Procesų automatizacija seniai nebėra ateitis. Automatizuotos dokumentų valdymo sistemos palengvina įmonių gyvenimą taupydamos laiką, kaštus ir atnešdamos daugiau tvarkos bei užtikrintumo. Tačiau Lietuvoje vis dar daug įmonių ir įstaigų gyvena rankinio darbo laikais. Jei jaučiate, kad jūsų įmonei ar įstaigai atėjo laikas žengti pirmyn, šis straipsnis padės geriau suprasti automatizavimo galimybes ir protingai išsirinkti dokumentų valdymo sistemą.

Visų pirma, dokumentų valdymo sistema (DVS) nėra tik dokumentų saugojimas. Dokumentų saugykla yra bazinė funkcija, šalia kurios galima pasirinkti sau tinkamas kryptis ir pritaikyti sistemą pagal konkrečios įmonės ar įstaigos poreikius. Šiuolaikinės sistemos, tokios kaip VECTICUM, apima dokumentų, sutarčių, komandos užduočių, sąskaitų, personalo dokumentų ir kitų procesų automatizavimą visuose etapuose. Automatizacijos procesų ekspertai padeda nustatyti, kokių funkcijų reikia konkrečiu atveju. Tačiau svarbu ir patiems suprasti esminius skirtumus bei galimybes.

Daugiausia funkcijų – nebūtinai geriausias pasirinkimas

Norint išsirinkti dokumentų valdymo sistemą, būtina įsigilinti į įmonės bei darbuotojų poreikius. Galima įsidiegti daug funkcijų apimančią sistemą su integruotu dirbtiniu intelektu. Tačiau jei įmonės poreikiai minimalūs, tai nebūtinai bus geriausias sprendimas.

Ir atvirkščiai, bandant sutaupyti galima taip minimizuoti procesus, kad automatizacija labai nepasijaus. Todėl klausimas turėtų būti ne „kaip išsirinkti geriausią dokumentų valdymo sistemą“, o „kokia sistema yra tinkamiausia būtent mums“. Ar užtenka turėti visus dokumentus patogiai valdomoje skaitmeninėje erdvėje, o gal reikia automatizuoti visą dokumento kelią nuo gavimo iki saugojimo ir įdiegti papildomų funkcijų?

Šiuolaikinėms įmonėms šalia dokumentų saugojimo paprastai aktualus lengvas ir paprastas jų pasirašymas, perdavimas reikiamam žmogui, lengva paieška pagal skirtingus kriterijus. Papildomai dažnai pasirenkama diegti sistemas, kurios padeda valdyti personalo atostogas, organizuoti darbo grafikus, siųsti vidinius pranešimus darbuotojams.

Paprastai DVS gali būti naudojama debesijoje arba diegiama įmonės infrastruktūroje. Debesija daug kam asocijuojasi su mažiau rūpesčių dėl serverių priežiūros ir atnaujinimų. Lokalus diegimas dažniau pasirenkamas, kai kritiškai svarbi slaptų duomenų apsauga. Svarbu ir tai, kad DVS būtų suderinama su kitomis turimomis sistemomis (apskaitos, personalo, klientų valdymo, el. pašto ar kitomis).

Galiausiai, gera sistema yra ta, kuri patogiai valdoma ir lengvai suprantama žmonėms. Didelis pliusas, jei DVS yra greit perprantama, o daug jos funkcijų galima lengvai naudoti intuityviai be papildomų mokymų. Tokios sistemos, kaip VECTICUM, specialiai kuriamos taip, kad jomis be vargo galėtų naudotis skirtingo skaitmeninio raštingumo darbuotojai.

Klausimynas: kaip išsirinkti dokumentų valdymo sistemą

Jei renkatės dokumentų valdymo sistemą, atsakykite į šiuos klausimus – jie padės geriau suprasti personalo poreikius bei rasti tinkamą DVS.

• Kiek skirtingų procesų įmonėje turime ir kuriuos iš jų norime automatizuoti?
• Kiek rankinio darbo šiuo metu atliekama?
• Kaip lengvai DVS pasiekiama darbuotojams?
• Ar naudotojai galės greitai ir intuityviai naviguoti sistemoje?
• Ar automatizavimo procesus galima lanksčiai pritaikyti prie mūsų darbo?
• Ar darbuotojai gali personalizuoti sistemą pagal savo poreikius?
• Kokios yra dokumentų paieškos galimybės?
• Kokias ataskaitas ir analitinius duomenis sistema teikia?
• Ar DVS gali integruotis su kitomis mūsų naudojamomis sistemomis?
• Ar sistemą paprasta administruoti ir keisti jos nustatymus?
• Kaip užtikrinamas duomenų saugumas ir kur saugomi duomenys?
• Ar pasirinktas sprendimas galės augti kartu su įmone?

Atkreipkite dėmesį į paskutinį klausimą. Jis ypač aktualus įmonėms ar įstaigoms, kurios susiduria su greita plėtra, struktūriniais ar veiklos pokyčiais. Plečiantis įmonės poreikiams, pažangios sistemos leidžia įdiegti papildomų funkcijų ar sukurti daugiau vietos dokumentams saugoti. Taigi, itin svarbu išsirinkti dokumentų valdymo sistemą, kuri gebės keistis ir augti kartu su organizacija.