Komercinių sutarčių
valdymas

Komercinių sutarčių valdymo ir jų pasirašymo kvalifikuotu el. parašu sprendimo funkcijos:

• Įmonės sutarčių duomenų bazė vienoje vietoje. Diegimo metu sukuriame du sutarčių registrus (su vienodu meta duomenų rinkiniu) su Užsakovo pageidaujamais sutarčių kategorijomis ir tipais;
• Skirtingi registrai turi vienodą metaduomenų rinkinį, kurį sudaro šie standartiniai laukai: autorius, sutarties šalis, sutarties kategorija, sutarties tipas, sutarties nr., padalinys, padalinio vadovas, pavadinimas, sutarties data, sutarties pabaiga, sutarties suma, vizuotojai, papildomi vizuotojai, pasirašyta ranka, išorinis parašas, darbuotojo parašas, sutarties dokumentas. Pagal Užsakovo poreikį gali būti sukuriama papildomai iki 5 paprastų neišskaičiuojamų meta duomenų laukų.;
• Vienas įmonių (tiekėjų) duomenų registras;
• Galimybė sutartis rengti panaudojant sutarčių šablonus. Diegimo metu bus įdiegta iki 2 sutarčių šablonų apmokome Užsakovą kaip keisti turimus šablonus ar susikurti naujus. Šablone gali būti panaudojami tik sutarčių registro meta duomenys. Papildomų meta duomenų laukų kūrimas neįskaičiuotas į projekto apimtį.
• Sutartis bus nusiųsta vizavimui ir pasirašymui pagal numatytą tvirtinimo seką (workflow). Užsakovas skirtingoms sutarčių kategorijoms nusistato standartinius tos sutarties kategorijos tvirtinimo sekos (workflow) dalyvius.
• Tvirtinimo sekos (workflow) seka:
  1. Vizuoja prie kategorijos nurodyti vizuotojai;
  2. Pasirašo prie kategorijos nurodytas įmonės atstovas. Pasirašantis asmuo iš išorės nurodomas sutarties kortelėje rankiniu būdu;
  3. Galimybė rankiniu būdu nurodyti papildomus vizuotojus, kurie gali būti reikalingi ne pagal standartiškai priskirtus vizuotojus.
• Sutarčių priedų tvirtinimas ir/ ar pasirašymas;
• Dokumentų pasirašymas kvalifikuotu elektroniniu parašu, atitinkančiu ,,eiDAS“ reikalavimus:
  1. naujų .pdf dokumentų pasirašymas el. parašu; gautų .pdf dokumento parašų nuskaitymas bei papildymas el. parašais;
  2. gautų adoc formato dokumento parašo duomenų nuskaitymas ir galimybė papildyti el. parašais;
  3. per Vecticum pasirašytų sutarčių automatinis kvalifikuoto el. parašo galiojimo tikrinimas ir išsiuntimas naujam pasirašymui, kai pasibaigia galiojimo terminas;
• Ilgalaikis sutarčių saugojimas;
• Galimybė sukurti registrui automatinį priminimą apie artėjančią sutarties pabaigą (subscription);
• Galimybė rašyti komentarus;
• Galimybė sutartį susieti su kitais turimais moduliais – pirkimų užsakymais ar sąskaitomis (jeigu tokius modulius Užsakovas turi);
• Galimybė sutartis patvirtinti / pasirašyti iš el. pašto, per telefoną arba prisijungus sistemoje;
• Sutarčių paieška, filtravimas, peržiūra;
• Meta duomenų eksportavimas į Excel.
• Papildomai galimos funkcijos už papildomą mokestį:
  1. papildomi sutarties meta duomenų laukai;
  2. išskaičiuojamieji arba dinaminiai meta duomenų laukai;
  3. skirtingiems sutarčių registrams ar kategorijoms skirtingi meta duomenų rinkiniai;
  4. skirtingoms sutarčių kategorijoms skirtingos tvirtinimo sekos;
  5. įmonių registrų atskyrimas į kelis atskirus (pvz. pirkėjų/ pardavėjų);