Pirkimo proceso valdymas
Pirkimų valdymo įrankis leidžiantis visą įmonės pirkimo procesą – nuo pirkimo paraiškos iki sutarties sudarymo ir sąskaitų gavimo – perkelti į elektroninę erdvę.
Kaip tai veikia?
- Pirkimų valdymas Vecticum skaitmenizacijos platformoje apima:
- Pirkimų paraiškos pateikimas
- Pirkimų paraiškos tvirtinimas
- Pirkimo konkurso / apklausos sąlygų patvirtinimas
- Tiekėjų ir pasiūlymų informacijos rinkimas
- Laimėtojo patvirtinimas
- Sutarties su laimėtoju sudarymas
- Gaunamų sąskaitų kontrolė
Pirkimo poreikis – pirkimo paraiškos suformavimas
Pirkimo paraiška tai dokumentas, kurį pirkimo pareiškėjas pateikia pirkimų skyriui norėdamas inicijuoti pirkimą. Neturint jokios dokumentų valdymo sistemos įprastai tai atliekama el. paštu, arba popieriniu formatu.
Skaitmeninės paraiškos pateikimas – tai efektyvesnis poreikio pateikimas pirkimų skyriui. Pareiškėjui tereikia užpildyti iš anksto suderintą standartizuotą formą, pridėti dokumentus ir pateikti paraišką, kurios pagrindu bus suformuotas konkursas ar kainų apklausa. Paraiškos pateikėjas gali matyti paraiškos vykdymo būseną, prireikus komunikuoti su pirkimo vykdytoju. Visa istorija sistemoje yra registruojama ir yra lengvai atsekama, o pirkimo procesas tampa labiau struktūrizuotas.
Pirkimo paraiškos tvirtinimas
Kai pareiškėjas suformuoja pirkimų paraišką pirkimų skyriui, tai pagal sutartas taisykles ji automatiškai nueina įmonės vadovų patvirtinimui.
Elektroninis pirkimo paraiškų patvirtinimas gali būti organizuojamas pagal įvairias logikas.
Pavyzdžiui:
- Pagal tiesioginį pavaldumą – visada tvirtins pareiškėjo vadovas;
- Pagal pirkimo sumas – nuo apibrėžtų sumų tvirtins skirtingi Vadovai;
- Pagal perkamas prekes – priklausomai nuo prekių, tvirtins skirtingi Vadovai.
Pirkimo konkurso/ apklausos sąlygų tvirtinimas
Už pirkimo vykdymą atsakingas žmogus parengia konkurso ar apklausos sąlygas bei jas pasitvirtina. Taip užtikrinama, kad jis teisingai suprato kokią prekę reikia įsigyti, o taip pat, kad parengtos sąlygos yra skaidrios.
Patvirtinimas gali būti organizuojamas pagal įvairias logikas.
Pavyzdžiui:
- Visada tvirtins pirkimo iniciatorius;
- Nuo apibrėžtų sumų tvirtins pirkimo vykdytojo Vadovas ir papildomi įmonės Vadovai;
Tiekėjų ir pasiūlymų informacijos rinkimas
Pirkimo vykdytojas sistemingai surenka visą su vykdomu pirkimu susijusią informaciją apie tiekėją ir perkamą prekę.
Sistema užtikrina, kad jokie privalomi dokumentai nebus praleisti, o taip pat užtikrina skaidrumą, nes visi pasiūlymai ir dokumentai sistemoje išliks visam laikui.
Laimėtojo patvirtinimas
Surinkus visą informaciją apie tiekėjus ir gavus pirkimų pasiūlymus, pirkimų vykdytojas turi nuspręsti dėl pirkimų laimėtojo. Atrinktą laimėtoją pirkimų vykdytojas turi pasitvirtinti.
Patvirtinimas gali būti organizuojamas pagal įvairias logikas.
Pavyzdžiui:
- Visada tvirtins pirkimo iniciatorius;
- Nuo apibrėžtų sumų tvirtins pirkimo iniciatoriaus Vadovas, pirkimų vykdytojo Vadovas ir papildomi įmonės Vadovai;
Sutarties su laimėtoju sudarymas
Sutarčių valdymo modulis, tai elektroninis įrankis skirtas darbui su sutartimis. Kai yra atrenkamas pirkimo konkurso laimėtojas, tai yra organizuojamas sutarties su juo sudarymas. Turint elektroninį sutarčių valdymo modulį, sutartį su tiekėju galima pasirašyti kvalifikuotu el. parašu iškart Vecticum sistemoje.
Sutartis gali būti susiejama su pirminiais pirkimo dokumentais – pirkimo paraiška, konkurso metu pateiktais dokumentais, tiekėju. Reikiamu metu įgalioti asmenys visada turės prieigą prie pasirašytų sutarčių su Jūsų partneriais. Sutartys yra sisteminamos, kataloguojamos, registruojama jų bazinė informacija, todėl surasti reikiamą sutartį visada bus labai paprasta. Esant poreikiui prie sutarties gali būti pridėti ir kiti palydintys dokumentai. Sistemoje galima filtruoti bei matyti einamas sutartis, stebėti sutarčių pabaigą bei gauti automatinius pranešimus/priminimus apie jų galiojimo pabaigą.
Gaunamų sąskaitų valdymas ir kontrolė
Elektroninis gaunamų sąskaitų valdymo sprendimas padeda užtikrinti kontrolę ar nupirktos prekės/ paslaugos yra perkamos ta pačia kaina, kokia buvo patvirtinta pirkimo užsakyme. Jeigu gauta sąskaita viršija patvirtintą pirkimo kainą ar suma nesutampa, sistema automatiškai apie tai informuoja atsakingus asmenis.
Sąskaitas susiejus su patvirtinto pirkimo, sutarties ar projekto biudžeto eilute, užtikrinama kontrolė, kad pirkimai bus vykdomi biudžeto rėmuose. Gautų sąskaitų sumoms artėjant prie biudžeto ribos, atsakingi darbuotojai iš anksto gali imtis atitinkamos komunikacijos ar biudžeto perplanavimo.
Pirkimų valdymas yra verslo procesų sritis, leidžianti įmonėms valdyti pirkimų veiklą, santykius su tiekėjais bei pirkimo užsakovais.
Pagrindinis pirkimų valdymo tikslas – įmonės išlaidų taupymas, įmonės pelno didinimas. Norint užtikrinti didžiausią organizacijos pelningumą, labai svarbu, kad kokybiški produktai ir paslaugos būtų perkami už geriausią kainą iš patikimų tiekėjų. Siekiant užtikrinti ekonomiškiausius rezultatus, reikalingos pirkimo strategijos, kurios turėtų būti parengtos atsižvelgiant į pagrindinį pirkimo ciklą, kad visos pirkimų funkcijos būtų geriausiai valdomos iš vienos centralizuotos vietos.
Daugelis įmonių investuoja daug išteklių į atsargas, tačiau nevaldo paties pirkimų proceso. Pirkimo veikla apima ne tik atsargų įsigijimą, bet ir produktų reikalingų verslui analizę, tiekėjų patikrinimą ir atranką, pirkimo proceso organizavimą, tolimesnį stebėjimą, kad prekės būtų pristatytos laiku, geros būklės ir tinkamu kiekiu, biudžeto kontrolę. Geroji pirkimų valdymo praktika supaprastina ir standartizuoja pirkimų procesą įmonėje.
Elektroninėje erdvėje pirkimų procesas tampa:
- Skaidrus – visą su pirkimu susijusią informaciją kaupiate vienoje sistemoje, komunikaciją su pirkimų užsakovais vykdote komentarų pagalba, į procesą automatiškai yra įtraukiami visi susiję asmenys, visi veiksmai ir dokumentai išlieka sistemoje, taip išvengiant kažkokio šališkumo.
