Komandiruočių valdymas
Vecticum komandiruočių valdymo sprendimas padeda darbuotojui tinkamai įforminti komandiruotę ir pateikti informaciją apie patirtas išlaidas, apskaitai sumažina rankinio darbo krūvį, o vadovams suteikia galimybę vienoje vietoje turėti informaciją apie planuotas ir faktines komandiruočių išlaidas.
IšbandytiKodėl verta naudotis?
Sutaupomas laikas
Komandiruotės planavimas ir registracija vyksta greitai ir paprastai, užtikrinant sklandų procesą nuo pat pradžių.
Automatinis tvirtinimo procesas
Komandiruotės patvirtinamos automatizuotu būdu pagal nustatytą logiką, todėl sumažėja žmogiškųjų klaidų ir procesų vilkinimo rizika.
Informavimas
Sistemos pranešimai užtikrina, kad visi susiję asmenys žino komandiruotės statusą realiu laiku.
Lengvas ataskaitų valdymas
Darbuotojai gali patogiai fiksuoti išlaidas ir generuoti ataskaitas, taip palengvinant buhalterinį darbą.
Tiksli biudžeto kontrolė
Galimybė palyginti planuojamas ir faktines komandiruotės išlaidas leidžia priimti efektyvesnius sprendimus ir užtikrinti išlaidų kontrolę.
Prieinamumas ir integracija
Sistema veikia iš bet kurios vietos ir gali būti integruota su buhalterine apskaita, kas leidžia sklandų duomenų srautą tarp padalinių.
Kaip tai veikia?
Komandiruotės pradžia: Darbuotojas pradeda naują komandiruotę paspausdamas vieną mygtuką pagrindiniame sistemos ekrane. Čia iš karto matoma visa aktuali informacija: užduotys, komentarai, svarbūs įvykiai ir kolegų komandiruotės. Tai padeda užtikrinti sklandų procesą nuo pat pradžių.
Komandiruotės prašymo registravimas: Naudojantis patogia ir intuityvia vartotojo sąsaja, darbuotojas keliais paspaudimais užpildo komandiruotės prašymą. Sistema automatiškai patikrina, ar visa būtina informacija pateikta teisingai. Toliau automatiškai inicijuojamas tvirtinimo procesas pagal įmonės taisykles.
Tvirtinimo procesas: Vadovas ar kitas atsakingas asmuo gauna išmanų priminimą el. paštu arba į telefoną. Komandiruotės patvirtinimas arba atmetimas atliekamas vienu paspaudimu, nepriklausomai nuo buvimo vietos. Tai sutaupo laiką ir leidžia sprendimus priimti operatyviai.
Išlaidų fiksavimas: Darbuotojas bet kada gali nufotografuoti kvitus ar sąskaitas ir iš karto įkelti juos į sistemą per mobilų įrenginį. Detales apie išlaidas galima užpildyti vėliau, kai atsiranda laiko. Jei naudojamos „West Express“ kelionių paslaugos – komandiruotės išlaidos įkeliamos automatiškai.
Komandiruotės ataskaita: Po kelionės VECTICUM leidžia greitai sugeneruoti komandiruotės ataskaitą, kurią galima patvirtinti iš bet kur. Ji tvirtinama pagal įmonės nustatytą seką, kaip ir pats komandiruotės prašymas.
Duomenų analizė ir eksportas: Sistema leidžia palyginti planuotas ir faktines komandiruotės išlaidas. Duomenys gali būti filtruojami, analizuojami ir eksportuojami į Excel vienu paspaudimu. Prieiga prie duomenų suteikiama pagal rolę – matoma tik tai, kas aktualu konkrečiam vartotojui.
Komandiruočių prašymų ir jų išlaidų valdymo sprendimo funkcijos:
- Komandiruočių prašymų registras;
- Galimybė viename komandiruotės prašyme nurodyti keletą skirtingų šalių;
- Pildant komandiruotės prašymą parodomi žmonės, kurių Jūsų komandiruotės dienomis taip pat nebus darbe. Galima matyti du pjūvius – mano komanda, visi;
- Komandiruotės prašyme automatinis komandiruočių dienpinigių normų parodytų pagal nurodytas šalis. Sistema neskaičiuoja dienpinigių vidurkio, jei komandiruotė vyksta per kelias šalis. Užsakovo prašymu dienpinigių skaičiavimo funkcija gali būti išjungta;
- Galimybė nurodyti komandiruotei reikalingą avansą ar įmonės kortelės papildymo sumą;
- Jeigu vykstama automobiliu, tai galimybė nurodyti automobilio nuosavybės teisę ir automobilio numerį;
- Galimybė pateikti elektroninį komandiruotės prašymą ar išlaidas per mobilųjį telefoną arba PC;
- Diegimo metu įdiegiama viena tvirtinimo seka vienoda visiems komandiruočių tipams bei darbuotojams, be papildomo asmenų išskaičiavimo pagal papildomas taisykles. Ši tvirtinimo seka susideda iš dviejų dalių:
- Komandiruotės prašymo tvirtinimo;
- Komandiruotės išlaidų tvirtinimo;
- Pateikus elektroninį komandiruotės prašymą, jis siunčiamas derinimui ir tvirtinimui pagal numatytą tvirtinimo seką: tvirtina darbuotojas -tvirtina tiesioginis vadovas – tvirtina Direktorius – informuojama Buhalterija. Diegimo metu į projekto kainą įskaičiuota iki 2 papildomų tvirtintojų įtraukimas į standartinę tvirtinimo seką;
- Tvirtinimo sekos dalyvių informavimas apie laukiančią tvirtinimo užduotį bei užduoties vykdymas sistemoje PC, el. paštu arba telefonu;
- Komandiruotės datų ir vietų keitimas iki komandiruotės užregistravimo (registravimo numerio sugeneravimo);
- Galimybė prie komandiruotės pridėti kitus komandiruotės dokumentus (kelionės bilietus, viešbučio vaučerius);
- Komandiruotės išlaidų suvedimas ir galimybė įkelti/ prisegti/ nufotografuoti išlaidą pagrindžiantį dokumentą;
- Suvedus komandiruotės išlaidas, jos siunčiamos tvirtinimui pagal numatytą tvirtinimo seką: tvirtina tiesioginis vadovas – tvirtina Buhalterija. Diegimo metu į projekto kainą įskaičiuota iki 2 papildomų tvirtintojų įtraukimas į standartinę tvirtinimo seką;
- Parengta spausdinimui komandiruotės išlaidų ataskaita pagal Vecticum šabloną;
- Komandiruočių atvaizdavimas bendrame įmonės kalendoriuje;
- Meta duomenų eksportavimas į Excel;
- Informavimas apie tvirtinimo eigą;
- Tvirtinimo istorija;
- Komentavimo funkcija;
- Prašymų registravimas, saugojimas;
- Patvirtintų komandiruotės prašymų atvaizdavimas bendrame įmonės kalendoriuje (atskiras rodinys, kuris yra ne pačiame prašyme). Atvaizduojamus duomenis galima filtruoti pagal skyrius arba atskirus darbuotojus ir jų pavaldinius;
- Užsakovui neimant „Avansinės apyskaitos“ modulio nėra galimybės komandiruotės išlaidų duomenis importuoti į buhalterinės apskaitos sistemą.
- Komandiruotės pratęsimo ar keitimo funkcija;
- Tvirtinimo sekos (workflow) dalyvių išskaičiavimas pagal skirtingas taisykles.
