Kaip FREDA automatizavo dokumentų valdymą ir paspartino procesus 5 kartus
Apie FREDA
FREDA yra tarp lyderiaujančių baldų gamybos įmonių dažytų baldų segmente ne tik Lietuvoje, bet ir pasaulyje. Įmonė gamina korpusinius baldus iš medienos drožlių plokštės, MDF plokštės, lengvos konstrukcijos korinio skydo bei kombinuotus didžiausiam Švedijos koncernui. Pagrindinė produkcijos dalis – gyvenamojo kambario, prieškambario ir biuro baldai. Didžiąją dalį sudaro komodos, batų dėžės, spintelės, lentynos ir t. t. Baldai gaminami dažant pigmentiniais dažais arba dengiant dekoruotu popieriumi. Produkcija eksportuojama į 50 pasaulio šalių. Visi įmonėje eksploatuojami įrenginiai yra pagaminti žymiausių ir inovatyvių Vakarų Europos įrenginių gamintojų. Tvarumas, inovatyvumas ir efektyvumas – tai pagrindiniai aspektai renkantis technologinę įrangą. Įmonėje įdiegta gamybos valdymo sistema, leidžianti gamybos procesą stebėti ir kontroliuoti realiu laiku.
Įdiegusi VECTICUM sprendimus, FREDA pasiekė reikšmingų pokyčių dokumentų valdymo procesuose, užtikrindama sklandesnį ir efektyvesnį darbą.
Iššūkiai prieš įsidiegiant VECTICUM
Prieš diegiant Vecticum sprendimus, mūsų įmonė susidūrė su reikšmingais procesų neefektyvumo iššūkiais. Kasdien apdorojant vidutiniškai apie 300 dokumentų, didelę dalį darbo sudarė rankinis popierinių sąskaitų suvedimas į apskaitos programą. Popieriniai dokumentai turėjo būti fiziškai archyvuojami, dėliojami pagal datas ir segami į segtuvus. Šis procesas reikalavo papildomų žmogiškųjų resursų ir didino žmogiškųjų klaidų tikimybę. Taip pat susidurdavome su sudėtingu ir ilgu dokumentų paieškos procesu audito metu, nes dokumentų suradimas priklausė nuo jų fizinio saugojimo vietos ir sistemos.
Skaistės Grėbliauskės, FREDA finansų direktorės, atsiliepimas
Šis sprendimas ženkliai pagerino mūsų įmonės dokumentų valdymo procesus. Sistema veikia patikimai ir yra lengvai pritaikoma augantiems poreikiams. Bendradarbiavimas su Vecticum komanda leidžia efektyviai diegti naujus funkcionalumus ir užtikrinti, kad dokumentų apdorojimas vyktų sklandžiai.
VECTICUM sprendimų pritaikymas ir gauta nauda
Vecticum sprendimus naudojame automatizuotam dokumentų valdymui visame jų procese. Sistema automatiškai skenuoja, archyvuoja ir perkelia dokumentus į apskaitos programą, kur atsakingas darbuotojas gali juos patvirtinti. Vecticum naudojame siekdami užtikrinti efektyvų ir skaitmeninį apskaitos dokumentų apdorojimą, jų saugojimą, struktūravimą ir greitą prieigą tiek kasdieniuose procesuose, tiek audito ar kontrolės metu.
Įsidiegus Vecticum sistemą, įmonėje įvyko reikšmingi procesų efektyvinimo pokyčiai:
- Nebereikia naudoti popierinių dokumentų – sumažėjo tiek fizinių išteklių, tiek su archyvavimu susijusių kaštų.
- Dokumentų nebereikia fiziškai segti, archyvuoti ar dėlioti pagal datas – visa informacija tvarkoma automatiškai.
- Sumažėjo žmogiškųjų klaidų rizika – sistema automatiškai atpažįsta ir perkelia dokumentų duomenis.
- Audito ir patikrinimų metu dokumentai randami daug greičiau – visa reikalinga informacija pasiekiama skaitmeniniu būdu, pagal raktažodžius ir filtrus.
- Padidėjo apdorojamų dokumentų kiekis – automatizavimas leido darbuotojams sutelkti dėmesį į kontrolės ir analizės funkcijas, o ne į mechaninį suvedimą.
- Pagerėjo procesų skaidrumas ir dokumentų atsekamumas – visame jų apdorojimo procese.
Papildomi rezultatai:
- Ženkliai sutrumpėjo sąskaitų faktūrų apdorojimo laikas – sąskaitų apdorojimas paspartėjo daugiau nei 5 kartus, o tai tiesiogiai padidino darbuotojų darbo efektyvumą ir sumažino administracinį krūvį.
- Pagerėjo prieiga prie sąskaitų ir darbo greitis – centralizuota ir greita prieiga prie sąskaitų faktūrų supaprastino kasdienius procesus, suteikė darbuotojams daugiau aiškumo ir greičio atliekant operacinius veiksmus.
- Sutarčių modulis užtikrino vieningą visų įmonės sutarčių valdymą – visos įmonės sutartys tapo valdomos vienoje sistemoje, ženkliai pagerėjo jų administravimas, prieinamumas ir kontrolė. Nebeliko pamestų ar nerandamų sutarčių, sustiprintas dokumentų valdymo patikimumas.
- Skaidresnis ir aiškesnis projektų finansinis valdymas – projektų sąnaudų, biudžetų ir finansinių srautų stebėsena tapo žymiai paprastesnė ir skaidresnė, užtikrinant tikslesnį ir efektyvesnį sprendimų priėmimą.
- Tvaresnis ir kontroliuojamas sąskaitų tvirtinimo procesas – skaitmenizuotas tvirtinimo procesas suteikė galimybę nuosekliai valdyti apskaitą, sumažino klaidų riziką ir pagerino finansinių srautų kontrolę.
- Skaitmenizuotas ir automatizuotas kasdienis darbas – darbas su „Vecticum” sistema iš esmės panaikino popierinius, pasikartojančius ir daug laiko reikalaujančius procesus, suteikdamas daugiau vertės kuriančio laiko ir padidinant bendrą organizacijos produktyvumą.