- Automatizuotas – sistema automatiškai parenka tvirtintojus pagal įdiegtas patvirtinimo taisykles.
- Efektyvus – pirkimo proceso tvarka yra ,,įskiepyta“ į sistemą, tai užtikrina, kad jokie žingsniai nebus praleisti ar atliekami kitaip, nei reikia.
- Tvarkingas – viskas yra vienoje vietoje: pirkimo paraiška, pirkimo konkurso/ apklausos sąlygos, gauti
- pasiūlymai, pasiūlymų įvertinimas ir laimėtojo patvirtinimas.
- Kontroliuojamas – už pirkimo procesą atsakingi Vadovai gali analizuoti įvairius rodiklius: pirkimų kiekį per tam tikrą laikotarpį, pirkimo vykdymo trukmę, derybų metu pasiektus sutaupymus, užsakovų pasitenkinimą gauta paslauga ir kt.
Pirkimo paraiškų valdymo sprendimo funkcijos:
- Pirkimų paraiškų duomenų bazė;
- Elektroninis pirkimo paraiškų patvirtinimas pagal įmonės tvirtinimo sekas;
- Galimybė pirkimo paraiškų patvirtinimą organizuoti pagal įvairias logikas – organizacinę struktūrą, pirkimo sumas ir kt. pritaikant įvairias išimtis;
- Diegimo metu bus įdiegta iki trijų tvirtinimo sekų, kai sistema pagal įvairias taisykles išskaičiuoja papildomus tvirtinančius asmenis;
- Galimybė pirkimo paraiškas patvirtinti el. paštu, telefonu arba prisijungus sistemoje;
- Pirkimo paraiškos susiejimas su pirkimų užsakymu, tiekėju, sutartimi, pirkimo sąskaitą, skyriumi, todėl jas bus galima surasti ir peržiūrėti;
- Galimybė kelti konkursų laimėtojų informaciją ir patvirtinti laimėtoją net ir pagal sudėtingiausias tvirtinimo sekas;
- Išlaidų centro biudžeto kontrolė;
- Išlaidų pagal sudarytą sutartį kontrolė;
- Galimybė rašyti komentarus bet kuriame proceso žingsnyje;
- Pirkimo proceso rodiklių priežiūra;
- Pirkimų paraiškų paieška, filtravimas, peržiūra;
- Prieigos teisių valdymas;
- Duomenų eksportavimas į Excel.
Duomenų bazė
Priklausomai nuo įsigytų Vecticum modulių galite turėti sistemizuotas domenų bazes:
- pirkimų paraiškų duomenų bazę;
- pirkimo konkursų / apklausų duomenų bazę;
- gautų pasiūlymų duomenų bazę;
- pirkimo sutarčių duomenų bazę;
- sąskaitų duomenų bazę.
Lengva paieška
Pirkimo paraiškos gali būti susiejamos su tiekėju- pirkimo laimėtoju, sutartimi, pirkimo sąskaitą, skyriumi, todėl jas bus lengva surasti ir peržiūrėti.
Tvirtinimo procesas
imo paraiškų/ konkurso sąlygų / pirkimo laimėtojų tvirtinimo procesas organizuojamas pagal organizacinę struktūrą ir darbuotojų atsakomybes. Sistema pagal duomenis – sumą, atsakingą asmenį, skyrių ar kaštų centrą įtraukia darbuotojus į tvirtinimo procesą.
Įmonės darbuotojai gautas užduotis gali patvirtinti per el. paštą, telefonu arba Vecticum sistemoje.
Automatinė kontrolė
Sistema gali automatiškai tikrinti ar sudaromos sutarties suma neviršija patvirtintos pirkimų paraiškos sumos. Gaunamas sąskaitas susiejant su pirkimo užsakymu/ sutartimi sistema gali automatiškai skaičiuoti ar bendra su pirkimų susietų sąskaitų suma neviršija patvirtinto biudžeto. Nesutapimai pažymimi ir išsiunčiami atsakingiems asmenims peržiūrai bei patvirtinimui.
