Pirkimo saskaitų valdymas

Pirkimo sąskaitų valdymas

Sąskaitų surinkimas, automatinis duomenų atpažinimas, kaštų paskirstymas pagal nustatytą įmonės tvarką, tvirtinimas bei duomenų eksportas į ERP sistemas


Kas yra pirkimo sąskaitų valdymo procesas ?

Gautų sąskaitų valdymo procesas apima:

  • gautos sąskaitos duomenų suvedimą
  • priskyrimą kaštų centrams
  • atsakingų asmenų patvirtinimą
  • sąskaitos susiejimą su pirkimo užsakymu
  • perdavimą į apskaitą apmokėjimui.

Gautų sąskaitų valdymo procesas yra platesnio Pirkimų valdymo sprendimo dalis.

 

Kodėl verta naudotis sąskaitų valdymo sprendimu?
Nuotolinis darbas

Šiais laikais darbas iš namų yra tapęs įprastu. Popierinių sąskaitų apdorojimas arba jų tvirtinimas el. paštu tampa sunkiai valdomas. O kai sąskaitų įmonėje yra pakankamai daug, jų valdymas be tam skirtos sistemos tampa tikru košmaru įmonės darbuotojams.

Sutaupytas darbuotojų laikas

Skirtumas tarp rankinio arba mažai automatizuoto ir pilnai automatizuoto pirkimo sąskaitų apdorojimo gali skirtis iki 20 kartų. Suvedinėjant duomenis  dažnas apskaitos darbuotojas apie pusę laiko skiria sąskaitos duomenų suvedimui į vieną ar kitą aplinką. Popierinių sąskaitų perdavimas ir vizų surinkimas tarp įmonės darbuotojų – tai vienas iš administracinių procesų, kuris atitraukia darbuotojus nuo pagrindinės jų veiklos. Kelios minutės skirtos popierinei sąskaitai darbuotoją sutrikdo keliolikai minučių. Laikas išilgėja kelis kartus kai dėl žmoniškųjų klaidų nesutampa duomenys, sąskaitos nukeliauja ne tiems asmenims ir pasimeta tarp skyrių. Kuo didesnė organizacija, tuo sudėtingesnės sąskaitų tvirtinimo ir kaštų paskirstymo taisyklės.

Biudžeto kontrolė

Gautų sąskaitų valdymo sprendimas padeda užtikrinti kontrolę ar nupirktos prekės ar paslaugos yra perkamos ta pačia kaina, kokia buvo patvirtinta pirkimo užsakyme. Jeigu pirkimo užsakyme pirkimo kaina ar suma nesutampa, sistema automatiškai apie tai indikuoja atsakingus asmenis.

Susiejus sąskaitas su projekto biudžeto eilute, užtikrinama kontrolė, kad pirkimai vykdomi biudžeto rėmuose. Sąskaitų sumoms artėjant prie biudžeto ribos atsakingi darbuotojai iš anksto žino apie pirkimo tendencijas ir gali imtis atitinkamos komunikacijos ar biudžeto perplanavimo.

Mokėjimai be pradelsimų

Praleisti arba nepilni mokėjimai tiekėjams gali jums kainuoti papildomai priskaičiuotus delspinigius, kredito reitingo sumažinimą, mažesnes nuolaidas arba netgi išvis galite prarasti tiekėją. Kartais atsitinka, jog praleidžiamas vienas ar kitas mokėjimas, bet jei tai atsitinka nuolat, jūs turite rimtų problemų.

Jeigu valdote mokėjimus ir atliekate pagal sutartas sąlygas, galite gauti papildomų naudų: prašyti papildomų nuolaidų už ankstesnį apmokėjimą, pasigerinti tiekimo sąlygas, būti pro-aktyviems ir trūkstant lėšų suderinti vėlesnį mokėjimą.

Elektroninis sąskaitų archyvas

Elektroninis archyvas leidžia atsisakyti popierinių dokumentų. Susieti apskaitos įrašus su pirminiais dokumentais. Tai milžiniškas laiko sutaupymas kai reikia kažką surasti. Be to sutaupomos popieriniam sąskaitų archyvavimui skiriamos lėšos


Pažangus teksto atpažinimas (OCR)

Duomenys automatiškai nuskaitomi iš popierinių nuskanuotų arba el. paštu atsiųstų sąskaitų. Dėka preciziško atpažinimo algoritmo ir duomenų verifikacijos užtikrinamas 99.9 % skaitmenizuotų duomenų tikslumas

Sąskaitos apdorojimas

Visos sąskaitos pasiekiamos darbastalyje ir automatiškai persiunčiamos atsakingiems darbuotojams peržiūrai, kaštų centrų priskyrimui ir tvirtinimui. Patvirtintos sąskaitos perduodamos į apskaitos sistemą.

Tvirtinimo procesas

Sąskaitų tvirtinimo procesas organizuojamas pagal organizacinę struktūrą ir darbuotojų atsakomybes. Sistema pagal sąskaitos duomenis – sumą, atsakingą asmenį, skyrių ar kaštų centrą įtraukia darbuotojus į procesą. Vieno mygtuko paspaudimo, tiesiog iš el. pašto darbuotojai gali patvirtinti sąskaitas.

Sąsaja su pirkimo užsakymu

Sistema susieja sąskaitas su pirkimo užsakymu. Jei sąskaitos suma sutampa su patvirtinto pirkimo užsakymo suma, ji gali būti tiesiai siunčiama į apskaitą. Nesutapimai pažymimi ir išsiunčiami atsakingiems asmenims peržiūrai bei patvirtinimui.

Pasikartojančios sąskaitos

Kas mėnesį iš tų pačių tiekėjų gaunamos sąskaitos gali būti šablonizuotos ir automatiškai priskirtos kaštų centrams bei DK kodams. Atsakingi darbuotojai patys gali išsisaugoti bet kurią sąskaitą kaip ruošinį, vėlesniam kitų sąskaitų suskaidymui.

Komunikacija

Visi klausimai kylantys sąskaitos proceso metu, gali būti sprendžiami komentarų funkcijos pagalba. Kilus klausimam dėl sąskaitos turinio, darbuotojas tiesiog sąskaitos kortelėje gali parašyti klausimą ir nusiųsti pasirinktam asmeniui. Visi klausimų ir atsakymų istorija fiksuojama kortelėje.

Įmonių grupės procesų standartizavimas

Su sistema lengvai standartizuosite skirtingose įmonėse naudojamus procesus. Suteiksite patogią prieigą darbuotojams dirbantiems keliose įmonės. Standartizuosite surinktų duomenų perdavimą į apskaitą

Ataskaitos

Skaitmenizuoti sąskaitos duomenys suteikia galimybę gauti ataskaitas pagal tiekėją, skyrių, atsakingą asmenį, kaštų centrą, DK kodą ar pirkimo užsakymą. Peržiūrėkite tiesiog sistemoje arba eksportuokite į verslo analitikos sistemą (Business Inteligence – BI), kaip pvz. Microsoft Power BI.

Apskaitos darbuotojui

Prieš perduodams skaitmenizuotus duomenis į apskaitos sistemą visos sąskaitos patikrinamos apskaitos darbuotojo. Apskaitos darbuotojas gali įvesti pataisymus sąskaitoje, patikslinti DK sąskaitos numerį, paprašyti papildomo komentaro ar patvirtinimo iš atsakingo asmens.

Saugumas ir keitimų istorija

Visi sąskaitų duomenys, tiek patys failai tiek metaduomenys, sistemoje yra saugomi šifruotu pavidalu. Bet kurie pakeitimai yra fiksuojami atskirais įrašais

Integracijos

Atvira integracinė sąsaja leidžia automatiniu būdu perduoti sąskaitų duomenis į populiariausias Lietuvoje buhalterinės apskaitos ir ERP sistemas, pvz. Rivilė, Stekas, Microsoft Dynamics NAV – Navision ir daugelį kitų.


1. Sąskaitos įkėlimas

 Rankiniu būdu

Visi įmonės darbuotojai gali įkelti sąskaitas sistemoje paspaudę mygtuką Įkelti sąskaitas. Sąskaitos priimamos bet kuriuo formatu. Tai gali būti        nuskanuotas vaizdas arba pdf formato failas.

 Fotografuojant sąskaitą

Iš mobilaus įrenginio galima tiesiog padaryti gautos sąskaitos arba čekio nuotrauką.

 Elektroniniu paštu

Sąskaitų surinkimui sukuriama speciali pašto dėžutė į kurią įmonės darbuotojai gali tiesiog persiųsti el. paštu gautas sąskaitas. Taip pat pašto dėžutė gali būti suteikta įmonės tiekėjams, tada tiekėjų atsiunčiamos sąskaitos automatiniu būdu patenka į sistemą.

2. Sąskaitos skaitmenizavimas

Visos į sistemą įkeltos sąskaitos yra perduodamos skaitmenizavimui į automatinio atpažinimo funkciją (OCR). Automatinio atpažinimo funkcija nuskaito sąskaitos duomenis iš failo ir užpildo sąskaitos kortelę metaduomenimis – sąskaitos numeris, data, suma, tiekėjas, pvm, mokėjimo data ir kt. Atpažįstamų laukelių kiekis gali būti keičiamas. Funkcija gali atpažinti ir skaitmenizuoti įmonės specifines žymas ant sąskaitos ir automatiškai priskirti sąskaitą objektui ar skyriui.

Skaitmenizavimo funkcija gali būti atliekama ir rankiniu būdu pačios įmonės.

3. Sąskaitos priskyrimas kaštų centrams

Po sąskaitos skaitmenizavimo, atsakingas už sąskaitą darbuotojas, gauna pranešimą paštu apie naują užduotį sistemoje. Šio darbuotojo užduotis yra priskirti sąskaitą įmonės naudojamiems kaštų centrams, dažniausiai tai skyrius, objektas ar pirkimo tipas. Darbuotojas parenka vieną arba kelis kaštų centrus kuriems sąskaita turi būti priskirta. Jei sąskaita skaidoma į kelis kaštų centru, darbuotojas nurodo kokią sumos dalį konkrečiam kaštų centrui yra priskiriama. Pasikartojančios sąskaitoms darbuotojas gali išsaugoti kaštų centrų duomenis kaip ruošinį, ir vėliau panaudoti šį ruošinį greitam naujų sąskaitų priskyrimui kaštų centrams.

Kaštų centrų sąrašas yra suderinamas sistemos diegimo metu. Su kaštų centrais dažniausiai yra susiejami atitinkami atsakingi žmonės ir DK sąskaitų kodai, kurie vėliau panaudojami tvirtinimo procesui ir sąskaitos duomenų perdavimui į apskaitos sistemą.

4. Sąskaitos tvirtinimas

Po kaštų centro priskyrimo, sistema pagal nustatytas proceso taisykles persiunčia sąskaitą tvirtintojams. Tvirtintojų sąrašas ir eiliškumas parenkamas automatiškai pagal sąskaitos duomenis, sumas, kaštų centrus.

Tvirtintojai gauna pranešimą el. paštu apie naują sąskaitą patvirtinimui. Tvirtintojas gali vieno mygtuko paspaudimu, tiesiai iš gauto el. laiško patvirtinti sąskaitą. Jei tvirtintojas nesutinka su sąskaitos priskyrimu kašto centrui ar kitais duomenimis, jis gali parašyti komentarą atsakingam asmeniui ir gauti atsakymą, arba atmesti sąskaitą, parašydamas atmetimo priežastį. Atmestos sąskaitos sugrįžta atgal atsakingam asmeniui, kuris turi patikslinti duomenis ir vėl išsiųsti sąskaitą tvirtinimui.

Tvirtinantis asmuo taip pat gali įtraukti kitus asmenis į tvirtinimo seką.

5. Sąskaitos patikrinimas

Visos patvirtintos sąskaitos patenka į apskaitos darbuotojo darbastalį. Apskaitos darbuotojo atsakomybė yra peržiūrėti sąskaitos duomenis ir įsitikinti, jog duomenys yra teisingai suvesti ir paruošti perkėlimui į apskaitos sistemą. Apskaitos darbuotojas gali pakoreguoti sąskaitų duomenis kaip pvz. patikslinti DK sąskaitos numerį, PVM kodą ar pan. Jei duomenis teisingi darbuotojas pažymi, jog sąskaita yra tvarkinga ir paruošta importavimui į apskaitos sistemą. Jei duomenyse yra klaidų ar trūksta atsakingų asmenų tvirtinimų, apskaitos darbuotojas gali paprašyti papildomų komentarų arba atmesti sąskaitą nurodydamas priežastį. Atmestos sąskaitos patenka atsakingam už sąskaitą asmeniui, kuris gali atlikti korekcijas.

6. Sąskaitos perdavimas į apskaitos sistemą

Visos paruoštos perdavimui sąskaitos automatiniu būdu pagal suderintą tvarkaraštį yra perkeliamos į apskaitos sistemą. Sistemoje išsaugoma perkėlimo data ir laikas. Sąskaitos pažymimos kaip pilnai sutvarkytos.

Sąsaja yra galima su visomis populiariausiomis Lietuvoje naudojamomis buhalterinės apskaitos ir ERP sistemomis.

 

Kainos
Pirkimų sąskaitų modulis Kaina, EUR/mėn
Licencija iki 10 naudotojų 90
Licencija iki 20 naudotojų 150
Pirkimo sąskaitų kaina vienetais Matas Kaina, EUR/mėn
Sąskaitos patvirtinimas be automatinio atpažinimo 100 sąskaitų 9
Sąskaitos patvirtinimas su automatiniu sąskaitos antraštės atpažinimu 100 sąskaitų 35
Sąskaitos patvirtinimas su automatiniu sąskaitos antraštės ir eilučių atpažinimu 100 puslapių 45

Jei jūsų bendras sąskaitų kiekis per metus viršija 5000 vnt, kreipkitės dėl individualaus pasiūlymo.


Jei norite užsakyti šį sprendimą, užpildykite žemiau esančią kontaktų formą: suveskite formoje nurodomus duomenis ir sužymėkite dominančias sritis. Su Jumis susisieks mūsų atstovas ir padės išspręsti visus kilusius klausimus dėl produkto demonstracinės versijos diegimo ir naudojimo.

Užsakykite produkto demonstraciją
Susisiekite su mumis dėl individualios produkto demonstracijos