Net 70 proc. vairuotojo liudijimų prašymų buvo išnagrinėta automatiškai. Klientų laukimo laikas sutrumpėjo nuo 23 iki 2 valandų, o Lietuvos transporto saugos administracijos (LTSA) darbuotojams pavyko sutaupyti daugiau kaip 290 darbo valandų.

Apie tokius procesų automatizavimo rezultatus 2026 m. rugsėjo 21 d. pranešė LTSA, automatizavusi vairuotojo liudijimų prašymų nagrinėjimą. Šis pavyzdys rodo, kiek laiko galima sutaupyti automatizavus pasikartojančius veiksmus ir aiškiai apibrėžus jų atlikimo taisykles.

Automatizavimas nereiškia, kad nebereikia žmogaus

Vis daugiau įmonių renkasi automatizuoti pasikartojančius veiklos procesus. Tačiau pirmiausia reikia išsiaiškinti, kuriuos veiksmus verta automatizuoti, o kur būtinas žmogaus vertinimas ir sprendimas.

Automatizavimo galimybės priklauso nuo sistemos funkcionalumo, integracijų ir iš anksto apibrėžtų taisyklių. Jei trūksta duomenų, jie nesutampa arba reikia įvertinti aplinkybes, atvejis perduodamas darbuotojui.

Tai esminė žinutė verslui: automatizavimas nereiškia, kad darbuotojas procese nereikalingas. Sistemoje galima automatizuoti aiškiai apibrėžtus veiksmus, o išimtis ir situacijas, kuriose reikia profesinio ar individualaus vertinimo, perduoti žmogui.

VECTICUM automatizavimo sprendimai gali būti pritaikomi pagal individualius kiekvienos įmonės poreikius. Iš pažiūros panašūs procesai, kuriuos galima automatizuoti vienoje įmonėje, kitoje gali reikalauti žmogaus dėmesio. Toliau pateikiame bendras automatizavimo gaires, kurios padės atpažinti automatizacijai tinkamus procesus konkrečioje įmonėje.

Kokias užduotis verta automatizuoti?

Geriausiai automatizacijai tinka procesai, kuriuose kartojasi tie patys veiksmai, taikomos aiškios taisyklės ir naudojami lengvai pasiekiami duomenys. Štai kokius kriterijus turėtų atitikti automatizuojamas procesas.

1. Procesas kartojasi dažnai. Pavyzdžiui, nuolat gaunami tokios pačios formos prašymai, darbuotojų dokumentai ar sąskaitos, kurių apdorojimas reikalauja tų pačių veiksmų. Kuo dažniau procesas kartojamas, tuo daugiau darbuotojų laiko galima sutaupyti jį automatizavus.

2. Veiksmą galima atlikti pagal nurodytas aiškias taisykles. Kaip LTSA atveju, turi būti aiškūs kriterijai, pagal kuriuos nustatoma, kada prašymas turi būti patenkintas, o kada – atmestas. Kuo mažiau subjektyvaus vertinimo reikia, tuo paprasčiau procesą automatizuoti.

3. Reikalingi duomenys yra prieinami. Automatizavimas veikia tik tada, kai reikalingi duomenys yra patikimai saugomi ir aiškiai archyvuojami. Jei nėra veiksmams atlikti reikalingos elektroninės duomenų bazės, o darbuotojai duomenų ieško stalčiuose, pirmiausia reikėtų išspręsti informacijos saugojimo klausimą. Tuomet pereiti prie automatizavimo bus lengviau.

Prašymų apdorojimas – tik viena iš sričių, kuriose galima automatizuoti atskirus veiksmus. Laiko sutaupyti padeda ir darbuotojų darbo organizavimo, sąskaitų apdorojimo bei dokumentų rengimo atskirų procesų automatizavimas. Vertinant proceso atitikimą automatizacijai taip pat verta atsakyti į šiuos klausimus:

• Kiek kartų per mėnesį procesas atliekamas?
• Kiek darbuotojų laiko jis užima?
• Kokios klaidos pasitaiko dažniausiai?
• Kokia dalis atvejų atitinka standartines sąlygas?

VECTICUM komanda gali padėti pasirinkti ir individualiai pritaikyti automatizacijos sprendimus pagal individualius įmonės poreikius.

Procesų automatizavimas DI eroje

Šiuolaikinėse automatizavimo sistemose pasitelkiamas ir dirbtinis intelektas (DI). VECTICUM įdarbina dirbtinį intelektą dokumentams atpažinti ir klasifikuoti, informacijai sisteminti bei dokumentų formų laukeliams užpildyti. DI agentai taip pat gali inicijuoti užduotis pagal dokumentuose esančią informaciją, taip mažindami rankinio darbo poreikį ir spartindami įmonės procesus.

Svarbiausias momentas čia – saugumas. Kaip pažymi analitikos bendrovė „Gartner“, DI agentų naudojimas įmonėse plečiasi greičiau, nei spėjama užtikrinti jų veiklos kontrolę. Problemos dažniausiai kyla, kai įmonių darbuotojai bando savarankiškai pasitelkti sudėtingus DI įrankius ir patiki jiems svarbius duomenis. Taip laiką taupantis įrankis gali tapti klaidų ir duomenų nutekėjimo priežastimi.

Todėl bent jau kol DI nėra neklystantis, sudėtingus ir svarbius automatizacijos procesus verta patikėti profesionalams.

Kokius procesus įmonėje galima automatizuoti?

Procesas	Automatizavimo pavyzdys
Darbuotojų prašymai	Registravimas, duomenų tikrinimas ir nukreipimas tvirtinti
Dokumentų rengimas	Dokumentų kūrimas pagal šablonus ir duomenų užpildymas
Sąskaitų apdorojimas	Duomenų nuskaitymas ir tikrinimas pagal nustatytas taisykles
Dokumentų derinimas	Siuntimas derinti ir priminimai apie terminus
Sutarčių valdymas	Galiojimo terminų stebėjimas ir priminimai
Užduočių valdymas	Užduočių paskirstymas ir terminų kontrolė
Dokumentų archyvavimas	Dokumentų klasifikavimas ir priskyrimas kategorijoms