Papildomai galimos funkcijos už papildomą mokestį:
Grupinių komandiruočių prašymų ir jų išlaidų valdymo sprendimo funkcijos:
- Grupinių komandiruočių prašymų registras;
- Galimybė viename komandiruotės prašyme nurodyti keletą skirtingų darbuotojų;
- Galimybė viename komandiruotės prašyme nurodyti keletą skirtingų šalių;
- Automatinis komandiruočių dienpinigių paskaičiavimas pagal nurodytas šalis individualiai pagal kiekvieną žmogų;
- Pildant komandiruotės prašymą parodomi žmonės, kurių Jūsų komandiruotės dienomis taip pat nebus darbe. Galima matyti du pjūvius – mano komanda, visi;
- Galimybė nurodyti komandiruotei reikalingą avansą ar įmonės kortelės papildymo sumą;
- Galimybė pateikti išlaidas per mobilųjį telefoną arba PC;
- Pateikus elektroninį komandiruotės prašymą, jis siunčiamas derinimui ir tvirtinimui pagal numatytą tvirtinimo seką: tvirtina darbuotojas -tvirtina tiesioginis vadovas – tvirtina Direktorius – informuojama Buhalterija. Diegimo metu į projekto kainą įskaičiuota iki 2 papildomų tvirtintojų įtraukimas į standartinę tvirtinimo seką;
- Diegimo metu įdiegiama viena tvirtinimo seka vienoda visiems komandiruočių tipams bei darbuotojams, bei visoms komandiruotėms, suformuotoms vienoje grupinėje komandiruotėje, be papildomo asmenų išskaičiavimo pagal papildomas taisykles;
- Komandiruotės išlaidų suvedimas ir susiejimas su įkeltais išlaidų dokumentais. Galimybė įkelti komandiruočių išlaidų dokumentus (sąskaitų, čekių) iš mobilaus telefono arba kompiuterio, arba planšetės.
- Pateiktos komandiruotės išlaidos susiejamos su konkretaus asmens komandiruote;
- Diegimo metu įdiegiama viena išlaidų tvirtinimo seka;
- Galimybė prie komandiruotės pridėti kitus komandiruotės dokumentus (kelionės bilietus, viešbučio vaučerius);
- Apie laukiančią tvirtinimo užduotį bei užduoties vykdymas sistemoje PC, el. paštu arba telefonu;
- Galimybė prie komandiruotės pridėti kitus komandiruotės dokumentus (kelionės bilietus, viešbučio vaučerius);
- Komandiruotės išlaidų suvedimas ir galimybė įkelti/ prisegti/ nufotografuoti išlaidą pagrindžiantį dokumentą;
- Parengta spausdinimui komandiruotės išlaidų ataskaita pagal Vecticum šabloną;
- Meta duomenų eksportavimas į Excel;
- Informavimas apie tvirtinimo eigą;
- Tvirtinimo istorija;
- Komentavimo funkcija;
- Prašymų registravimas, saugojimas;
- Patvirtintų komandiruotės prašymų atvaizdavimas bendrame įmonės kalendoriuje (atskiras rodinys, kuris yra ne pačiame prašyme). Atvaizduojamus duomenis galima filtruoti pagal skyrius arba atskirus darbuotojus ir jų pavaldinius;
- Užsakovui neimant „Avansinės apyskaitos“ modulio nėra galimybės komandiruotės išlaidų duomenis importuoti į buhalterinės apskaitos sistemą.
- Komandiruotės pratęsimo ar keitimo funkcija;
- Tvirtinimo sekos (workflow) dalyvių išskaičiavimas pagal skirtingas taisykles.
Papildomai galimos funkcijos už papildomą mokestį:
Komandiruočių prašymų ir jų išlaidų valdymo sprendimo funkcijos:
- komandiruočių trukmės, maršruto ir išlaidų planavimas;
- galimybė viename komandiruotės prašyme nurodyti keletą skirtingų šalių;
- planuojamų komandiruočių prašymų tvirtinimas pagal įmonėje nustatytas taisykles ir sekas (workflow);
- automatinis komandiruočių dienpinigių paskaičiavimas pagal nurodytas šalis;
- galimybė nurodyti komandiruotei reikalingą avansą ar įmonės kortelės papildymo sumą;
- komandiruočių išlaidų dokumentų (sąskaitų, čekių) įkėlimas iš mobilaus telefono arba kompiuterio;
- komandiruotės išlaidų suvedimas ir susiejimas su įkeltais išlaidų dokumentais;
- komandiruotės išlaidų tvirtinimo procesas;
- komandiruočių planuotų ir faktinių išlaidų palyginimas;
- automatinės komandiruočių ataskaitos;
- spausdinama komandiruotės ataskaitos forma;
- komandiruočių atvaizdavimas kalendoriuje bendrame kalendoriuje;
- galimybė komandiruotės duomenis importuoti į apskaitos sistemą;
- galimybė pridėti kitus komandiruotės dokumentus (kelionės bilietai, viešbučio vaučeriai).
