Dokumentacijos plano valdymas (Dokumentų medis)
Sistemingai kurkite, tvirtinkite ir valdykite dokumentus pagal aiškų dokumentacijos planą. Viskas vyksta struktūruotai ir skaitmeniniu būdu.
IšbandytiKodėl verta naudotis?
Savarankiškas dokumentų medžio kūrimas
Galimybė lanksčiai valdyti dokumentus pagal savo poreikius, taip sumažinant priklausomybę nuo išorinių paslaugų teikėjų.
Tvirtinimo sekos (workflow) automatizavimas
Užtikrina, kad dokumentai būtų vizuojami ir pasirašomi laiku, mažinant klaidų ir vėlavimų riziką.
Elektroninis pasirašymas
Sumažina popierinio pasirašymo procesų laiką, užtikrinant saugumą ir atitiktį “eiDAS” reikalavimams.
Dokumentų saugojimo taisyklių nustatymas
Padeda organizuoti ilgalaikį dokumentų archyvavimą, užtikrinant jų prieinamumą ir saugumą.
Registro meta duomenų eksportavimas į Excel
Palengvina duomenų analizę ir ataskaitų rengimą, suteikiant daugiau kontrolės ir aiškumo.
Dokumentų medžio integracija į meniu
Leidžia greitai ir patogiai pasiekti dokumentus, pagerinant darbo našumą.
Kaip tai veikia?
- Galimybė kurti:
- Dokumentų medį.
- Dokumentų bylas.
- Registrus.
- Standartinės dokumentų formos:
- Paprastas dokumentas.
- Darbuotojo dokumentas.
- Kontrahento (su klientu susijęs) dokumentas.
- Dokumentų medžio integracija:
- Galimybė įtraukti dokumentų medį į Užsakovo vartotojų meniu.
- Dokumentų tvirtinimo seka (workflow):
- Dokumentai siunčiami vizavimui ir pasirašymui pagal nustatytą tvirtinimo seką.
- Užsakovas gali nustatyti skirtingoms kategorijoms standartinius tvirtinimo sekos dalyvius:
- Vizuoja nurodyti vizuotojai.
- Pasirašo įmonės atstovas, kuris nurodomas dokumento kortelėje rankiniu būdu.
- Galimybė rankiniu būdu pridėti papildomus vizuotojus.
- Elektroninis pasirašymas:
- Dokumentų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu, atitinkančiu “eiDAS” reikalavimus:
- Naujų .pdf dokumentų pasirašymas.
- Gautų .pdf dokumentų parašų nuskaitymas ir papildymas.
- ADOC formato dokumentų parašų nuskaitymas ir papildymas.
- Automatinis pasirašytų sutarčių parašų galiojimo tikrinimas ir atnaujinimas.
- Teisių valdymas ir saugojimo taisyklės:
- Teisių nustatymas ir valdymas bylų lygmenyje.
- Dokumentų saugojimo taisyklių nustatymas bylų lygmenyje.
- Papildomos funkcijos:
- Komentarų įrašymas dokumento formos kortelėje.
- Dokumentų patvirtinimas/pasirašymas per el. paštą, telefoną ar prisijungus prie sistemos.
- Registro meta duomenų eksportavimas į Excel.
Dokumentacijos plano valdymo funkcijos
- Dokumentacijos plano rengimas
- Dokumentacijos plano atvaizdavimas medžio pavidalu
- Funkcijos sukurimas dokumentacijos plane
- Subfunkcijos sukurimas dokumentacijos planu
- Bylos sukurimas dokumentacijos plane
- Galimybė nustatyti bylos saugojimo periodą
- Galimybė uždaryti bylą
- Galimybė sukurti registrą
- Galimybė nustatyti registro galiojimą
- Galimybė uždaryti registrą
- Patikrinimas dėl dokumento registracijos tik į galiojantį registrą
- Galimybė priskirti dokumentą bylai
- Galimybė nustatyti kokio tipo dokumentai bus saugomi byloje
- Galimybė suformuoti naikintų dokumentų ataskaitą
- Galimybė tvirtinti kiekvieno dokumento naikinimą
- Galimybė pažymėti dokumentą archyvuotu
- Galimybė kiekvienai bylai valdyti teises atskirai (kurti/skaityti/keisti/trinti)
Dažnai užduodami klausimai
Ar galiu savarankiškai kurti ir redaguoti įmonės dokumentų struktūrą (medį)?
Taip, sistema suteikia galimybę savarankiškai kurti dokumentų medį, bylas bei registrus. Tai leidžia lanksčiai valdyti dokumentus pagal įmonės poreikius ir mažina priklausomybę nuo išorinių paslaugų teikėjų.
Ar sistema palaiko kvalifikuotą elektroninį parašą ir ADOC formatą?
Taip, dokumentus galima pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu, atitinkančiu “eIDAS” reikalavimus. Sistema palaiko naujų .pdf dokumentų pasirašymą, gautų .pdf dokumentų parašų nuskaitymą bei ADOC formato dokumentų parašų nuskaitymą ir papildymą.
Kaip veikia dokumentų archyvavimas ir saugojimo terminų kontrolė?
Sistema leidžia nustatyti bylos saugojimo periodą, uždaryti bylas bei registrus ir suformuoti naikintų dokumentų ataskaitą. Taip pat yra galimybė tvirtinti dokumentų naikinimą arba pažymėti dokumentus kaip archyvuotus, užtikrinant tvarkingą ilgalaikį saugojimą.
Ar galima automatizuoti dokumentų tvirtinimo procesą?
Taip, sistema leidžia automatizuoti tvirtinimo sekas (workflow), užtikrinant, kad dokumentai būtų vizuojami ir pasirašomi laiku. Užsakovas gali nustatyti standartinius tvirtinimo dalyvius skirtingoms kategorijoms arba rankiniu būdu pridėti papildomus vizuotojus.
Kaip valdomos darbuotojų teisės matyti ar redaguoti dokumentus?
Teisių valdymas yra labai lankstus – jas galima nustatyti ir valdyti bylų lygmenyje. Kiekvienai bylai galima atskirai suteikti teises kurti, skaityti, keisti arba trinti dokumentus, taip užtikrinant duomenų saugumą.
Susisiekite su mumis sistemos demonstracijai
Užpildykite formą ir mes su Jumis susisieksime dėl sistemos pristatymo
Arba susisiekite tiesiogiai: