Gaunamų sąskaitų valdymas

Įsidiegę sprendimą jūs galėsite lengvai surinkti visas gaunamas sąskaitas iš įvairių šaltinių, jas skaitmenizuoti ir moderniomis priemonėmis supaprastinti gaunamų sąskaitų procesą visiems įmonės darbuotojams. Sprendimu kasdien naudojasi ir rekomenduoja virš 100 Lietuvos įmonių.

Išbandyti

Kodėl verta naudotis?

Visos sąskaitos vienoje vietoje

Lengvai surenkamos ir pasiekiamos visos gaunamos sąskaitos iš skirtingų šaltinių.

Automatinis duomenų nuskaitymas

Sistema automatiškai atpažįsta ir užpildo sąskaitų duomenis – mažiau rankinio darbo, mažiau klaidų.

Patogus nuotolinis tvirtinimas

Darbuotojai ir vadovai gali tvirtinti sąskaitas bet kur ir bet kada – procesas skaitmenizuotas.

Aiškios taisyklės ir kontrolė

Sąskaitos tvirtinamos pagal įmonės nustatytas taisykles, visada užtikrinamas biudžeto ir kaštų centrų paskirstymas.

Sutaupytas laikas ir mažiau klaidų

Automatizacija sumažina žmogiškąsias klaidas, visada žinote, kur yra jūsų sąskaita ir kas ją turi patvirtinti.

Greitas paieškos ir archyvo valdymas

Elektroninis archyvas leidžia akimirksniu rasti bet kurią sąskaitą ar su ja susijusius dokumentus.

Kaip tai veikia?

Sąskaitos įkėlimas

Rankiniu būdu: Visi įmonės darbuotojai gali įkelti sąskaitas sistemoje paspaudę mygtuką Įkelti sąskaitas. Sąskaitos priimamos bet kuriuo formatu. Tai gali būti nuskanuotas vaizdas arba pdf formato failas.
Fotografuojant sąskaitą: Iš mobilaus įrenginio galima tiesiog padaryti gautos sąskaitos arba čekio nuotrauką.
Elektroniniu paštu: Sąskaitų surinkimui sukuriama speciali pašto dėžutė į kurią įmonės darbuotojai gali tiesiog persiųsti el. paštu gautas sąskaitas. Taip pat pašto dėžutė gali būti suteikta įmonės tiekėjams, tada tiekėjų atsiunčiamos sąskaitos automatiniu būdu patenka į sistemą.

Sąskaitos skaitmenizavimas

Visos į sistemą įkeltos sąskaitos yra perduodamos skaitmenizavimui į automatinio atpažinimo funkciją (OCR). Automatinio atpažinimo funkcija nuskaito sąskaitos duomenis iš failo ir užpildo sąskaitos kortelę metaduomenimis – sąskaitos numeris, data, suma, tiekėjas, pvm, mokėjimo data ir kt. Atpažįstamų laukelių kiekis gali būti keičiamas. Funkcija gali atpažinti ir skaitmenizuoti įmonės specifines žymas ant sąskaitos ir automatiškai priskirti sąskaitą objektui ar skyriui. Skaitmenizavimo funkcija gali būti atliekama ir rankiniu būdu pačios įmonės.

Sąskaitos priskyrimas kaštų centrams

Po sąskaitos skaitmenizavimo, atsakingas už sąskaitą darbuotojas, gauna pranešimą paštu apie naują užduotį sistemoje. Šio darbuotojo užduotis yra priskirti sąskaitą įmonės naudojamiems kaštų centrams, dažniausiai tai skyrius, objektas ar pirkimo tipas. Darbuotojas parenka vieną arba kelis kaštų centrus kuriems sąskaita turi būti priskirta. Jei sąskaita skaidoma į kelis kaštų centru, darbuotojas nurodo kokią sumos dalį konkrečiam kaštų centrui yra priskiriama. Pasikartojančios sąskaitoms darbuotojas gali išsaugoti kaštų centrų duomenis kaip ruošinį, ir vėliau panaudoti šį ruošinį greitam naujų sąskaitų priskyrimui kaštų centrams. Kaštų centrų sąrašas yra suderinamas sistemos diegimo metu. Su kaštų centrais dažniausiai yra susiejami atitinkami atsakingi žmonės ir DK sąskaitų kodai, kurie vėliau panaudojami tvirtinimo procesui ir sąskaitos duomenų perdavimui į apskaitos sistemą.