Komunikacija
Visi klausimai kylantys pirkimų proceso metu, gali būti sprendžiami komentarų funkcijos pagalba. Bet kuriame pirkimų procesų žingsnyje kilus klausimams, darbuotojai tiesiog gali parašyti klausimą ir nusiųsti pasirinktam asmeniui. Į gautą klausimą/ komentarą darbuotojai galės atsakyti tiesiai iš el. pašto, per mobilųjį telefoną arba būdami Vecticum sistemoje. Visų klausimų ir atsakymų istorija fiksuojama kortelėje.
Ataskaitos
Skaitmenizuoti duomenys suteikia galimybę gauti ataskaitas pagal pirkimų užsakovus, pirkimo vykdytojus, pirkimo trukmę, perkamas prekes, pirkimo sumas, tiekėjus ir kt. Ataskaitų duomenis galite peržiūrėti tiesiog sistemoje, duomenis lengvai galite eksportuoti į Excel arba padaryti sąsajas ir eksportuoti į verslo analitikos sistemą (Business Inteligence – BI), kaip pvz. Microsoft Power BI.
Teisių valdymas
Vecticum sistemoje yra labai lengvai valdomos prieigos teisės. Sistemoje galima nustatyti kokios pareigybės turi teisę prieiti prie vienų ar kitų duomenų.
Įmonių grupės procesų standartizavimas
Su sistema lengvai standartizuosite skirtingose įmonėse naudojamus pirkimų procesus, duomenų surinkimą ir tvirtinimo taisykles. Suteiksite patogią prieigą darbuotojams dirbantiems keliose įmonės.
Saugumas ir keitimų istorija
Visi duomenys, tiek patys failai tiek metaduomenys, sistemoje yra saugomi šifruotu pavidalu. Bet kurie pakeitimai yra fiksuojami atskirais įrašais.
Integracijos
Vecticum turima atvira integracinė sąsaja leidžia automatiniu būdu perduoti duomenis į populiariausias ERP ir business analitics sistemas.
Peržiūrėkite prezentaciją čia: Nuoroda
Užsakymas
Jei norite užsakyti šį sprendimą, užpildykite žemiau esančią kontaktų formą: suveskite formoje nurodomus duomenis ir sužymėkite dominančias sritis. Su Jumis susisieks mūsų atstovas ir padės išspręsti visus kilusius klausimus dėl produkto demonstracinės versijos diegimo ir naudojimo.
Išmanus pirkimų valdymas: aktualu ir didelei, ir mažai įmonei
Viešieji pirkimai – būtinas, tačiau ne visada patogus procesas. Būtina užtikrinti skaidrumą, paruošti visus reikiamus dokumentus ir griežtai laikytis terminų. Kaip nepasimesti tarp daugybės skirtingų operacijų ir užtikrinti, kad elektroniniai viešieji pirkimai bus efektyvūs ir skaidrūs?
Jums padės „Vecticum“ įrankis: išmanus pirkimo valdymas. Įdiegus šį sprendimą, viskas taps gerokai paprasčiau. Tai sklandžiai pildoma pirkimo paraiška, greitas operacijų valdymas, patogi ir suprantama elektroninė forma, tiksli išlaidų kontrolė ir dar daugiau!
Taip pat siūlome ir daugiau patikrintų sprendimų Jūsų verslui: nuo užklausų valdymo iki darbo grafikų reguliavimo.
