Kaip IKI supaprastino sąskaitų tvirtinimą ir pagreitino procesus su VECTICUM
Apie IKI
IKI – vienas didžiausių mažmeninės prekybos tinklų Lietuvoje, veikiantis nuo 1992 m. ir turintis virš 245 parduotuvių visoje šalyje. Įmonėje dirba apie 5,5 tūkst. darbuotojų, o IKI nuosekliai investuoja į inovacijas ir pirkėjų patirties gerinimą – nuo autonominių parduotuvių iki naujų apsipirkimo sprendimų. Tvarumas taip pat yra viena iš kertinių veiklos krypčių – daugiau kaip 92% IKI parduotuvių yra energetiškai efektyvios.
Tokios apimties organizacijoje kasdien vyksta dideli vidinių procesų ir dokumentų srautai, todėl skaitmenizavimas ir procesų automatizavimas tampa būtinybe, siekiant užtikrinti greitą, kontroliuojamą ir atsekamą darbą.
Iššūkiai prieš pradedant naudotis VECTICUM
Prieš diegiant VECTICUM, IKI susidūrė su pagrindiniu iššūkiu – sudėtinga ir nepatogi sąskaitų tvirtinimo seka, kuri lėtino procesą ir kėlė papildomą administracinę naštą. Kai tvirtinimo grandinė turi daug žingsnių, skirtingų atsakingų asmenų ir išimčių, atsiranda rizikos:
- vėlavimai
- neaiškus statusas
- sunkiau užtikrinti kontrolę ir atsekamumą
VECTICUM sprendimų pritaikymas ir gauta nauda
Įdiegus VECTICUM sąskaitų valdymo sprendimą, IKI tvirtinimo procesas buvo supaprastintas ir standartizuotas: aiškiai apibrėžtos taisyklės, atsakomybės ir tvirtinimo eiga, kad sąskaitos judėtų sklandžiai – be nereikalingų rankinių veiksmų.
VECTICUM padėjo užtikrinti šiuos pokyčius:
- Aiški tvirtinimo eiga: vienoje vietoje matomas sąskaitos statusas ir kas yra kitas žingsnis.
- Mažiau rankinio darbo: sumažėjo „rankinių" derinimų, persiuntimų ir papildomų patikslinimų.
- Atsekamumas ir kontrolė: istorija, komentarai ir sprendimai išlieka sistemoje – patogu auditui ir vidinei kontrolei.
- Procesų tvarka: tvirtinimas vyksta pagal apibrėžtas taisykles, su aiškiais terminais ir atsakomybėmis.
Ilonos Pečiulaitienės, vyr. buhalterės, IKI Lietuva, UAB, atsiliepimas
VECTICUM padėjo mums sutvarkyti sąskaitų tvirtinimo procesą: sumažėjo rankinio darbo, atsirado aiški kontrolė ir atsekamumas, o pati eiga tapo gerokai paprastesnė bei sklandesnė.
Rezultatai
- Tvirtinimo procesas tapo aiškesnis ir greitesnis – sumažėjo rankinio darbo ir nereikalingų derinimų.
- Pagerėjo kontrolė ir atsekamumas – visa veiksmų istorija išlieka sistemoje, patogu auditui ir vidinei kontrolei.
- Standartizuoti procesai – tvirtinimas vyksta pagal nustatytas taisykles, su aiškiais terminais ir atsakomybėmis.