Sąskaitos tvirtinimas

Po kaštų centro priskyrimo, sistema pagal nustatytas proceso taisykles persiunčia sąskaitą tvirtintojams. Tvirtintojų sąrašas ir eiliškumas parenkamas automatiškai pagal sąskaitos duomenis, sumas, kaštų centrus. Tvirtintojai gauna pranešimą el. paštu apie naują sąskaitą patvirtinimui. Tvirtintojas gali vieno mygtuko paspaudimu, tiesiai iš gauto el. laiško patvirtinti sąskaitą. Jei tvirtintojas nesutinka su sąskaitos priskyrimu kašto centrui ar kitais duomenimis, jis gali parašyti komentarą atsakingam asmeniui ir gauti atsakymą, arba atmesti sąskaitą, parašydamas atmetimo priežastį. Atmestos sąskaitos sugrįžta atgal atsakingam asmeniui, kuris turi patikslinti duomenis ir vėl išsiųsti sąskaitą tvirtinimui. Tvirtinantis asmuo taip pat gali įtraukti kitus asmenis į tvirtinimo seką.

Sąskaitos patikrinimas

Visos patvirtintos sąskaitos patenka į apskaitos darbuotojo darbastalį. Apskaitos darbuotojo atsakomybė yra peržiūrėti sąskaitos duomenis ir įsitikinti, jog duomenys yra teisingai suvesti ir paruošti perkėlimui į apskaitos sistemą. Apskaitos darbuotojas gali pakoreguoti sąskaitų duomenis kaip pvz. patikslinti DK sąskaitos numerį, PVM kodą ar pan. Jei duomenis teisingi darbuotojas pažymi, jog sąskaita yra tvarkinga ir paruošta importavimui į apskaitos sistemą. Jei duomenyse yra klaidų ar trūksta atsakingų asmenų tvirtinimų, apskaitos darbuotojas gali paprašyti papildomų komentarų arba atmesti sąskaitą nurodydamas priežastį. Atmestos sąskaitos patenka atsakingam už sąskaitą asmeniui, kuris gali atlikti korekcijas.

Sąskaitos perdavimas į apskaitos sistemą

Visos paruoštos perdavimui sąskaitos automatiniu būdu pagal suderintą tvarkaraštį yra perkeliamos į apskaitos sistemą. Sistemoje išsaugoma perkėlimo data ir laikas. Sąskaitos pažymimos kaip pilnai sutvarkytos. Sąsaja yra galima su visomis populiariausiomis Lietuvoje naudojamomis buhalterinės apskaitos ir ERP sistemomis.

Gaunamu sąskaitų valdymo funkcijos

Gaunamų paslauginių (suminės apskaitos) ir/arba prekinių (kiekinės apskaitos) sąskaitų valdymo sprendimo funkcijos:

