Užduočių valdymas
Tai patogus įrankis siųsti kolegoms užduotis iš bet kurio dokumento nesutrikdant pagrindinio dokumento proceso. Pavyzdžiui, sutarties derinimo metu galite paprašyti nedalyvaujančio procese kolegos pateikti sutarties kliento kreditingumo ataskaitą.
IšbandytiKodėl verta naudotis?
Užduotys tiesiai iš dokumentų
Galimybė siųsti užduotis kolegoms tiesiogiai iš bet kurio dokumento nesutrikdant pagrindinio dokumento proceso. Darbas tampa sklandesnis ir greičiau įvykdomas.
Veikia visuose dokumentuose
Funkcija veikia visuose Vecticum dokumentuose ir leidžiama vartotojui su rašymo teise į dokumentą. Naudokite ten, kur reikia.
Automatinės prieigos teisės
Užduoties gavėjai automatiškai gauna skaitymo teises į dokumentą, o pati užduotis bus matoma vartotojo užduočių sąraše. Visa reikalinga informacija – vienoje vietoje.
Lankstus užduočių kūrimas
Galima sukurti vieną arba kelias lygiagrečias užduotis. Aprašant užduotį galima įrašyti pavadinimą, nurodyti vieną ar kelis vykdytojus, terminą, detalesnį aprašymą bei asmenį, kuris turi būti informuotas po užduoties atlikimo.
Netrukdo kitų procesų
Užduotis nestabdo kitų, su dokumentu susijusių procesų. Dokumentas gali būti toliau vizuojamas, derinamas ar tvirtinamas, o užduotis vykdoma lygiagrečiai.
Automatiniai pranešimai
Užduotyje nurodytas asmuo automatiškai gaus pranešimą apie užduoties atlikimą. Nebereikia atskiro informavimo – sistema pasirūpina komunikacija.
Kaip tai veikia?
Užduoties kūrimas iš dokumento: Dirbdami su bet kuriuo dokumentu, galite sukurti užduotį kolegai – įrašote pavadinimą, pasirenkate vykdytojus ir terminą.
Detalaus aprašymo įvedimas: Prie užduoties galima pridėti detalesnį aprašymą bei nurodyti asmenį, kuris turi būti informuotas po užduoties atlikimo.
Automatinės teisės ir matomumas: Užduoties gavėjai automatiškai gauna skaitymo teises į dokumentą, o užduotis atsiranda jų asmeniniame užduočių sąraše.
Užduoties vykdymas ir ataskaitavimas: Vykdytojai mato užduotį savo sąraše, atlieka reikiamus veiksmus ir pažymi kaip atliktą. Sistema automatiškai informuoja nurodytą asmenį.
Užduočių valdymo funkcijos
- Galimybė siųsti užduotis kolegoms tiesiai iš bet kurio Vecticum dokumento, kuriame turite rašymo teises
- Galimybė sukurti vieną arba kelias lygiagrečias užduotis
- Aprašant užduotį galima įrašyti užduoties pavadinimą, nurodyti vieną ar kelis vykdytojus, terminą, detalesnį aprašymą bei asmenį, kuris turi būti informuotas po užduoties atlikimo
- Galimybė nustatyti ar užduotis bus laikoma atlikta, jei ją išvykdys bent vienas arba visi nurodyti vykdytojai
- Užduoties gavėjai automatiškai gauna skaitymo teises į dokumentą
- Užduotis matoma vartotojo asmeniniame užduočių sąraše
- Užduotis nestabdo kitų, su dokumentu susijusių procesų – dokumentas gali toliau būti derinamas ar tvirtinamas
- Užduotyje nurodytas asmuo automatiškai gauna pranešimą apie užduoties atlikimą
- Galimybė peržiūrėti visų dokumentui priskirtų užduočių būsenas ir istoriją
- Galimybė filtruoti ir ieškoti užduočių pagal įvairius kriterijus užduočių sąraše
- Automatinis priminimas apie artėjančius užduočių terminus
- Galimybė redaguoti arba atšaukti užduotį, jei ji dar neįvykdyta
Pavyzdžiai, kada naudinga užduočių funkcija
Užduočių valdymas dokumentuose padeda efektyviai koordinuoti darbą tarp skirtingų komandos narių, kai reikalinga papildoma informacija ar veiksmai, nesutrikdant pagrindinio dokumento proceso.
📄 Sutarčių derinimas
Sutarties derinimo metu galite paprašyti finansų skyriaus kolegos pateikti kliento kreditingumo ataskaitą, kol sutartis yra vizavimo procese.
📋 Pirkimų užsakymai
Tvirtinant pirkimo užsakymą galite paprašyti sandėlio vadovo patikrinti prekių likučius ar pateikti alternatyvius tiekėjus.
💰 Sąskaitų apmokėjimas
Prieš patvirtinant sąskaitą galite paprašyti projekto vadovo patvirtinti, kad darbai atlikti ir galima apmokėti.
📝 Darbo sutartys
Rengiant naują darbo sutartį galite paprašyti IT specialisto paruošti darbo vietą ir techninę įrangą būsimam darbuotojui.
✈️ Komandiruotės
Tvirtinant komandiruotės prašymą galite paprašyti asistenčių užsakyti viešbutį ir transportą komandiruojamam darbuotojui.
📊 Ataskaitos
Rengiant mėnesinę ataskaitą galite paprašyti padalinių vadovų pateikti reikiamus duomenis ar patvirtinti skaičius.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar galima išsiųsti užduotį nepriklausomai nuo kitų tvirtinamų dokumentų?
Taip, tai vienas šio modulio privalumų. Užduotys vykdomos lygiagrečiai ir nestabdo kitų procesų. Dokumentas gali būti toliau vizuojamas, derinamas ar pasirašomas, kol kolega atlieka jam skirtą papildomą užduotį (pvz., užsako viešbutį ar tikrina likučius).
Ar darbuotojas, gavęs užduotį, matys susijusį failą?
Taip, darbuotojas matys prisegta failą prie užduoties. Tai užtikrina, kad darbuotojas turės visą reikiamą informaciją ir kontekstą užduočiai atlikti, net jei anksčiau neturėjo prieigos prie šio failo.
Ar galima tą pačią užduotį priskirti keliems darbuotojams?
Taip, galite sukurti užduotį keliems vykdytojams. Sistema leidžia lanksčiai nustatyti įvykdymo sąlygą: užduotis laikoma atlikta, kai ją įvykdo visi nurodyti asmenys arba kai tai padaro bent vienas iš jų.
Kaip būsiu informuotas apie užduoties eigą ir įvykdymą?
Užduoties eiga yra automatizuota: užduoties vykdytojas gaus pranešimą apie naują užduotį. Taip pat sistema siunčia automatinius priminimus vykdytojams apie artėjančius terminus, o jūs galite bet kada peržiūrėti užduočių istoriją ir statusus.
Ar galima koreguoti užduotį, jei ji jau buvo išsiųsta?
Taip, jei situacija pasikeitė, turite galimybę redaguoti arba visai atšaukti paskirtą užduotį, su sąlyga, kad ji dar nėra įvykdyta.
Susisiekite su mumis sistemos demonstracijai
Užpildykite formą ir mes su Jumis susisieksime dėl sistemos pristatymo
Arba susisiekite tiesiogiai: