Kaip Kėdainių rajono vartotojų kooperatyvas centralizavo personalo ir dokumentų valdymą su VECTICUM

Trumpas pristatymas apie įmonę

Kėdainių rajono vartotojų kooperatyvas – ilgametę veiklos patirtį turinti organizacija, vykdanti mažmeninę prekybą Kėdainių mieste ir rajone. Kooperatyvui priklauso AIBĖ tinklo parduotuvės, taip pat administruojamos prekyvietės, turgavietės ir nuomojamos patalpos.

Mūsų organizacijoje dirba daugiau kaip šimtas darbuotojų, todėl kasdien tenka valdyti nemažai personalo, dokumentų, darbo laiko apskaitos, finansinių dokumentų ir vidinės komunikacijos procesų. Siekiame, kad jie būtų aiškūs, nuoseklūs, tarpusavyje susieti ir kuo labiau skaitmenizuoti.

---

Su kokiais iššūkiais susidūrėme prieš pradėdami naudotis VECTICUM?

Prieš pradėdami naudotis VECTICUM, dalis procesų buvo vykdoma skirtingais būdais: dokumentai buvo siunčiami elektroniniu paštu, pildomi popieriuje arba saugomi atskiruose failuose. Dėl to informacija būdavo išskaidyta, jos paieška užtrukdavo, o dokumentų derinimo ir pasirašymo eigą ne visada buvo lengva stebėti.

Kadangi turime daug skirtinguose padaliniuose dirbančių darbuotojų, nemažu iššūkiu tapdavo darbo grafikų, atostogų, pavadavimų, darbo sutarčių ir kitų personalo procesų administravimas. Taip pat dalį informacijos tekdavo pakartotinai suvesti į skirtingas sistemas, todėl didėjo rankinio darbo apimtis ir klaidų tikimybė.

Finansinių dokumentų srityje taip pat siekėme atsisakyti popierinių sąskaitų judėjimo, pagreitinti jų registravimą, derinimą ir perdavimą apskaitai.

---

Kam naudojame VECTICUM sprendimus?

VECTICUM sistemoje administruojame:

• darbuotojų personalo apskaitą;
• darbo grafikus ir darbo laiko apskaitos procesus;
• atostogų ir kitus darbuotojų prašymus;
• pavadavimus;
• darbo sutartis ir jų pakeitimus;
• personalo įsakymus;
• siunčiamus ir gaunamus dokumentus;
• sutartis, raštus ir įgaliojimus;
• dokumentų derinimo ir pasirašymo procesus;
• gaunamų sąskaitų skaitmenizavimą, registravimą ir derinimą.

Personalo apskaita yra sujungta su darbo užmokesčio skaičiavimo sistema. Tai leidžia aktualius darbuotojų duomenis perduoti atlyginimų apskaitai ir sumažina poreikį tą pačią informaciją kelis kartus suvesti rankiniu būdu.

Taip pat įsidiegėme sąskaitų skaitmenizavimo sprendimą. Gautos sąskaitos registruojamos sistemoje, perduodamos atsakingiems darbuotojams derinti ir tvirtinti, o jų judėjimą galima stebėti vienoje vietoje.

Sistemą palaipsniui pritaikome vis naujiems procesams, atsižvelgdami į organizacijos ir skirtingų padalinių poreikius.

---

Kokius pokyčius pastebėjome ir kokią naudą gavome?

Pradėjus naudotis VECTICUM, informacija tapo labiau centralizuota ir lengviau pasiekiama. Dokumentų nebereikia ieškoti skirtinguose elektroniniuose laiškuose, aplankuose ar popierinėse bylose – juos galima rasti vienoje sistemoje.

Tapo aiškesnė dokumentų derinimo eiga: matome, kam dokumentas pateiktas, kokiame etape jis yra ir kas jį turi patvirtinti. Tai padeda greičiau atlikti užduotis ir sumažina riziką, kad dokumentas liks nepastebėtas.

Personalo apskaitos sujungimas su darbo užmokesčio skaičiavimo sistema sumažino informacijos dubliavimą ir rankinio duomenų suvedimo poreikį. Aktualūs darbuotojų duomenys perduodami nuosekliau, todėl personalo ir darbo užmokesčio apskaitos procesai tapo labiau susieti.

Sąskaitų skaitmenizavimas leido sumažinti popierinių dokumentų kiekį, pagreitino sąskaitų registravimą ir derinimą. Dabar lengviau matyti, kas atsakingas už konkrečios sąskaitos patvirtinimą, kokiame etape ji yra ir kada buvo perduota apskaitai.

Naudojant sistemą:

• pagreitėjo dokumentų ir informacijos paieška;
• atsirado daugiau nuoseklumo ir skaidrumo;
• sumažėjo popierinių dokumentų ir rankinio darbo;
• sumažėjo pakartotinio duomenų suvedimo poreikis;
• personalo apskaita buvo susieta su darbo užmokesčio skaičiavimo sistema;
• pagreitėjo sąskaitų registravimas, derinimas ir perdavimas apskaitai;
• tapo paprasčiau kontroliuoti dokumentų ir sąskaitų derinimo eigą;
• sumažėjo informacijos dubliavimo ir klaidų tikimybė;
• darbuotojams ir vadovams tapo patogiau pateikti bei tvirtinti prašymus;
• personalo, finansų ir administravimo procesai tapo labiau standartizuoti.

Nors dalį funkcijų ir procesų dar tobuliname bei pritaikome savo organizacijos poreikiams, jau dabar matome aiškią naudą – kasdieniai administraciniai darbai atliekami greičiau, o informacija valdoma tvarkingiau, skaidriau ir patikimiau.

---

Irma Banevičienė, Kėdainių rajono vartotojų kooperatyvo personalo vadovė, atsiliepimas