Kelionės lapų valdymas
1. Transporto priemonių registracija ir kuro duomenys
Kelionės lapų valdymas prasideda nuo transporto priemonių parko registravimo sistemoje. Kiekvienam automobiliui priskiriami atsakingi asmenys, nustatomi panaudos tipai, kuro normos bei kiti svarbūs parametrai.
2. Kelionės lapų automatinis sukūrimas
Sistema automatiškai sugeneruoja mėnesio kelionės lapo formą kiekvienai transporto priemonei taip, kad vartotojui belieka tik suvesti maršrutus ir nuvažiuotą atstumą.
3. Maršrutų ir kuro pildymo duomenų registravimas
Vairuotojai pildo kelionės lapus, įvesdami kasdienes keliones. Sistema leidžia:
- Įvesti kelionių duomenis su savaitgalių ir švenčių žymomis.
- Automatiškai importuoti kuro papildymo duomenis iš Excel failų arba suvesti juos rankiniu būdu.
4. Automatiniai patikrinimai ir klaidų prevencija
Sistema vykdo įvairius patikrinimus, kurie užtikrina duomenų tikslumą. Taip sistema padeda vartotojui tinkamai užpildyti kelionės lapą, o apskaitai reikia mažiau laiko skirti tikrinimui ir duomenų patikslinimui:
- Jei mėnesio rida viršija normatyvą, vartotojas turi pateikti komentarą.
- Privaloma įkelti odometro parodymų nuotrauką mėnesio pabaigoje.
- Sistema tikrina, ar galutinė rida atitinka pradinę ridą + visų kelionių sumą.
- Skaičiuojamas kuro balansas – jei kuro likutis tampa neigiamas, sistema informuoja vartotoją ir neleidžia tvirtinti ataskaitos.
5. Tvirtinimo procesas
Kelionės lapai tvirtinami nustatyta seka, kuri gali būti pritaikyta pagal įmonės poreikius:
- Vairuotojas (kelionės lapo autorius)
- Tiesioginis vadovas
- Paskirtas buhalteris
- Eksportavimas į ERP sistemą.
6. Automatinis eksportas į ERP sistemą
Patvirtinti kelionės lapai kartu su visais kuro papildymų duomenimis automatiškai eksportuojami į ERP sistemą. Tai užtikrina sklandų duomenų perdavimą ir palengvina buhalterinius procesus.
7. Priminimai ir ataskaitos
Sistemoje įdiegti priminimai, kurie informuoja vairuotojus apie būtinybę pateikti kelionės lapus iki numatyto termino. Patvirtintai kelionės lapo ataskaitai yra formuojamas dokumentas, kuris gali būti pasirašytas vidinėmis sistemos priemonėmis (nekvalifikuotas elektroninis parašas).
8. Archyvavimas ir duomenų saugojimas
Visi kelionės lapai saugomi sistemoje, leidžiant lengvai pasiekti istorinius duomenis, vykdyti duomenų analizę, perkelti duomenys į analitinius įrankius.
- Transporto parko registras, kartu su atsakingais asmenimis, automobilio panaudos tipais, kuro suvartojimo normomis ir kt.
- Kuro papildymų importavimas iš Excel ataskaitos.
- Galimybė mėnesio eigoje darbuotojui teikti kuro sąskaitas savarankiškai bei perduoti ją avansinei apyskaitai.
- Priminimai darbuotojams, kad turi pateikti kelionės lapų ataskaitą mėnesio pabaigoje.
- Automatinis kuro likučių, odometro parodymų, suvartoto kuro skaičiavimas pagal užpildytus maršrutus.
- Automatiniai patikrinimai, pagalba pildant kuro lapus ir sumažinant klaidas.
- Kelionės lapo tvirtinimas pagal įvairias tvirtinimo sekas.
- Kelionės lapų archyvas.
- Kelionės lapo spausdintinė ataskaita.
- Efektyvus transporto priemonių valdymas – visi duomenys apie įmonės transportą yra centralizuoti, įskaitant atsakingus asmenis, panaudos tipus ir kuro normas.
- Automatizuotas kuro duomenų importas – sumažėja rankinio darbo, nes kuro papildymų duomenys lengvai importuojami iš Excel ataskaitų.
- Sistemingi priminimai – automatizuoti pranešimai užtikrina, kad kelionės lapų ataskaitos būtų pateiktos laiku, mažinant vėlavimus ir duomenų trūkumą.
- Automatiniai skaičiavimai – sistema pati apskaičiuoja kuro likučius, odometro parodymus ir sunaudotą kurą, taip sumažindama rankinių skaičiavimų poreikį.
- Mažiau klaidų – automatiniai patikrinimai padeda išvengti netikslumų ir palengvina kelionės lapų pildymą.
- Lankstus tvirtinimo procesas – galimybė naudoti skirtingas tvirtinimo sekas leidžia lengvai pritaikyti sistemą prie įmonės vidinių procesų.
- Patogios ataskaitos – galimybė spausdinti kelionės lapus leidžia lengvai dalintis informacija ir naudoti ją apskaitoje ar vidaus kontrolėje.
Norėdami sužinoti daugiau apie kelionės lapų valdymo modulį bei jo kainą užpildykite šią žemiau esančią formą.
Užsakymas
Jei norite užsakyti šį sprendimą, užpildykite žemiau esančią kontaktų formą: suveskite formoje nurodomus duomenis ir sužymėkite dominančias sritis. Su Jumis susisieks mūsų atstovas ir padės išspręsti visus kilusius klausimus dėl produkto demonstracinės versijos diegimo ir naudojimo.