Gaunamų sąskaitų duomenų bazė;
Vienas įmonių (tiekėjų) duomenų registras;
1-2 sąskaitų registrai: paslaugų ir prekių arba tik paslaugų (jei suminė apskaita);
Sąskaitų įkėlimas į sistemą fotografuojant telefonu, arba įkeliant dokumentą per PC, arba atsiunčiant dokumentus į Vecticum sistemos elektroninį paštą;
Galimybė pirkimo sąskaitą susieti su tiekėju, skyriumi, sutartimi, pirkimų užsakymu (jei kiekinė apskaita), todėl jas bus galima sistemoje surasti ir peržiūrėti;
Standartiniai sąskaitos kortelės laukai: sąskaitos data, mokėjimo data, mokėjimo dienų skaičius, pakeistas mokėjimo dienų skaičius, Apskaitos data, už sąskaitą atsakingas, sąskaitos Nr., Tiekėjas, apmokėjimo būdas, valiuta, suma, PVM suma;
Standartiniai kaštų duomenų priskyrimo laukai: kaštų centras, projektas, pirkimų užsakymas (jei kiekinė apskaita), sutartis, asmuo, transportas, sandėlis, kita.;
Standartiniai prekės eilutės laukai: tiekėjo prekės kodas, tiekėjo prekės pavadinimas, mato vnt., kiekis, kaina vnt. , suma + standartiniai kaštų duomenų priskyrimo laukai;
Galimybė turėti automatinį sąskaitos duomenų atpažinimą (OCR): suminės apskaitos sąskaitos duomenų (paslaugų sąskaitos) ir kiekinės apskaitos sąskaitos duomenų su atskiromis prekių eilutėmis (prekinės sąskaitos);
Prekinių sąskaitų atpažinimo atveju nuskaitytos prekės eilutės sugretinimas su buhalterinės apskaitos programoje aprašyta preke (integracijos su buhalterinės apskaitos sistema atveju);
Galimybė sąskaitų sumą paskirstyti skirtingiems kaštų centrams. Tai galima atlikti rankiniu būdu ir automatiniu – sukuriant ir priskiriant kaštų skaidymo šablonus;
Kas mėnesį iš tų pačių tiekėjų gaunamos sąskaitos gali būti šablonizuotos ir automatiškai priskirtos kaštų centrams;
Automatinis elektroninis sąskaitų patvirtinimas pagal nustatytą tvirtinimo seką (workflow).
Tvirtinimo sekos nustatymas:

Tvirtinimo seka visoms sąskaitų kategorijoms yra vienoda;
Registruose sąskaitos gali būti skirstomos į kategorijas. Kategorijų skaičius gali būti neribotas ir Užsakovas jas apsirašo savarankiškai;
Užsakovas skirtingoms kategorijoms nustato kategorijos tvirtinimo sekos (workflow) dalyvius;
Užsakovas skirtingoms kategorijoms turi galimybę nustatyti sumos rėžį.

Sąskaitos tvirtintojų antspaudas- sąskaitos tvirtintojų informacija yra automatiškai perkeliama į sąskaitos failą (elektroninis antspaudas). Elektroninis antspaudas yra matomas ir ant atspausdintos sąskaitos;
Galimybė prie sąskaitos rašyti komentarus;
Sąskaitų paieška, filtravimas, peržiūra;
Meta duomenų eksportavimas į Excel;

Papildomai apmokestinamos funkcijos, kurios neįskaičiuotos į projekto apimtį

Avansinių sąskaitų valdymas: atskiro avansinių sąskaitų registro sukūrimas. Galimybė avansinę sąskaitą susieti su pirkimo sąskaita. Avansinės sąskaitos patvirtinimo procesas;
Kaštų centro biudžeto kontrolė pagal patvirtintą biudžetą;
Projekto biudžeto kontrolė;
Sutarties biudžeto kontrolė.

Papildomi procesai

Pažangus teksto atpažinimas (OCR) – 99,9 % tikslumo lygis;
Sąskaitos apdorojimas – automatinis nukreipimas atsakingiems darbuotojams;
Tvirtinimo procesas – vykdomas pagal organizacinę struktūrą ir atsakomybes;
Sąsaja su pirkimo užsakymu – tikrinamas atitikimas, automatinis patvirtinimas ar grąžinimas peržiūrai;
Pasikartojančių sąskaitų šablonizavimas – kaštų centrai ir DK kodai automatiškai priskiriami;
Komentarų funkcija – klausimų sprendimas tiesiai sąskaitos kortelėje;
Įmonių grupės procesų standartizavimas – bendras standartas, lengvesnė prieiga kelioms įmonėms;
Ataskaitos – duomenų analizė pagal tiekėją, skyrių, projektą, DK kodą, eksportas į BI sistemas;
Apskaitos darbuotojo funkcijos – patikrinimas, pataisymai, papildomos užklausos;
Saugumas ir keitimų istorija – šifruoti duomenys, aiški veiksmų istorija;
Integracijos – su Rivilė, Stekas, Navision, Microsoft Dynamics NAV ir kt.

