Kelionės lapų valdymas
Lengvai valdykite keliones, kurą ir ataskaitas – VECTICUM sprendimas padeda išvengti klaidų, laikytis terminų ir efektyviau organizuoti transporto apskaitą.
IšbandytiKodėl verta naudotis?
Efektyvus transporto priemonių valdymas
Visi duomenys apie įmonės transportą yra centralizuoti, įskaitant atsakingus asmenis, panaudos tipus ir kuro normas.
Automatizuotas kuro duomenų importas
Sumažėja rankinio darbo, nes kuro papildymų duomenys lengvai importuojami iš Excel ataskaitų.
Sistemingi priminimai
Automatizuoti pranešimai užtikrina, kad kelionės lapų ataskaitos būtų pateiktos laiku, mažinant vėlavimus ir duomenų trūkumą.
Automatiniai skaičiavimai
Sistema pati apskaičiuoja kuro likučius, odometro parodymus ir sunaudotą kurą, taip sumažindama rankinių skaičiavimų poreikį.
Lankstus tvirtinimo procesas
Galimybė naudoti skirtingas tvirtinimo sekas leidžia lengvai pritaikyti sistemą prie įmonės vidinių procesų.
Patogios ataskaitos
Galimybė spausdinti kelionės lapus leidžia lengvai dalintis informacija ir naudoti ją apskaitoje ar vidaus kontrolėje.
Kaip tai veikia?
Transporto priemonių registracija ir kuro duomenys
Kelionės lapų valdymas prasideda nuo transporto priemonių parko registravimo sistemoje. Kiekvienam automobiliui priskiriami atsakingi asmenys, nustatomi panaudos tipai, kuro normos bei kiti svarbūs parametrai.
Kelionės lapų automatinis sukūrimas
Sistema automatiškai sugeneruoja mėnesio kelionės lapo formą kiekvienai transporto priemonei taip, kad vartotojui belieka tik suvesti maršrutus ir nuvažiuotą atstumą.
Maršrutų ir kuro pildymo duomenų registravimas
Vairuotojai pildo kelionės lapus, įvesdami kasdienes keliones. Sistema leidžia:
- Įvesti kelionių duomenis su savaitgalių ir švenčių žymomis.
- Automatiškai importuoti kuro papildymo duomenis iš Excel failų arba suvesti juos rankiniu būdu.
Automatiniai patikrinimai ir klaidų prevencija
Sistema vykdo įvairius patikrinimus, kurie užtikrina duomenų tikslumą. Taip sistema padeda vartotojui tinkamai užpildyti kelionės lapą, o apskaitai reikia mažiau laiko skirti tikrinimui ir duomenų patikslinimui:
- Jei mėnesio rida viršija normatyvą, vartotojas turi pateikti komentarą.
- Privaloma įkelti odometro parodymų nuotrauką mėnesio pabaigoje.
- Sistema tikrina, ar galutinė rida atitinka pradinę ridą + visų kelionių sumą.
- Skaičiuojamas kuro balansas – jei kuro likutis tampa neigiamas, sistema informuoja vartotoją ir neleidžia tvirtinti ataskaitos.
Tvirtinimo procesas
Kelionės lapai tvirtinami nustatyta seka, kuri gali būti pritaikyta pagal įmonės poreikius:
- Vairuotojas (kelionės lapo autorius)
- Tiesioginis vadovas
- Paskirtas buhalteris
- Eksportavimas į ERP sistemą.
Automatinis eksportas į ERP sistemą
Patvirtinti kelionės lapai kartu su visais kuro papildymų duomenimis automatiškai eksportuojami į ERP sistemą. Tai užtikrina sklandų duomenų perdavimą ir palengvina buhalterinius procesus.
Priminimai ir ataskaitos
Sistemoje įdiegti priminimai, kurie informuoja vairuotojus apie būtinybę pateikti kelionės lapus iki numatyto termino. Patvirtintai kelionės lapo ataskaitai yra formuojamas dokumentas, kuris gali būti pasirašytas vidinėmis sistemos priemonėmis (nekvalifikuotas elektroninis parašas).
Archyvavimas ir duomenų saugojimas
Visi kelionės lapai saugomi sistemoje, leidžiant lengvai pasiekti istorinius duomenis, vykdyti duomenų analizę, perkelti duomenys į analitinius įrankius.
Kelionės lapų valdymo funkcijos
- Transporto parko registras, kartu su atsakingais asmenimis, automobilio panaudos tipais, kuro suvartojimo normomis ir kt.
- Kuro papildymų importavimas iš Excel ataskaitos.
- Galimybė mėnesio eigoje darbuotojui teikti kuro sąskaitas savarankiškai bei perduoti ją avansinei apyskaitai.
- Priminimai darbuotojams, kad turi pateikti kelionės lapų ataskaitą mėnesio pabaigoje.
- Automatinis kuro likučių, odometro parodymų, suvartoto kuro skaičiavimas pagal užpildytus maršrutus.
- Automatiniai patikrinimai, pagalba pildant kuro lapus ir sumažinant klaidas.
- Kelionės lapo tvirtinimas pagal įvairias tvirtinimo sekas.
- Kelionės lapų archyvas.
- Kelionės lapo spausdintinė ataskaita.
Dažnai užduodami klausimai
Kaip sistema skaičiuoja kuro sąnaudas ir likučius?
Sistema automatiškai atlieka skaičiavimus pagal įvestus maršrutus, nuvažiuotą atstumą ir nustatytas kuro normas. Ji apskaičiuoja kuro likučius, odometro parodymus ir sunaudotą kurą, taip pat tikrina kuro balansą (ar jis nėra neigiamas), taip sumažindama klaidų riziką.
Ar galima importuoti kuro pildymo duomenis iš degalinių ataskaitų?
Taip, sistema leidžia automatiškai importuoti kuro papildymo duomenis iš “Excel” failų (degalinių ataskaitų). Tai žymiai pagreitina procesą ir galima atsisakyti suvedinėti kiekvieną kuro pylimą rankiniu būdu.
Kaip generuojami kelionės lapai?
Mėnesio pabaigoje sistema automatiškai sugeneruoja kelionės lapo formą kiekvienai transporto priemonei. Vartotojui belieka tik pasitikrinti ir, jei reikia, papildyti maršrutus bei nuvažiuotą atstumą.
Ar sistema primena vairuotojams pateikti ataskaitas?
Taip, sistema automatiškai primena vairuotojams pateikti kuro sąnaudas. Tai padeda užtikrinti, kad ataskaitos buhalteriją pasiektų laiku.
Ar kelionės lapų duomenys perduodami į buhalterinę programą?
Taip, patvirtinti kelionės lapai kartu su visais kuro nurašymo duomenimis yra automatiškai eksportuojami į įmonės ERP (verslo valdymo) ar buhalterinės apskaitos sistemą, išvengiant dvigubo duomenų suvedimo.
Susisiekite su mumis sistemos demonstracijai
Užpildykite formą ir mes su Jumis susisieksime dėl sistemos pristatymo
Arba susisiekite tiesiogiai: