Tiek didelėse, tiek mažose įmonėse darbo grafiko sudarymas dažnai yra sritis, kur lengvai kyla konfliktai ir nesklandumai. Kaip padaryti darbo grafiką, kad visi būtų patenkinti? Kaip sklandžiai suderinti komandiruotes ir atostogas? Kaip užkirsti kelią klaidoms, kurios įsivelia koreguojant pastovų ar slenkantį grafiką? Šiame straipsnyje aptarsime pagrindinius iššūkius, kylančius sudarinėjant darbo grafiką, bei pateiksime galimus sprendimo būdus.

Kas apsunkina darbo grafiko valdymą?

Darbo grafiko sudarymas gali būti sudėtingas dėl darbuotojų norų ir galimybių derinant laisvadienius, atostogas, slenkančio grafiko darbo dienas. Dažnai čia gali atsirasti emociškai sudėtingų momentų, kai darbuotojai nepasidalina norimų laisvų dienų ar nesutaria, kas kada atostogaus. Išlaviruoti šioje situacijoje dar sunkiau, jei nėra tinkamų technologinių sprendimų.

Padaryti darbo grafiką – lengviausia darbo dalis. Didžiausios problemos kyla, kai tenka derinti pakeitimus, iš anksto neplanuotas komandiruotes ir atostogas. Štai dažniausiai šioje srityje kylančios problemos.

1. Informacija apie darbuotojų darbo laiką ir nebuvimus yra išskaidyta. Tai viena didžiausių – ir lengviausiai išsprendžiamų – problemų. Kai atostogos, komandiruotės, darbo grafiko pasikeitimai dėl ligos ar kitos priežasties yra derinami skirtingais kanalais, kyla klaidų ir nesusipratimų rizika. Tai iššūkis tiek darbo grafiką sudarančiam žmogui, tiek kitiems darbuotojams.
2. Grafikas ir jo pasikeitimai derinami rankiniu būdu. Padaryti darbo grafiką ir suderinti jį rankiniu būdu gali būti nemaža administracinė našta. Tuomet atsiranda didesnė klaidų ir nesusipratimų tikimybė. Tai dažnai pailgina ir apsunkina procesą, kuris galėtų trukti vos minutę, jei būtų automatizuotas.
3. Darbuotojai nemato, kada atostogaus ir nedirbs jų kolegos. Nesant vieningos automatizuotos sistemos, darbuotojai gali nematyti savo kolegų darbo ir poilsio dienų. Tuomet sunkiau derinti atostogas, pasikeitimus ir pavadavimus. Informacijos tenka ieškoti per HR specialistą ar vadovą, nors ji galėtų būti matoma iš karto.
4. Daug laiko atima smulkūs rutininiai darbai. Darbo grafiko derinimas ir koregavimas apima daug smulkių užduočių, kurios ištempia procesą. Reikia gauti darbuotojo prašymą, perduoti jį vadovui, sulaukti patvirtinimo ir įtraukti pakeitimus į grafiką. Tai – administracinis krūvis ir papildoma našta visai komandai.
5. Slenkantys grafikai – daugiausia chaoso. Slenkančio darbo grafiko sudarymas visuomet yra didesnis iššūkis, nes kas mėnesį ar kitą nustatytą laiką darbo dienos derinamos iš naujo. Vėliau keičiant vieno darbuotojo darbo laiką gali tekti perskirstyti pamainas ir užtikrinti pavadavimą. Tokie pokyčiai neretai į komandos gyvenimą įneša nereikalingų nesutarimų ir ginčų.

Tačiau nuolatiniai pokyčiai darbo grafike gali būti kur kas lengviau valdomi ir kontroliuojami. Tam VECTICUM turi pažangius sprendimus.

Kaip sudaryti darbo grafiką paprastai ir be klaidų?

Automatizuoti sprendimai vieningoje sistemoje – tai būdas greitai išspręsti visas minėtas problemas. Į skaitmeninę darbo aplinką įdiegiami įrankiai leidžia darbuotojams matyti savo ir kolegų darbo grafiką, patiems teikti prašymus dėl atostogų, lengvai suderinti komandiruotes ir atlikti korekcijas patogioje, lengvai valdomoje sistemoje.

Tam užtenka išsirinkti ir įsidiegti sprendimus, kurie nuims dalį administracinės naštos nuo darbuotojų ir užtikrins sklandžią darbo grafiko derinimo eigą. Štai dažniausiai diegiami technologiniai sprendimai, kurie gali būti integruoti į sistemą ir palengvinti komandos darbą.

• Darbo grafikų valdymas. Šis sprendimas yra darbo laiko administravimo pagrindas skaitmeninėje darbo aplinkos sistemoje. Jis leidžia greitai ir paprastai padaryti darbo grafiką, talpinti ir saugoti duomenis. Visa svarbiausia informacija gali būti lengvai pasiekiama vienoje vietoje.
• Atostogų ir kitų neatvykimų valdymas. Suteikia galimybę darbuotojams patiems sistemoje pateikti atostogų ar kitų neatvykimų prašymą. Taip pat darbuotojas gali nurodyti jį pavaduojantį kolegą. Informacija iš karto matoma visiems susijusiems asmenims.
• Automatizuotas prašymų tvirtinimas. Sistema automatiškai persiunčia atostogų ir nebuvimų prašymus vadovui ar kitam atsakingam darbuotojui. Atsakingas asmuo sprendžia, ar prašymą patvirtinti, ar atmesti. Vietoje lakstymo per koridorius – sklandus ir greitas procesas.
• Darbo laiko pokyčių valdymas. Darbuotojai sistemoje teikia prašymus dėl darbo laiko pakeitimo, slenkančio darbo grafiko korekcijų, nuotolinio darbo ir kitų atvejų. Tai pagreitina darbo grafiko pasikeitimų derinimą ir sumažina klaidų tikimybę.

Šie ir panašūs automatizuoti sprendimai nuima naštą nuo darbuotojų ir vadovų pečių ne tik tam, kad žmonės dirbtų greičiau. Sutaupytas laikas yra reikšmingas, bet taip pat reikšminga yra gera darbuotojų emocinė savijauta, juntamas pasitikėjimas ir saugumas bei daugiau ramybės biure.