Užduočių valdymas
Tai patogus įrankis siųsti kolegoms užduotis iš bet kurio dokumento nesutrikdant pagrindinio dokumento proceso. Pavyzdžiui, sutarties derinimo metu galite paprašyti nedalyvaujančio procese kolegos pateikti sutarties kliento kreditingumo ataskaitą.
IšbandytiKodėl verta naudotis?
Užduotys tiesiai iš dokumentų
Galimybė siųsti užduotis kolegoms tiesiogiai iš bet kurio dokumento nesutrikdant pagrindinio dokumento proceso. Darbas tampa sklandesnis ir greičiau įvykdomas.
Veikia visuose dokumentuose
Funkcija veikia visuose Vecticum dokumentuose ir leidžiama vartotojui su rašymo teise į dokumentą. Naudokite ten, kur reikia.
Automatinės prieigos teisės
Užduoties gavėjai automatiškai gauna skaitymo teises į dokumentą, o pati užduotis bus matoma vartotojo užduočių sąraše. Visa reikalinga informacija – vienoje vietoje.
Lankstus užduočių kūrimas
Galima sukurti vieną arba kelias lygiagrečias užduotis. Aprašant užduotį galima įrašyti pavadinimą, nurodyti vieną ar kelis vykdytojus, terminą, detalesnį aprašymą bei asmenį, kuris turi būti informuotas po užduoties atlikimo.
Netrukdo kitų procesų
Užduotis nestabdo kitų, su dokumentu susijusių procesų. Dokumentas gali būti toliau vizuojamas, derinamas ar tvirtinamas, o užduotis vykdoma lygiagrečiai.
Automatiniai pranešimai
Užduotyje nurodytas asmuo automatiškai gaus pranešimą apie užduoties atlikimą. Nebereikia atskiro informavimo – sistema pasirūpina komunikacija.
Kaip tai veikia?
Užduoties kūrimas iš dokumento: Dirbdami su bet kuriuo dokumentu, galite sukurti užduotį kolegai – įrašote pavadinimą, pasirenkate vykdytojus ir terminą.
Detalaus aprašymo įvedimas: Prie užduoties galima pridėti detalesnį aprašymą bei nurodyti asmenį, kuris turi būti informuotas po užduoties atlikimo.
Automatinės teisės ir matomumas: Užduoties gavėjai automatiškai gauna skaitymo teises į dokumentą, o užduotis atsiranda jų asmeniniame užduočių sąraše.
Užduoties vykdymas ir ataskaitavimas: Vykdytojai mato užduotį savo sąraše, atlieka reikiamus veiksmus ir pažymi kaip atliktą. Sistema automatiškai informuoja nurodytą asmenį.
Užduočių valdymo funkcijos
- Galimybė siųsti užduotis kolegoms tiesiai iš bet kurio Vecticum dokumento, kuriame turite rašymo teises
- Galimybė sukurti vieną arba kelias lygiagrečias užduotis
- Aprašant užduotį galima įrašyti užduoties pavadinimą, nurodyti vieną ar kelis vykdytojus, terminą, detalesnį aprašymą bei asmenį, kuris turi būti informuotas po užduoties atlikimo
- Galimybė nustatyti ar užduotis bus laikoma atlikta, jei ją išvykdys bent vienas arba visi nurodyti vykdytojai
- Užduoties gavėjai automatiškai gauna skaitymo teises į dokumentą
- Užduotis matoma vartotojo asmeniniame užduočių sąraše
- Užduotis nestabdo kitų, su dokumentu susijusių procesų – dokumentas gali toliau būti derinamas ar tvirtinamas
- Užduotyje nurodytas asmuo automatiškai gauna pranešimą apie užduoties atlikimą
- Galimybė peržiūrėti visų dokumentui priskirtų užduočių būsenas ir istoriją
- Galimybė filtruoti ir ieškoti užduočių pagal įvairius kriterijus užduočių sąraše
- Automatinis priminimas apie artėjančius užduočių terminus
- Galimybė redaguoti arba atšaukti užduotį, jei ji dar neįvykdyta
Pavyzdžiai, kada naudinga užduočių funkcija
Užduočių valdymas dokumentuose padeda efektyviai koordinuoti darbą tarp skirtingų komandos narių, kai reikalinga papildoma informacija ar veiksmai, nesutrikdant pagrindinio dokumento proceso.
📄 Sutarčių derinimas
Sutarties derinimo metu galite paprašyti finansų skyriaus kolegos pateikti kliento kreditingumo ataskaitą, kol sutartis yra vizavimo procese.
📋 Pirkimų užsakymai
Tvirtinant pirkimo užsakymą galite paprašyti sandėlio vadovo patikrinti prekių likučius ar pateikti alternatyvius tiekėjus.
💰 Sąskaitų apmokėjimas
Prieš patvirtinant sąskaitą galite paprašyti projekto vadovo patvirtinti, kad darbai atlikti ir galima apmokėti.
📝 Darbo sutartys
Rengiant naują darbo sutartį galite paprašyti IT specialisto paruošti darbo vietą ir techninę įrangą būsimam darbuotojui.
✈️ Komandiruotės
Tvirtinant komandiruotės prašymą galite paprašyti asistenčių užsakyti viešbutį ir transportą komandiruojamam darbuotojui.
📊 Ataskaitos
Rengiant mėnesinę ataskaitą galite paprašyti padalinių vadovų pateikti reikiamus duomenis ar patvirtinti skaičius.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar užduotis sustabdo dokumento tvirtinimą?
Ne, užduotis nestabdo kitų, su dokumentu susijusių procesų. Dokumentas gali toliau būti derinamas, vizuojamas ar tvirtinamas, o užduotis vykdoma lygiagrečiai.
Ar galiu sukurti kelias užduotis vienam dokumentui?
Taip, galima sukurti vieną arba kelias lygiagrečias užduotis tam pačiam dokumentui. Kiekviena užduotis bus vykdoma nepriklausomai.
Ar užduoties gavėjas matys visą dokumentą?
Užduoties gavėjai automatiškai gauna skaitymo teises į dokumentą, todėl galės matyti visą dokumento turinį. Tai padeda geriau suprasti užduoties kontekstą.
Kaip sužinosiu, kad užduotis atlikta?
Užduotyje nurodytas asmuo automatiškai gaus pranešimą apie užduoties atlikimą. Taip pat galite peržiūrėti užduočių būsenas dokumento skiltyje.
Ar galiu nustatyti, kad užduotis turi atlikti visi nurodyti vykdytojai?
Taip, galite nustatyti, ar užduotis bus laikoma atlikta, jei ją išvykdys bent vienas arba visi nurodyti vykdytojai. Tai leidžia lanksčiai valdyti užduočių įvykdymą.
Ar galiu atšaukti ar redaguoti užduotį?
Taip, galite redaguoti arba atšaukti užduotį, jei ji dar neįvykdyta. Tai leidžia lanksčiai reaguoti į besikeičiančius poreikius.
Susisiekite su mumis sistemos demonstracijai
Užpildykite formą ir mes su Jumis susisieksime dėl sistemos pristatymo
Arba susisiekite tiesiogiai: