Reikalinga pagalba?

VECTICUM pagalbos tarnyba padės išspręsti kiekvieną klausimą

Dokumentacija | VECTICUM Pagalba >
Dokumentacijos plano valdymas (Dokumentų medis)

Dokumentacijos plano valdymas (Dokumentų medis)

Sistemingai kurkite, tvirtinkite ir valdykite dokumentus pagal aiškų dokumentacijos planą. Viskas vyksta struktūruotai ir skaitmeniniu būdu.

Išbandyti

Kodėl verta naudotis?

Ikona

Savarankiškas dokumentų medžio kūrimas

Galimybė lanksčiai valdyti dokumentus pagal savo poreikius, taip sumažinant priklausomybę nuo išorinių paslaugų teikėjų.

Ikona

Tvirtinimo sekos (workflow) automatizavimas

Užtikrina, kad dokumentai būtų vizuojami ir pasirašomi laiku, mažinant klaidų ir vėlavimų riziką.

Ikona

Elektroninis pasirašymas

Sumažina popierinio pasirašymo procesų laiką, užtikrinant saugumą ir atitiktį „eiDAS“ reikalavimams.

Ikona

Dokumentų saugojimo taisyklių nustatymas

Padeda organizuoti ilgalaikį dokumentų archyvavimą, užtikrinant jų prieinamumą ir saugumą.

Ikona

Registro meta duomenų eksportavimas į Excel

Palengvina duomenų analizę ir ataskaitų rengimą, suteikiant daugiau kontrolės ir aiškumo.

Ikona

Dokumentų medžio integracija į meniu

Leidžia greitai ir patogiai pasiekti dokumentus, pagerinant darbo našumą.

Kaip tai veikia?

Darbo priemoniu isdavimo schema | VECTICUM
  1. Galimybė kurti:
    • Dokumentų medį.
    • Dokumentų bylas.
    • Registrus.
  2. Standartinės dokumentų formos:
    • Paprastas dokumentas.
    • Darbuotojo dokumentas.
    • Kontrahento (su klientu susijęs) dokumentas.
  3. Dokumentų medžio integracija:
    • Galimybė įtraukti dokumentų medį į Užsakovo vartotojų meniu.
  4. Dokumentų tvirtinimo seka (workflow):
    • Dokumentai siunčiami vizavimui ir pasirašymui pagal nustatytą tvirtinimo seką.
    • Užsakovas gali nustatyti skirtingoms kategorijoms standartinius tvirtinimo sekos dalyvius:
      • Vizuoja nurodyti vizuotojai.
      • Pasirašo įmonės atstovas, kuris nurodomas dokumento kortelėje rankiniu būdu.
    • Galimybė rankiniu būdu pridėti papildomus vizuotojus.
  5. Elektroninis pasirašymas:
    • Dokumentų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu, atitinkančiu „eiDAS“ reikalavimus:
      • Naujų .pdf dokumentų pasirašymas.
      • Gautų .pdf dokumentų parašų nuskaitymas ir papildymas.
      • ADOC formato dokumentų parašų nuskaitymas ir papildymas.
      • Automatinis pasirašytų sutarčių parašų galiojimo tikrinimas ir atnaujinimas.
  6. Teisių valdymas ir saugojimo taisyklės:
    • Teisių nustatymas ir valdymas bylų lygmenyje.
    • Dokumentų saugojimo taisyklių nustatymas bylų lygmenyje.
  7. Papildomos funkcijos:
    • Komentarų įrašymas dokumento formos kortelėje.
    • Dokumentų patvirtinimas/pasirašymas per el. paštą, telefoną ar prisijungus prie sistemos.
    • Registro meta duomenų eksportavimas į Excel.

Dokumentacijos plano valdymo funkcijos

  • Dokumentacijos plano rengimas
  • Dokumentacijos plano atvaizdavimas medžio pavidalu
  • Funkcijos sukurimas dokumentacijos plane
  • Subfunkcijos sukurimas dokumentacijos planu
  • Bylos sukurimas dokumentacijos plane
  • Galimybė nustatyti bylos saugojimo periodą
  • Galimybė uždaryti bylą
  • Galimybė sukurti registrą
  • Galimybė nustatyti registro galiojimą
  • Galimybė uždaryti registrą
  • Patikrinimas dėl dokumento registracijos tik į galiojantį registrą
  • Galimybė priskirti dokumentą bylai
  • Galimybė nustatyti kokio tipo dokumentai bus saugomi byloje
  • Galimybė suformuoti naikintų dokumentų ataskaitą
  • Galimybė tvirtinti kiekvieno dokumento naikinimą
  • Galimybė pažymėti dokumentą archyvuotu
  • Galimybė kiekvienai bylai valdyti teises atskirai (kurti/skaityti/keisti/trinti)

DUK

Kas yra VECTICUM?

VECTICUM – tai lanksti verslo valdymo sistema, skirta automatizuoti įvairius procesus: nuo atostogų ar sąskaitų tvirtinimo iki individualių, įmonei pritaikytų sprendimų. Ji leidžia centralizuotai valdyti dokumentus, užtikrina saugumą, sklandų darbuotojų darbą ir lengvą pritaikomumą tiek mažoms, tiek didelėms organizacijoms.

Kokia yra VECTICUM kaina?

VECTICUM siūlo lanksčius kainų planus, pritaikytus pagal įmonės darbuotojų skaičių ir pasirinktų sprendimų apimtį. Norėdami gauti individualų pasiūlymą, kviečiame užpildyti užklausos formą arba susisiekti su mūsų komanda.

Kaip išbandyti VECTICUM?

Norėdami išbandyti VECTICUM, užpildykite registracijos formą – mūsų komanda su Jumis susisieks ir pasirūpins demonstracija bei išbandymo galimybe, atsižvelgiant į Jūsų poreikius.

Kaip greitai paleidžiama VECTICUM sistema?

Standartinių sprendimų paleidimas gali užtrukti iki vienos valandos. Kiekvienos įmonės paleidimo procesas derinamas individualiai, atsižvelgiant į pasirinktų modulių skaičių ir organizacijos vidinius procesus.

Ar VECTICUM tinkamas mažoms ir vidutinėms įmonėms?

Taip, VECTICUM yra lanksti platforma, tinkama tiek mažoms, tiek vidutinėms ar didelėms organizacijoms. Sprendimai lengvai pritaikomi pagal individualius verslo poreikius.

Ar VECTICUM gali naudotis užsienio įmonės ar darbuotojai?

Taip, VECTICUM palaiko kelias kalbas – sistema prieinama anglų, lietuvių, rusų, lenkų ir latvių kalbomis, todėl ją gali lengvai naudoti ir tarptautinės komandos.

Susisiekite su mumis

Užpildykite formą ir užsisakykite sistemos demonstraciją

Arba susisiekite tiesiogiai: