Svarbaus dokumento praradimas visuomet yra nemalonus įvykis, o kai kuriais atvejais nemalonumai gali įgyti ir piniginę išraišką. Dokumento vertė gali siekti toliau nei konkrečios įmonės ribos – kai kurie svarbūs dokumentai gali tapti Nacionalinio dokumentų fondo (NDF) dalimi. Šių dokumentų tvarkymui ir saugojimui taikomi Dokumentų ir archyvų įstatymo bei kitų teisės aktų reikalavimai, o už jų praradimą atsakingam asmeniui gali būti skiriama bauda.

Neretai tokių svarbių dokumentų pasitaiko didelėse ir ilgą laiką veikiančiose įmonėse. Tai gali būti dokumentai, susiję su įmonės veiklos istorija, Lietuvos mastu reikšmingais įvykiais, svarbiais sprendimais, įmonės steigimu ir reorganizavimu, sandoriais, reikšmingais projektais. Taip pat šiai dokumentų grupei priklauso valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų bei įmonių veiklos dokumentai.

Jei konkrečioje įmonėje yra tokių dokumentų, patikimas jų archyvavimas ir saugojimas tampa dar svarbesnis. Šioje vietoje saugumo ir aiškumo gali įnešti tinkamai parinkta ir reikalavimus atitinkanti dokumentų valdymo sistema (DVS).

Elektroninių dokumentų valdymo sistemos reikalavimai Lietuvoje

Jei elektroninių dokumentų valdymo sistema neatitinka Lietuvoje taikomų reikalavimų, tai gali tapti klaidų ir net baudų priežastimi. Svarbus dokumentas gali būti netinkamai įformintas, pamestas arba gali būti prarasti esminiai metaduomenys. Todėl svarbu, kad DVS būtų tinkamai sukonfigūruota ir užtikrintų visas reikalingas funkcijas.

Toliau aptariame pagrindinius reikalavimus, į kuriuos organizacijos turi atsižvelgti diegdamos ir naudodamos elektroninių dokumentų valdymo sistemas.

• Tinkamas dokumentų registravimas ir apskaita. DVS turi sudaryti sąlygas tinkamai įregistruoti organizacijos vidaus ir išorės dokumentus.
• Metaduomenų valdymas. Dokumentų valdymo sistema turi užtikrinti, kad reikalingi metaduomenys būtų išsaugomi kartu su dokumentu ir išliktų nepakeisti bei prieinami visą jo saugojimo laiką.
• Dokumento autentiškumas ir patikimumas. Dokumentas turi būti patikimai apsaugotas nuo neleistino jo papildymo, pakeitimo, ištrynimo ar naudojimo. Turi būti naudojamos atitinkamos dokumentų apsaugos ir autentifikavimo priemonės, pavyzdžiui, elektroninis parašas.
• Tinkamas dokumento sisteminimas ir saugojimas. Svarbūs dokumentai privalo būti priskiriami byloms pagal nustatytą dokumentų sisteminimo tvarką. Taip pat dokumentas privalo būti išsaugotas visą nustatytą laikotarpį.
• Dokumentų naikinimo kontrolė. Pasibaigus dokumento saugojimo terminui, jis turi būti sunaikintas ne bet kaip, o pagal nustatytą procedūrą. Kai kurios dokumentų valdymo sistemos gali automatiškai suėjus terminui atlikti su dokumento naikinimu susijusius veiksmus.

Šiuos dokumentų valdymo ir apskaitos reikalavimus nustato Lietuvos vyriausiasis archyvaras. Daugiau informacijos apie elektroninių dokumentų valdymo sistemos reikalavimus Lietuvoje galima rasti svetainėje archyvai.lrv.lt.

Viešajam sektoriui aukščiau išvardinti dokumentų valdymo sistemų reikalavimai yra privalomi, o komercinėms įmonėms – rekomendaciniai. Priežiūrą vykdo Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, reguliariai atlikdama patikrinimus ir kontrolę.

Prarastas dokumentas gali užtraukti administracinę baudą

Kai kuriais atvejais už dokumentų valdymo pažeidimus gali būti taikoma administracinė atsakomybė pagal LR administracinių nusižengimų kodekso 117 straipsnį. Šis straipsnis numato atsakomybę praradus, sugadinus ar ne pagal nustatytą tvarką sunaikinus Nacionaliniam dokumentų fondui priskiriamus dokumentus.

Pavyzdžiui, už NDF dokumento praradimą įmonės buhalteriui, vadovui ar kitam atsakingam asmeniui gali būti skiriama nuo 300 iki 580 eurų bauda. Dokumento sunaikinimas pažeidžiant nustatytą tvarką gali užtraukti iki 850 eurų baudą, o pakartotinis pažeidimas gali atsieiti 1 500 eurų.

Todėl tinkama ir reikalavimus atitinkanti dokumentų valdymo sistema yra svarbi ne tik patogiam kasdieniam darbui. Tai yra visos įmonės apskaitos ašis, užtikrinanti duomenų saugumą.

Kada verta būti itin atidiems?

Praktikoje dokumentų valdymo sistema gali neatitikti reikalavimų dėl netinkamos konfigūracijos, nepakankamo funkcionalumo, klaidų apdorojant metaduomenis. Rizika kyla ir organizacijai keičiant dokumentų valdymo sistemą į kitą ar pereinant nuo rankinio darbo prie elektroninio dokumentų valdymo. Tuomet būtina įsitikinti, kad seni dokumentai bus tinkamai įtraukti į archyvą ir nepasimes ar nebus pakeisti.

Norint įsitikinti, kad įmonės turima dokumentų valdymo sistema atitinka reikalavimus ir gali užtikrinti saugų darbą su dokumentais, verta atlikti praktinį testą ir atsakyti į šiuos klausimus.

• Ar metaduomenys ir dokumentai yra patikimai apsaugoti nuo netinkamo sunaikinimo?
• Ar visi dokumento pakeitimai ir naudotojų veiksmai yra kontroliuojami?
• Ar dokumentai sisteminami į bylas pagal organizacijos nustatytą tvarką?
• Ar nebereikalingų dokumentų naikinimas atliekamas pagal nustatytą procedūrą?

VECTICUM sprendimai savo ruožtu ne tik užtikrina efektyvų dokumentų valdymą, bet ir visiškai atitinka dokumentų valdymo sistemoms taikomus reikalavimus. Tai leidžia diegti atsakingai sukonfigūruotas sistemas, kurios daugelį sudėtingų procesų automatizuoja ir padeda išvengti brangiai kainuojančių klaidų.