DUK

Kas yra VECTICUM?

VECTICUM – tai lanksti verslo valdymo sistema, skirta automatizuoti įvairius procesus: nuo atostogų ar sąskaitų tvirtinimo iki individualių, įmonei pritaikytų sprendimų. Ji leidžia centralizuotai valdyti dokumentus, užtikrina saugumą, sklandų darbuotojų darbą ir lengvą pritaikomumą tiek mažoms, tiek didelėms organizacijoms.

Kokia yra VECTICUM kaina?

VECTICUM siūlo lanksčius kainų planus, pritaikytus pagal įmonės darbuotojų skaičių ir pasirinktų sprendimų apimtį. Norėdami gauti individualų pasiūlymą, kviečiame užpildyti užklausos formą arba susisiekti su mūsų komanda.

Kaip išbandyti VECTICUM?

Norėdami išbandyti VECTICUM, užpildykite registracijos formą – mūsų komanda su Jumis susisieks ir pasirūpins demonstracija bei išbandymo galimybe, atsižvelgiant į Jūsų poreikius.

Kaip greitai paleidžiama VECTICUM sistema?

Standartinių sprendimų paleidimas gali užtrukti iki vienos valandos. Kiekvienos įmonės paleidimo procesas derinamas individualiai, atsižvelgiant į pasirinktų modulių skaičių ir organizacijos vidinius procesus.

Ar VECTICUM tinkamas mažoms ir vidutinėms įmonėms?

Taip, VECTICUM yra lanksti platforma, tinkama tiek mažoms, tiek vidutinėms ar didelėms organizacijoms. Sprendimai lengvai pritaikomi pagal individualius verslo poreikius.

Ar VECTICUM gali naudotis užsienio įmonės ar darbuotojai?

Taip, VECTICUM palaiko kelias kalbas – sistema prieinama anglų, lietuvių, rusų, lenkų ir latvių kalbomis, todėl ją gali lengvai naudoti ir tarptautinės komandos.

Susisiekite su mumis sistemos demonstracijai

Užpildykite formą ir mes su Jumis susisieksime dėl sistemos pristatymo

Arba susisiekite tiesiogiai:

+370 696 05332 info@vecticum.com

Išmanus sąskaitų valdymas: tai, ko reikia, kad finansinės operacijos būtų paprastesnės

Sąskaitų valdymas, kiekinė apskaita ir kitos su finansinės operacijos yra kiekvienos įmonės kasdienybė. Deja, prisiėmus daug atsakomybių, išgyvenant verslo augimą, susiduriama su sunkumais: skirtingos sąskaitos maišosi tarpusavyje, apskaita tampa netiksli, o įsipareigojimai veja vienas kitą.

Ką suteikia sąskaitų valdymo programa?

Jeigu su tuo susidūrėte ir Jūs, padės „Vecticum“ sąskaitų valdymo sprendimas: gaukite paprastą prieigą prie visų savo sąskaitų.

Naudojantis šiuo mūsų komandos paruoštu sprendimu galėsite džiaugtis keliais privalumais:

Visos sąskaitos viename. Nereikės jų ieškoti papildomai.
Pilna automatizacija: kiekviena sąskaita nuskaitoma automatiškai, todėl Jums nereikės gaišti papildomo laiko ir išteklių.
Šį sprendimą jau išbandė daugybė kitų Lietuvos verslų. Tiko ir patiko, neabejojame, kad sužavėti liksite ir Jūs!
Apskaita parengiama itin tiksliai, nes visi duomenys yra papildomai patikrinti ir patvirtinti.
Skaidrumas, tikslumas ir saugumas.

