
  • Tvarkų versijavimas;
  • Galimybė dokumentams savarankiškai sukurti dokumento šablonus (pvz. įsakymams);
  • Automatizuotas tvarkų patvirtinimo procesas (vidinis vizavimas) net ir pagal sudėtingiausias vizavimo sekas;
  • Galimybė turėti ir neautomatizuotą patvirtinimo procesą bei nestandartiniams dokumentams individualiai parinkti žmones, kurie turi patvirtinti dokumentą;
  • Galimybė rašyti komentarus;
  • Automatizuotas darbuotojų supažindinimo su dokumentu procesas;
  • Tvarkų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu, atitinkančiu ,,eiDAS“ reikalavimus;
  • Galimybė sukurti automatinį priminimą;
  • Lengvas prieigos teisių valdymas;
  • Galimybė darbuotojus sistemoje suskirstyti į ne organizacinės struktūros grupes;
  • Automatinis tvarkų ir įsakymų priskyrimas pagal sudarytas darbuotojų grupes;
  • Automatizuotai užtikrintas atitikimas BDAR keliamiems reikalavimams;
  • Jokių greitaveikos problemų, nepriklausomai nuo duomenų kiekio sistemoje;
  • Prieinamumas prie sistemos iš mobilaus telefono;
  • Dokumentų paieška, filtravimas, peržiūra;
  • Lengvas duomenų eksportavimas į Excel.

 

Užsakymas

Jei norite užsakyti šį sprendimą, užpildykite žemiau esančią kontaktų formą: suveskite formoje nurodomus duomenis ir sužymėkite dominančias sritis. Su Jumis susisieks mūsų atstovas ir padės išspręsti visus kilusius klausimus dėl produkto demonstracinės versijos diegimo ir naudojimo.

Užsakykite produkto demonstraciją
Susisiekite su mumis dėl individualios produkto demonstracijos.
Daugiau apie sprendimą

„Vecticum“ dokumentų valdymas: viskas vienoje vietoje

Tikriausiai nenustebinsime pasakę, kad dokumentų valdymas yra labai svarbi kiekvienos įmonės kasdienybės dalis.

Efektyviai kuriami ir archyvuojami dokumentai užtikrina taisyklių laikymąsi, sumažina klaidų skaičių, padidina duomenų saugumą, padeda reguliuoti pirkimo procesus, palengvina bendradarbiavimą ir padeda fiksuoti svarbiausius įmonės veiklos aspektus. Tinkamas dokumentų valdymas padeda užtikrinti klientų pasitenkinimą ir gali padidinti įmonės pelną.

Norint savo dokumentaciją valdyti efektyviau, verta išbandyti „Vecticum“ dokumentų valdymo įrankį.

Ar dokumentų įrankis išties apsimoka?

Internetinės dokumentų valdymo sistemos diegimas įmonėms gali suteikti daug pranašumų Jūsų komandai. Pateikiame išties pagrįstų priežasčių, kodėl verta tai išbandyti:

  • Centralizuota dokumentų saugykla: šis dokumentų įrankis suteikia centralizuotą vietą visiems dokumentams saugoti ir tvarkyti. Tai užtikrina, kad darbuotojai gali lengvai pasiekti naujausias dokumentų versijas, sumažinant pasenusios informacijos naudojimo riziką.
  • Patobulintas dokumentų organizavimas: internetinis dokumentų valdymas leidžia efektyviai suskirstyti dokumentus į skirtingas kategorijas (įsakus, nutarimus, buhalterinius dokumentus ir t.t.) ir žymėti juos taip, kaip pageidaujate. Tai leidžia lengviau tvarkyti, ieškoti ir greitai gauti dokumentus, o tai padidina bendrą dokumentų valdymo efektyvumą.
  • Geresnė komunikacija: dokumentų įrankis ženkliai palengvins Jūsų komandos bendradarbiavimą, nes keliems vartotojams suteiks galimybę realiu laiku pasiekti, redaguoti ir komentuoti dokumentus. Tai skatina komandinį darbą ir užtikrina, kad visi dirbtų su naujausia informacija.
  • Galimybė keisti dokumentus: pasirinkę mūsų sprendimą, turėsite prieigą prie greito dokumentų koregavimo. Tai leis tiksliai fiksuoti laikui bėgant padarytus dokumentų pakeitimus. Taip užtikrinama, kad Jūsų komandos nariai visada galės dirbti su naujausia dokumentų versija, bus paprasta atlikti auditą ir pan.
  • Maksimali duomenų apsauga: mūsų dokumentų valdymo įrankis užtikrina jautrių duomenų saugumą. Čia rasite patikimas saugos funkcijas, įskaitant prieigos valdymą, šifravimą ir vartotojo autentifikavimą. Tai padeda apsaugoti konfidencialią verslo ar klientų informaciją ir užtikrina, kad tik įgalioti darbuotojai galėtų pasiekti konkrečius dokumentus.
  • Dokumentų gavimo efektyvumas: siūlome patogią dokumentų paieškos ir gavimo funkciją. Tai leidžia vartotojams lengvai ir greitai rasti visus reikalingus dokumentus. Tai aktualu visiems verslams: nuo smulkaus iki itin didelio. Mūsų klientai jau spėjo tuo įsitikinti.
  • Darbo eigos automatizavimas: dokumentų valdymas nėra paprasta užduotis. Tai gali atimti daug laiko ir jėgų iš Jūsų komandos. Nukreipkite produktyvumą teisinga linkme. Su „Vecticum“ gausite darbo eigos automatizavimo funkcijas. Jų dėka įmonė galės supaprastinti su dokumentais susijusius procesus. Tai gali apimti patvirtinimo darbo eigas, dokumentų peržiūros darbus ir kitas užduotis.
  • Nuotolinis prisijungimas: modernus verslas vis dažniau iš biuro persikelia į kitas erdves. Darbuotojai dirba iš namų Lietuvoje ir užsienyje. Pasitelkę internetinį dokumentų valdymą, vartotojai gali pasiekti dokumentus iš bet kurios vietos, kur yra interneto ryšys. Tai ypač naudinga įmonėms, turinčioms nuotolines arba paskirstytas komandas, todėl galima lanksčiai susitarti dėl darbo.
  • Išlaidų ir resursų taupymas: perėjus prie dokumentų valdymo internetu, galima sutaupyti išlaidų, nes sumažės fizinės saugyklos vietos poreikis, sumažinsite popieriaus naudojimą ir pagerinsite bendrą veiklos efektyvumą. Tai taip pat sumažina dokumentų praradimo ar sugadinimo riziką. Visi Jūsų dokumentai bus saugomi vienoje vietoje, prieinami internetu.

Išvada

Apibendrinant galima pasakyti, kad internetinės dokumentų valdymo sistemos įdiegimas yra svarbus bet kokiai organizacijai. Tai pagerina darbų paskirstymą, užtikrina geresnę dokumentų kontrolę, duomenų saugumą ir komandos produktyvumą ir padeda išvengti nenumatytų verslo išlaidų, todėl „Vecticum“ įrankis išties vertas Jūsų dėmesio.

Ieškote daugiau išmanių sprendimų savo verslui? Turime ir daugiau!