Darbuotojų duomenų valdymas
Asmenys
Asmenų sąrašas yra pagrindinis sistemoje esančių vartotojų sąrašas. Sąrašas patalpintas: „Personalas“ -> „Kiti asmenys“:
Administracinėje sistemos dalyje asmenų sąrašą galite pasiekti: „Administration“ -> Įmonės sukurtas pavadinimas -> „Persons“
VECTICUM sistemos vartotoją galima sukurti per asmens kortelę (vartotojo formos skirtuke „Prisijungimo informacija“).
Asmens kortelėje yra galimybė sukurti darbuotoją. Tai daroma tada, kai sistemoje norite naudoti HR Core funkcionalumą ir tokį vartotoją traktuoti kaip darbuotoją bei tvarkyti jo asmens informaciją Vecticum platformoje.
Pasitaiko atvejų, kai darbuotojai kuriami ne per „Kiti asmenys“. Kurti darbuotojus per „Kiti asmenys“ patogiau, kai:
- Vecticum sistemoje nėra įdiegtos HR Core funkcijos (tam tikram įmonės atvejui);
- asmuo – vartotojas nėra įmonės, kuriai parengta VECTICUM sistema, darbuotojas. Tai gali būti techninės pagalbos darbuotojas iš VECTICUM arba kito trečiosios šalies asmeninio kontakto;
- yra žinomas sprendimas, kad tokio asmens – vartotojo duomenų neturi tvarkyti HR Core funkcija. Net ir įkėlus į sistemą tokį vartotoją, išlieka pasirinkimas tokio vartotojo nenaudoti niekada arba laikinai, kol toks sprendimas bus pakeistas.
Asmens kortelėje galima rasti tokius laukus, kaip: pareigybės pavadinimas, skyrius, linijos vadovas ir pan. Tai yra supaprastintas darbuotojo kortelės metodas, kur ši informacija išgaunama iš naujausių su darbuotojo darbu susijusių informacijos įrašų.
Asmens kortelės kairėje pusėje nėra nurodytos skiltys (mygtukai), kurios būdingos darbuotojo kortelei, kuriose yra suskirstyta pagal kategorijas – įvairaus pobūdžio su darbuotoju susijusi informacija.
Norint perkelti vartotoją iš asmens į darbuotojo kortelę, spaudžiame „Veiksmai“ asmens kortelėje ir „Pakeisti į darbuotoją“:
Darbuotojai
Darbuotojų sąrašas skirtas darbuotojų duomenims tvarkyti naudojant visas HR funkcijas VECTICUM. Sąrašas patalpintas „Personalas“ -> „Darbuotojai“
Kiekviena darbuotojo kortelė yra padalinta į šiuos skyrelius (mygtukus), esančius kairėje kortelės pusėje:
- Patogi prieiga prie sistemos per išmanųjį telefoną ar kompiuterį, kurią galima naudoti bet kuriuo laiku ir iš bet kurios pasaulio vietos.
- Efektyvus darbuotojų valdymas: sistema leidžia lengvai kurti, tvarkyti ir atnaujinti darbuotojų duomenis, įskaitant asmeninę informaciją, darbo sutarties sąlygas arba pareigų istoriją. Tai padeda išlaikyti tvarkingus įmonės procesus ir efektyviai valdyti darbuotojų duomenis vienoje vietoje.
- Organizacinės struktūros aiškumas: galite kurti ir vizualiai matyti organizacinę struktūrą medžio pavidalu, taip suteikdami aiškų vaizdą apie hierarchiją ir darbo santykius organizacijoje.
- Darbuotojų sąrašo valdymas: sistema leidžia filtruoti, rūšiuoti ir eksportuoti darbuotojų sąrašus pagal įvairius kriterijus.
- Greitas informacijos įvedimas ir peržiūra: galite greitai įvesti naują informaciją arba atnaujinti esamą darbuotojų duomenų bazę, taip pat greitai peržiūrėti svarbius darbuotojų duomenis.
- Dokumentų valdymas: sistema suteikia galimybę saugoti ir tvarkyti papildomus dokumentus, susijusius su darbuotojais.
- Efektyvus darbuotojų judėjimas: galite lengvai valdyti darbuotojų perkėlimą iš vienos dukterinės įmonės į kitą, jei reikia pertvarkyti organizacinę struktūrą ar priskirti darbuotojui kitas pareigas.
Darbuotojų duomenų bazės funkcijos (HR core):
- Darbuotojo kortelės sukūrimas
- Darbuotojo darbinės/asmeninės informacijos talpinimas
- Darbuotojo darbo sutarties sąlygų talpinimas
- Darbuotojo pareigų istorijos peržiūra
- Organizacinės struktūros sukūrimas
- Organizacinės struktūros atvaizdavimas medžio pavidalu
- Organizacinės struktūros filtravimas
- Darbuotojų sąrašo eksportavimas į Excel
- Darbuotojų sąrašo filtravimas
- Darbuotojų sąrašo filtravimas pagal dirbančius ir nedirbančius
- Greitas darbuotojo darbinės informacijos įvedimas/atnaujinimas
- Greita darbuotojų darbinės informacijos peržiūra
- Papildomų dokumentų talpinimas prie darbuotojo kortelės
- Darbuotojo naudų žymėjimas darbuotojo kortelėje
- Darbuotojui išduotų priemonių žymėjimas darbuotojo kortelėje
- Papildomų asmenų kortelės sukūrimas
- Papildomų asmenų kontaktinės informacijos talpinimas
- Papildomų asmenų sąrašo filtravimas
- Galimybė išplėsti asmeninę informaciją papildomais laukais
- Galimybė papildyti darbuotojų sąrašo filtravimą
- Papildomi pjūviai darbuotojų sąrašo atvaizdavimui
- Darbuotojų gimtadienio atvaizdavimo valdymas
- Darbuotojų perkėlimas iš vienos dukterinės įmonės į kitą
Sprendimo licencijos ir įdiegimo kainas rasite čia.
Užsakymas
Jei norite užsakyti šį sprendimą, užpildykite žemiau esančią kontaktų formą: suveskite formoje nurodomus duomenis ir sužymėkite dominančias sritis. Su Jumis susisieks mūsų atstovas ir padės išspręsti visus kilusius klausimus dėl produkto demonstracinės versijos diegimo ir naudojimo.
Šio sprendimo privalumai:
– Aiškus įmonės tvarkų registras vienoje vietoje
– Galiojančio dokumento pasiekiamumas iš bet kur ir bet kada
– Tvarkų versijavimas
– Laiko ir popieriaus taupymas
– Automatizuotas tvarkų patvirtinimo procesas
– Automatizuotas darbuotojų supažindinimo su dokumentu procesas
– Tvarkų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu, atitinkančiu ,,eiDAS“ reikalavimus
– Atsekamumas ir išliekamumas
– Galimybė sukurti automatinį priminimą
– Galimybė darbuotojus sistemoje suskirstyti į ne organizacinės struktūros grupes
– Automatinis tvarkų ir įsakymų priskyrimas pagal sudarytas darbuotojų grupes
– Automatizuotai užtikrintas atitikimas BDAR keliamiems reikalavimams
– Jokių greitaveikos problemų, nepriklausomai nuo duomenų kiekio sistemoje
– Prieinamumas prie sistemos iš mobilaus telefono
Įsakymų ir tvarkų istorija bei atnaujinimai
Šis VECTICUM sprendimas užtikrina informacijos išliekamumą, vienoje vietoje saugo visas tvarkų versijas, leidžia lengvai surasti norimą informaciją, o esant poreikiui analizuoti duomenis.
Skaitmeninis patvirtinimas
Jeigu Jums atsibodo dokumentus vizuoti ranka, galite tradicinį pasirašymo būdą be vargo pakeisi elektroniniu. Pagal Europos Sąjungos elektroninių parašų direktyvą elektroninis parašas yra suprantamas plačiąja prasme ir elektroniniu parašu laikoma, pavyzdžiui, elektroniniame dokumente užrašytas vardas ar pavardė. VECTICUM sistemos funkcionalumas suteikia Jums galimybę įdiegti elektroninio patvirtinimo funkciją. Ši funkcija įmonės viduje pakeičia popierinį parašą.
Darbuotojų supažindinimas su įmonės tvarkomis
VECTICUM funkcionalumas leidžia įmonei turėti skaitmenizuotą procesą, efektyviai užtikrinantį privalomą darbuotojų supažindinimą su įmonės tvarkomis ir kitais norminiais dokumentais. Tai Jums ne tik sutaupys laiko supažindinimo proceso administravimui ir leis analizuoti esamą situaciją, bet ir užtikrins veiksmų skaidrumą bei atsekamumą. Sistema automatiškai praneš apie dokumentų pakeitimus konkrečioms darbuotojų grupėms, kurios turi privalomai su naujais pakeitimais susipažinti ir savo susipažinimą patvirtinti el. būdu. Tai užkerta kelią konfliktams, jei vėliau darbuotojas pareiškia, kad niekada nežinojo apie tam tikrą tvarką arba nurodymą.
Kvalifikuotas elektroninis parašas
VECTICUM sistema bendradarbiaudama su ,,Dokobit“, suteikia galimybę Tvarką ar Įsakymą pasirašyti saugiu kvalifikuotu elektroniniu parašu, kuris atitinka ,,eiDAS“ keliamus reikalavimus. Elektroniniis parašas nėra nupiešta parašo imitacija ant dokumento. Kvalifikuoto elektroninio parašo teisinė galia yra tokia pat, kaip ir ranka pasirašyto parašo, visi el. parašai sukuriami, naudojant saugias el. tapatybės priemones, ir atitinka griežčiausius reikalavimus pagal ES „eIDAS“ reglamentą. Reikalavimai kvalifikuotam elektroniniam parašui yra vienodi visose ES šalyse. Reikalavimų kvalifikuotam elektroniniam parašui tenkinimą prižiūri ir garantuoja valstybė.
Darbuotojų grupės
Kiekvienai tvarkai ar įsakymui, kurių turi laikytis atskiri darbuotojai, galite priskirti skirtingas darbuotojų pareigybes, o sistemoje visas įmonės pareigybes galite sugrupuoti į jums reikalingas grupes, nepriklausomai nuo pareigybės užimamos vietos organizacinėje struktūroje. Tokiu būdu darbuotojas visada automatiškai gaus ir matys visas tvarkas, įsakymus ar kitus norminius dokumentus, kurie yra priskirti pagal jo atliekamą darbą įmonėje. VECTICUM informuoja darbuotojus apie tvarkų ir įsakymų pakeitimus ne tik pačioje sistemoje, bet ir gali automatiškai išsiuntinėti pranešimus į darbuotojų el. paštą ar jų telefoną.
Užsakymas
Jei norite užsakyti šį sprendimą, užpildykite žemiau esančią kontaktų formą: suveskite formoje nurodomus duomenis ir sužymėkite dominančias sritis. Su Jumis susisieks mūsų atstovas ir padės išspręsti visus kilusius klausimus dėl produkto demonstracinės versijos diegimo ir naudojimo.
HR iššūkiai: veiksmingas darbuotojų duomenų valdymas
Žmogiškųjų išteklių, dar vadinamų hr core, valdymas – išties svarbi užduotis bet kokiai organizacijai. Ji apima ne tik įvairias hr užduotis, bendravimą su komandos nariais, skundų, pagyrimų teikimą, bet ir informacijos apie darbuotojus rinkimą. Darbuotojo duomenys turi būti informatyvūs ir patikimai apsaugoti, kad disponuojant jais, nenukentėtų Jūsų komanda.
Kuo ypatingas darbuotojų duomenų bazių valdymas?
Darbuotojų duomenų valdymas – tai su organizacijos darbuotojais susijusios informacijos rinkimo, tvarkymo, saugojimo ir priežiūros procesas. Šie duomenys paprastai apima asmeninę informaciją, darbo istoriją, veiklos įrašus, informaciją apie mokymą ir tobulėjimą, kompensacijas ir išmokas bei kitą svarbią informaciją.
Darbuotojo duomenys turi būti renkami ir kruopščiai saugomi dėl kelių esminių priežasčių. Pirma, tai padeda organizacijoms efektyviai valdyti savo darbo jėgą. Turėdamos tikslius ir naujausius darbuotojų duomenis, organizacijos gali priimti pagrįstus sprendimus dėl įdarbinimo, veiklos vertinimo, paaukštinimo ir įpėdinio planavimo. Tai leidžia jiems nustatyti geriausius atlikėjus, atpažinti įgūdžių trūkumus ir veiksmingai paskirstyti išteklius.
Antra, darbuotojų duomenų tvarkymas užtikrina įstatymų ir norminių reikalavimų laikymąsi ir sklandesnę hr veiklą. Lietuvoje, kaip ir daugelyje kitų šalių, galioja griežti darbuotojų duomenų rinkimo ir saugojimo įstatymai, tokie kaip Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas (BDAR) Europos Sąjungoje. Organizacijos turi užtikrinti, kad jos tvarkytų darbuotojų duomenis saugiai ir konfidencialiai, apsaugodamos jautrią informaciją nuo neteisėtos prieigos ar netinkamo naudojimo.
Taip pat svarbu atsižvelgti, kad darbuotojų duomenų valdymas palaiko strateginį darbo jėgos planavimą. Analizuodamos darbuotojų duomenis, organizacijos gali nustatyti tendencijas, modelius ir tobulinimo sritis. Jie gali įvertinti savo mokymo programų efektyvumą, nustatyti didelės kaitos sritis ir priimti duomenimis pagrįstus sprendimus, kad padidintų darbuotojų įsitraukimą ir išlaikymą.
Be to, darbuotojų duomenų valdymas palengvina efektyvų bendravimą ir bendradarbiavimą organizacijoje. Turėdami centralizuotą darbuotojų informacijos duomenų bazę, vadovai ir personalo specialistai gali greitai pasiekti atitinkamus duomenis, todėl lengviau spręsti darbuotojų rūpesčius, laiku pateikti grįžtamąjį ryšį ir palengvinti karjeros plėtros diskusijas.
Galiausiai, darbuotojų duomenų valdymas atlieka itin svarbų vaidmenį užtikrinant komandos saugumą ištikus nelaimei. Avarinėse situacijose, darbuotojui susirgus ar susižeidus, turint tikslius komandos duomenis, organizacija gali greitai surasti savo darbuotojus ir su jais susisiekti, užtikrinant jų gerovę.
Darbuotojų duomenų bazių valdymas gali būti sudėtinga užduotis, kurią verta patikėti išmaniai „Vecticum“ sistemai. Kreipkitės į mūsų komandą ir išbandykite jau šiandien.
Hr core išmanus duomenų valdymas: privalumai
- Prieinamumas: internetinė darbuotojų duomenų valdymo sistema leidžia įgaliotiems darbuotojams bet kada ir bet kur pasiekti darbuotojų informaciją, todėl tai patogu dirbti nuotoliniu būdu arba įvairiose vietose veikiančioms organizacijoms.
- Atnaujinimai realiuoju laiku: galite nedelsiant atnaujinti darbuotojų duomenis, užtikrinant, kad informacija visada būtų naujausia ir tiksli.
- Viskas vienoje vietoje: darbuotojų duomenys yra saugūs, prieinami vienoje vietoje. Tai sumažina fizinių dokumentų ir kelių duomenų šaltinių poreikį, todėl praktiškai nelieka duomenų praradimo arba dubliavimosi rizikos.
- Patobulintas saugumas: „Vecticum“ siūlo patikimas saugos priemones, kad galėtumėte apsaugoti jautrią darbuotojų informaciją nuo neteisėtos prieigos ar pažeidimų.
- Paprasti procesai: sistema automatizuoja įvairius žmogiškųjų išteklių procesus, tokius kaip įdarbinimas, atostogų valdymas ir veiklos įvertinimas, sumažindamos administracinę naštą ir padidindamos efektyvumą.
- Duomenų analizė: gausite visus įrankius, skirtus analizuoti darbuotojų duomenis. Tai padės Jūsų organizacijai gauti įžvalgų apie darbo jėgos tendencijas, nustatyti tobulinimo sritis ir priimti svarbius sprendimus dėl komandos gerovės.
- Sistema, kuri auga kartu su Jumis: siūlome įrankį, kuris gali lengvai prisitaikyti prie organizacijos augimo: neribota duomenų saugykla ir visos svarbiausios funkcijos tiek mažam, tiek dideliam verslui.