Tai – tik vienas iš daugybės mūsų sprendimų, subalansuotų verslui. Jums gali patikti ir kiti – kviečiame susipažinti išsamiau.

Išmaniai valdoma sąskaita: kodėl to reikia bet kokiam verslui?

Verslo sąskaitų valdymo programa naudinga didelėms, vidutinėms ir net smulkioms įmonėms dėl kelių priežasčių. Aptarkime pačias svarbiausias:

Paprastas sąskaitų valdymas. Bene svarbiausias privalumas: tokia programa padeda organizuoti ir valdyti finansines operacijas, užtikrinti tikslų apskaitą ir palengvinti efektyvų finansų valdymą. Tai leidžia įmonėms stebėti pajamas, išlaidas ir pinigų srautus, suteikiant aiškią įmonės finansinės būklės apžvalgą. Juk įmonės atlieka daugybę finansinių operacijų: suminė apskaita, mokėjimų pervedimas, sąmatos sudarymai ir dar daugiau. Užtikriname, kad naudojantis „Vecticum“ sąskaitų valdymu, viskas bus paprasčiau: vienoje vietoje rasite prieigą prie visų Jums svarbių sąskaitų,
Daugybė aktualių funkcijų. Gaunamų sąskaitų valdymas naudojantis išmaniu sprendimu suteikia daugybę naudingų funkcijų. Jūsų laukia greita suminė apskaita, itin efektyvi kiekinė apskaita, patogesnis sąskaitų faktūrų išrašymas, mokėjimų apdorojimas ir išlaidų stebėjimas. Visa tai supaprastina finansines operacijas ir sutaupo laiko verslo savininkams. Šios programos taip pat gali generuoti finansines ataskaitas ir analizę, todėl gausite vertingas įžvalgas apie įmonės veiklą. Tai padės priimti reikiamus sprendimus.
Galimybė geriau pažinti klientus. Sąskaitų valdymo programa padeda matyti tikslesnius mokėjimų duomenis ir daryti analizę, kuri naudinga mezgant ryšius su klientais, vertinant jų poreikius.
Saugesnės sąskaitos ir verslas. Be to, verslo sąskaitų valdymo programa padidina saugumą įdiegdama patikimas šifravimo ir autentifikavimo priemones. Tai reiškia, kad itin jautrūs reikalavimų valdant įmonės sąskaitas.
Konkurencinis pranašumas. Įmonės, kurios integruoja patogią ir efektyvią internetinę „Vecticum“ platformą sąskaitoms valdyti, tampa patrauklesnės klientams. Tai parodo finansiniai Jūsų įmonės duomenys bus 100 proc. apsaugoti nuo įsilaužimo ar kitokios neteisėtos prieigos. Tai padės išvengti sukčiavimo ir užtikrinti, kad būtų laikomasi norminių įsipareigojimą skaidrumui, šiuolaikinėms technologijoms ir orientaciją į kliento poreikius. Toks verslas atrodo inovatyvesnis, modernesnis ir gerokai patikimesnis.

Praktika rodo, kad internetinė sąskaitų valdymo programa siūlo patogumą, tikslumą, analize pagrįstą įžvalgą, operacijų efektyvumą ir konkurencinį pranašumą didelėms ir mažoms įmonėms. Viskas, ko reikia Jūsų verslo sėkmei!

Sąskaitų valdymas be galvos skausmo

Akivaizdu: verslo sąskaitų valdymo programos įdiegimas tikrai pasiteisina. Tai supaprastins sąskaitos valdymą, padidins įmonės darbo efektyvumą, finansinių operacijų tikslumą ir saugumą. Naudojantis šiuo išmaniu sprendimu, Jūsų komanda gali skirti visą savo dėmesį į pagrindines įmonės veiklas be papildomo galvos skausmo. Susisiekite su mumis ir išbandykite: tikrai apsimoka!

Reikalinga pagalba?