7 priežastys rinktis mus
Internetinės pirkimų valdymo programos įgyvendinimas verslui gali pasiūlyti įvairių privalumų. Štai 7 priežastys sumažinti savo įmonės krūvį ir pirkimų valdymui rinktis ekspertų sukurtus įrankius:
- Kokybė už gerą kainą: „Vecticum“ pirkimų valdymo įrankis yra trumpalaikė investicija, kuri atneša ilgalaikę finansinę naudą. Supaprastinus viešųjų pirkimų procesus internetu, automatizuojant procesus tikrai galėsite sutaupyti nemažai sąnaudų. Dokumentų tvarkymas ir su juo susijusios administracinės išlaidos gerokai sumažės.
- Laiko taupymas: Pirkimų užduočių automatizavimas pagreitina visą pirkimo gyvavimo ciklą – nuo paraiškos iki apmokėjimo. Tai lemia greitesnį sprendimų priėmimą ir greitesnį užsakymo įvykdymą.
- Daugiau tikslumo Jūsų finansinėms operacijoms: elektroniniai pirkimai yra didelio tikslumo reikalaujanti procedūra. Mūsų įrankis padės sumažinti klaidų, susijusių su rankiniu duomenų įvedimu ir apdorojimu, riziką. Išvenkite nuostolių ir džiaukitės sėkmingais pirkimais!
- Užtikrinamas skaidrumas: turbūt nenustebinsime, kad viešiesiems pirkimams būtinas ypatingas skaidrumas: nuo pirkimo paraiška pavyzdys iki sutarties sudarymo ir paties pirkimo proceso. Mūsų internetinė pirkimų valdymo sistema suteikia galimybę realiu laiku matyti viešųjų pirkimų procesą. Galite stebėti užsakymų būseną, stebėti išlaidas ir pasiekti visus archyvinius duomenis, kontroliuoti prieigos teises. Tai padidina skaidrumą ir duomenų saugumą.
- Atitinka individualius poreikius: dar vienas ypatingas privalumas – mūsų sukurtas išmanus pirkimų valdymo įrankis dažnai būna su integruotomis atitikties funkcijomis, kurios užtikrinama, kad pirkimo procesai atitiktų reguliavimo reikalavimus ir vidaus politiką. Tai sumažina teisinių problemų ir nuobaudų riziką.
- Subalansuota smulkiam ir stambiam verslui: internetinis pirkimų valdymo sprendimas gali lengvai prisitaikyti prie augančių verslo poreikių. Nesvarbu, ar Jūsų plečia savo veiklą, ar didina pirkimų apimtis, mūsų įrankis prisitaikys prie padidėjusio darbo krūvio.
- Paprasta prieiga: ne viena įmonė gali patvirtinti, kad išmanus pirkimų valdymo sprendimas yra ypač patogus. Naudodami šį įrankį, visus svarbius duomenis turėsite vienoje vietoje, savo išmaniajame telefone ar kompiuteryje. Valdykite pirkimo procesus lengviau nei bet kada anksčiau! Tai ypač naudinga įmonėms, kurių darbuotojai turi priimti su pirkimais susijusius sprendimus nebūdami biure. Pirkimo paraiška ir kitos funkcijos bus prieinamos bet kur ir bet kada, svarbiausia – turėti interneto ryšį.
Pirkimų valdymas moderniam verslui
Sunku atlikti viešuosius pirkimus, norite pakelti skaidrumo ir kokybės kartelę? Turime gerą žinią. Visa tai įmanoma be papildomos laiko gaišaties ir didelių išlaidų.
„Vecticum“ komanda tiki, kad pirkimų valdymas turi būti paprastas. Įdiegus mūsų sukurtą pirkimų valdymo programą, jos naudą pajusite labai greitai, kaip ir daugelis kitų Lietuvos verslų.
Esame užtikrinti: mūsų įrankis padės sumažinti Jūsų verslo išlaidas, sutaupys laiko, padidins tikslumą. Galite būti ramūs, kad viešieji pirkimai ir kitos operacijos vyks skaidriai, saugiai, atitinkant griežtus kokybės standartus. Išbandykite: susisiekime jau šiandien.