DUK
Kas yra VECTICUM?
VECTICUM – tai lanksti verslo valdymo sistema, skirta automatizuoti įvairius procesus: nuo atostogų ar sąskaitų tvirtinimo iki individualių, įmonei pritaikytų sprendimų. Ji leidžia centralizuotai valdyti dokumentus, užtikrina saugumą, sklandų darbuotojų darbą ir lengvą pritaikomumą tiek mažoms, tiek didelėms organizacijoms.
Kokia yra VECTICUM kaina?
VECTICUM siūlo lanksčius kainų planus, pritaikytus pagal įmonės darbuotojų skaičių ir pasirinktų sprendimų apimtį. Norėdami gauti individualų pasiūlymą, kviečiame užpildyti užklausos formą arba susisiekti su mūsų komanda.
Kaip išbandyti VECTICUM?
Norėdami išbandyti VECTICUM, užpildykite registracijos formą – mūsų komanda su Jumis susisieks ir pasirūpins demonstracija bei išbandymo galimybe, atsižvelgiant į Jūsų poreikius.
Kaip greitai paleidžiama VECTICUM sistema?
Standartinių sprendimų paleidimas gali užtrukti iki vienos valandos. Kiekvienos įmonės paleidimo procesas derinamas individualiai, atsižvelgiant į pasirinktų modulių skaičių ir organizacijos vidinius procesus.
Ar VECTICUM tinkamas mažoms ir vidutinėms įmonėms?
Taip, VECTICUM yra lanksti platforma, tinkama tiek mažoms, tiek vidutinėms ar didelėms organizacijoms. Sprendimai lengvai pritaikomi pagal individualius verslo poreikius.
Ar VECTICUM gali naudotis užsienio įmonės ar darbuotojai?
Taip, VECTICUM palaiko kelias kalbas – sistema prieinama anglų, lietuvių, rusų, lenkų ir latvių kalbomis, todėl ją gali lengvai naudoti ir tarptautinės komandos.
Susisiekite su mumis sistemos demonstracijai
Užpildykite formą ir mes su Jumis susisieksime dėl sistemos pristatymo
Arba susisiekite tiesiogiai:
Darbuotojų komandiruotės be streso: viskas, ko reikia sėkmei
Planuojant darbuotojų komandiruotes, tiek darbuotojui, tiek kolegoms bei vadovybei reikia atsižvelgti į keletą svarbių veiksnių.
Dokumentų parengimas
Jeigu komandiruotes planuojate užsienyje, labai svarbu užtikrinti, kad į jas vykstantys darbuotojai turėtų pasus ir kitus svarbius dokumentus. Jei kelionės tikslui reikalinga viza, darbuotojas turėtų patikrinti vizos reikalavimus ir pradėti prašymo pateikimo procesą iš anksto.
Be to, svarbu sekti visus būtinus kelionių leidimus ar leidimus, kurių gali prireikti vykdant tam tikras paskirties vietas arba vykdant konkrečias verslo veiklos rūšis. Tai gali apimti leidimus rengti verslo susitikimus, dalyvauti konferencijose ar užsiimti kita su darbu susijusia veikla.
Svarbu išsiaiškinti visus konkrečius su jų profesija ar pramone susijusius dokumentų reikalavimus. Pavyzdžiui, tam tikroms profesijoms gali reikėti licencijų ar pažymėjimų, kuriuos reikia pateikti kelionės metu.
Biudžeto sudarymas
Darbuotojui svarbu tinkamai planuoti kelionę ir numatyti jos biudžetą. Komandiruotės išlaidos dažniausiai yra susijusios su transportu, apgyvendinimu, maitinimu ir pan. Patartina pasikonsultuoti su įmonės kelionių politika ir gauti patvirtinimą iš atitinkamų kanalų prieš susitariant.
Papildomai, komandiruotėms svarbią išlaidų dalį sudaro dienpinigiai, kurių apskaičiavimas dažnai užima nemažai laiko. „Vecticum“ svetainėje rasite dienpinigių skaičiuoklę, padėsiančią lengvai ir greitai apskaičiuoti reikiamą dienpinigių sumą pagal kelionės šalį ir trukmę. Šis įrankis leidžia tiksliai apskaičiuoti kiekvienos komandiruotės dienpinigius, todėl galima iš anksto planuoti biudžetą ir aiškiau matyti išlaidas, susijusias su darbuotojų kelionėmis.
Komunikacija su komanda
Planuojant komandos narių komandiruotes, svarbu įvertinti kelionės planą ir uždavinius, siekiant užtikrinti, kad jis atitiktų įmonės tikslus. Šis aspektas yra neatsiejamas nuo sėkmingos komunikacijos su kitais įmonės nariais ir kitomis suinteresuotomis šalimis, pvz., vadovais, klientais. Tai apima aiškios ir glaustos informacijos apie kelionės tikslą, numatomus rezultatus ir visus būtinus susitarimus ar pagalbą, reikalingą darbuotojo nebuvimo metu, pateikimą.
Apskritai, atsižvelgiant į kelionės tikslą, kelionės tikslo tyrimas, finansų planavimas ir efektyvi komunikacija yra pagrindiniai faktoriai darbuotojui, besikreipiančiam į komandiruotę.
Deja, šiandien, griežtėjant reikalavimams, intensyvėjant veiklos tempams, darbuotojų komandiruočių valdymas įmonėms gali būti sudėtingas. Jeigu su tuo susidūrėte ir Jūs, padės „Vecticum“.
Kuo ypatingas komandiruotės valdymas su „Vecticum“?
- Efektyvumas: siūlome sprendimą, kuris leis valdyti komandiruotes, pateikti prašymus ir dar daugiau. Tai Jūsų komandai suteikia greitą ir lengvą prieigą prie daugybės informacijos ir išteklių. Darbuotojai gali naudotis platformomis norėdami ieškoti kelionių vietų, palyginti savo galimybes ir efektyviai paruošti komandiruotei reikalingus dokumentus. Tai taupo laiką ir palengvina planavimo procesą, o komandiruotės apmokėjimas įvyksta sklandžiai ir tiksliai.
- Ekonomiškumas: naudojantis šiuo inovatyviu sprendimu, pavyks sutaupyti nemažai įmonės resursų, nes visą reikalingą informaciją turėsite vienoje vietoje, o prašymus parengti ir pateikti padės virtuali sistema. Tai sumažina neatitikimų, klaidų tikimybę.
- Prieinamumas: sistema leidžia darbuotojams pasiekti kelionių informaciją ir dokumentus iš bet kurios vietos, kur yra interneto ryšys. Šis prieinamumas ypač naudingas nuotolinėms ar tarptautinėms komandoms, todėl jos gali būti atnaujintos ir organizuotos viso kelionės planavimo proceso metu.
- Bendradarbiavimas: tai sprendimas, kuris palengvina komandos narių, dalyvaujančių kelionės planavimo procese, bendradarbiavimą. Keli asmenys vienu metu gali pasiekti ir atnaujinti kelionės dokumentus, todėl visi yra tame pačiame puslapyje ir sumažina nesusikalbėjimo ar klaidų riziką.
- Visiškas duomenų saugumas: su mumis visi Jūsų įkelti duomenys, dokumentai, komandiruočių prašymai yra visiškai saugūs. Tai pažangi sistema, prie kurios prieigą turės tik įgalioti asmenys, todėl konfidencialumas yra garantuotas.
- Patogiai susisteminama informacija: naudojant mūsų įrankį, komandiruotės valdymas paprastas kaip 2x2: galite į sistemą įkelti nufotografuotus kvitus ir sąskaitas iš karto, kai tik juos gaunate. Sklandi komandiruotė be papildomo rūpesčio: valdykite ją mygtuko paspaudimu.
Daugybė įmonių jau naudojasi mūsų paslaugomis – prisijunkite!